Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza rozpoczynających działalność gospodarczą, zastanawia się, kiedy i na jakich warunkach można zaliczyć dany składnik majątku do środków trwałych. Prawidłowe zaklasyfikowanie rzeczy jako środka trwałego ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń podatkowych i amortyzacji. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy majątek uznaje się za środek trwały, jakie warunki muszą być spełnione i jakie najczęstsze wątpliwości pojawiają się w praktyce.
Czym jest środek trwały i dlaczego jego prawidłowe rozpoznanie jest ważne?
Dla przedsiębiorcy środek trwały to nie tylko narzędzie codziennej pracy – to także kluczowy składnik majątku firmy, który wpływa na wysokość kosztów podatkowych. Dzięki prawidłowemu ujęciu środka trwałego zyskujesz możliwość systematycznego rozliczania wydatków na zakup lub wytworzenie majątku w formie odpisów amortyzacyjnych. Błędne rozpoznanie może skutkować poważnymi konsekwencjami – od korekt deklaracji podatkowych po spory z organami podatkowymi.
Warunki uznania rzeczy za środek trwały
Aby dany składnik majątku został zakwalifikowany jako środek trwały, muszą być spełnione określone warunki. Najważniejsze z nich to:
- Wykorzystywanie rzeczy przez podatnika na potrzeby prowadzonej przez niego działalności gospodarczej
- Oddanie rzeczy do używania innemu podmiotowi na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub podobnej (określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT)
To warunki alternatywne – wystarczy spełnić jeden z nich.
Warto zwrócić uwagę, że przez wykorzystywanie w działalności gospodarczej rozumie się nie tylko bezpośrednie zaangażowanie środka trwałego w główną działalność firmy (np. maszynę produkcyjną w zakładzie), ale także jego używanie do czynności pomocniczych: administracyjnych, marketingowych, logistycznych itp. W praktyce oznacza to, że także sprzęt biurowy, komputer czy samochód służbowy mogą być środkami trwałymi, jeśli faktycznie służą firmie.
Przykład 1 – sprzęt biurowy wykorzystywany okazjonalnie
Pani Anna prowadzi agencję marketingową w Katowicach. W 2023 r. zakupiła wysokiej klasy rzutnik multimedialny za 8 000 zł. Rzutnik jest wykorzystywany wyłącznie do sporadycznych prezentacji dla klientów. Pomimo że użycie jest okazjonalne, rzutnik jest stale dostępny w biurze, gotowy do użytku służbowego. W takiej sytuacji uznaje się, że składnik majątku jest wykorzystywany gospodarczo i spełnia przesłanki uznania za środek trwały.
Przykład 2 – samochód przeznaczony do wynajmu
Firma „EuroFleet” z Wrocławia zajmuje się wynajmem pojazdów. Jeden z samochodów przez dwa miesiące nie był wynajmowany z powodu braku zapotrzebowania. Samochód jednak nadal znajdował się w zasobach firmy i był gotowy do kolejnego wynajmu. Okresowy brak użycia nie pozbawia samochodu statusu środka trwałego, ponieważ wciąż jest przeznaczony do działalności gospodarczej.
Czasowe niewykorzystywanie środka trwałego – co na to przepisy?
Częstą wątpliwością przedsiębiorców jest, czy czasowy brak użycia środka trwałego w firmie nie powoduje utraty prawa do odpisów amortyzacyjnych. Praktyka organów podatkowych i orzecznictwo sądów potwierdzają, że tymczasowy brak wykorzystywania rzeczy nie powoduje utraty statusu środka trwałego, o ile przedsiębiorca wciąż kontynuuje działalność, a majątek pozostaje w dyspozycji firmy i jest gotowy do użycia w każdej chwili.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 14.04.2022 r. (0111-KDIB2-1.4010.75.2022.1.MKU) stwierdził, że:
„czasowy brak wykorzystywania poszczególnych elementów rusztowań (z po raz pierwszy utworzonych kompletów) w przypadku kontynuowania prowadzonej działalności w zakresie wynajmu, w której te środki były wykorzystywane, nie spowoduje utraty prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych”.
Wyjątkiem jest trwałe zaprzestanie wykorzystywania środka trwałego w działalności gospodarczej – wówczas taki składnik należy wyłączyć z ewidencji środków trwałych i zaprzestać jego amortyzacji.
Jak podkreślono w interpretacji Dyrektora KIS z 15.09.2023 r. (0111-KDIB1-1.4010.375.2023.1.RH):
„w momencie trwałego zaprzestania wykorzystywania składnika majątku w działalności gospodarczej należy wyłączyć go z kategorii środków trwałych i wyłączyć z amortyzacji podatkowej”.
Kiedy nie można uznać rzeczy za środek trwały?
Należy jednak uważać, aby nie przypisać statusu środka trwałego rzeczom, które faktycznie nie są wykorzystywane gospodarczo. Sama deklaracja podatnika lub zamiar wykorzystania nie wystarczą – liczy się rzeczywisty stan faktyczny.
Przykład niewłaściwego podejścia można znaleźć w interpretacji Dyrektora KIS z 29.11.2021 r. (0111-KDIB1-1.4010.409.2021.1.EJ):
„w sytuacji gdy składnik majątku nie jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej, to nie spełnia podstawowej przesłanki warunkującej uznanie go za środek trwały. Brak możliwości uznania tego składnika majątku za środek trwały, wyklucza możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej i zaliczania ich do kosztów uzyskania przychodów”.
W tym przypadku spółka zakupiła kilka ciągników rolniczych z zamiarem prowadzenia działalności mieszanej, ale faktycznie wykorzystywała tylko jeden z nich w działalności gospodarczej. Pozostałe pozostawały niewykorzystywane, a więc nie spełniały przesłanek środka trwałego.
Wykorzystywanie środka trwałego a wymagania prawne dotyczące działalności
Nie wystarczy samo posiadanie rzeczy czy jej deklarowane przeznaczenie – jeśli dana działalność wymaga spełnienia określonych warunków formalnych (np. uzyskania koncesji), do czasu ich spełnienia majątek nie może zostać uznany za środek trwały w tej działalności.
W interpretacji z 3.10.2024 r. (0111-KDIB1-1.4010.411.2024.2.SG) organ podatkowy wyjaśnił:
„skoro nie uzyskali jeszcze Państwo koncesji na prowadzenie działalności gospodarczej związanej z wytwarzaniem ciepła za pomocą kogeneracji gazowej, to takiej działalności jeszcze Państwo nie mogą prowadzić. Oznacza to tym samym, że kocioł gazowy, do momentu kiedy uzyskają Państwo stosowną koncesje nie będzie wykorzystywany na potrzeby związane z prowadzoną działalnością, skoro działalności w tym zakresie nie możecie Państwo prowadzić przed uzyskaniem ww. koncesji. Zatem kocioł gazowy do czasu uzyskania koncesji nie spełnia głównej przesłanki wynikającej z art. 16a ust. 1 ustawy o CIT, tj. nie będzie wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą”.
Ocena spełnienia warunku gospodarczego wykorzystania majątku – liczy się stan faktyczny
Kluczową zasadą jest to, że o uznaniu rzeczy za środek trwały decyduje rzeczywiste wykorzystanie jej w działalności gospodarczej lub oddanie do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu. Przy ocenie tego warunku nie bierze się pod uwagę przyszłych planów podatnika, intencji czy okoliczności towarzyszących nabyciu rzeczy. Liczy się tylko to, jak faktycznie majątek jest używany w firmie w danym momencie.
Przykład 3 – zakup nieruchomości przeznaczonej do wyburzenia, ale wynajmowanej
Spółka „InwestorPlus” z Gdyni w czerwcu 2022 r. nabyła nieruchomość z budynkami, które planuje wyburzyć i na ich miejscu postawić nowy obiekt komercyjny. Do momentu rozpoczęcia inwestycji, część budynków została wynajęta dotychczasowym najemcom na podstawie obowiązujących umów najmu. Niezależnie od tego, że w przyszłości budynki mają zostać rozebrane, to w okresie wynajmu generują one przychód z działalności gospodarczej i spełniają kryteria środka trwałego. Wartość ich zakupu podlega więc amortyzacji.
Takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 23.02.2023 r. (0111-KDIB1-1.4010.849.2022.1.MF) oraz 30.08.2023 r. (0111-KDIB1-2.4010.333.2023.2.MC).
Rozdział między sferą osobistą a gospodarczą – szczególna ostrożność u osób fizycznych
Dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (osób fizycznych), bardzo istotne jest właściwe oddzielenie majątku wykorzystywanego prywatnie od tego, który jest używany do celów firmowych. Składnik majątku, który ma służyć zarówno celom osobistym, jak i firmowym, musi być realnie i przeważająco wykorzystywany w działalności gospodarczej. Jeżeli np. samochód osobowy jest w rzeczywistości wykorzystywany wyłącznie w celach prywatnych, nie powinien być zaliczany do środków trwałych firmy – nawet jeśli formalnie został do niej wprowadzony.
W praktyce organy podatkowe wykazują elastyczność, ale tylko jeśli podatnik jest w stanie wykazać, że rzeczywiście używa danego składnika w działalności gospodarczej. W postępowaniu interpretacyjnym urząd nie weryfikuje faktycznego stanu rzeczy – ochronę daje tylko wtedy, gdy opisane przez podatnika zdarzenia są zgodne z rzeczywistością.
Przykład 4 – samochód wykorzystywany częściowo prywatnie
Pan Tomasz prowadzi jednoosobową firmę remontową w Opolu. Posiada samochód osobowy, który został wpisany do ewidencji środków trwałych firmy. Samochód ten używa zarówno do dojazdu do klientów, jak i sporadycznie do celów prywatnych (np. na zakupy). Jeśli samochód faktycznie służy głównie działalności gospodarczej i można to udokumentować (np. prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu), nie ma przeszkód, by był amortyzowany jako środek trwały. Jeżeli jednak pojazd będzie wykorzystywany głównie prywatnie, może to zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.
Podsumowanie – najważniejsze zasady
- Środek trwały to składnik majątku wykorzystywany gospodarczo przez podatnika lub oddany innemu podmiotowi do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu itp.
- O statusie środka trwałego decyduje faktyczne wykorzystanie, a nie tylko zamiar lub deklaracja podatnika.
- Tymczasowy brak używania rzeczy nie pozbawia jej statusu środka trwałego, jeśli nadal pozostaje ona w majątku przeznaczonym do działalności gospodarczej.
- W przypadku trwałego zaprzestania wykorzystywania rzeczy w działalności, należy ją wyłączyć z ewidencji środków trwałych i zakończyć jej amortyzację.
- Majątek wymagający uzyskania zezwoleń lub koncesji nie może być środkiem trwałym przed ich uzyskaniem.
- Osoby fizyczne powinny wyraźnie oddzielać majątek firmowy od osobistego i dokumentować gospodarcze wykorzystanie środka trwałego.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 1, art. 17a pkt 1 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 3 pkt 9 – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
- art. 5a pkt 6 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 33 – Ustawa z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne
Tematy porad zawartych w poradniku
- warunki uznania środka trwałego w działalności gospodarczej
- amortyzacja a czasowe niewykorzystywanie środka trwałego
- ewidencja środków trwałych a działalność gospodarcza
- podział majątku firmowego i prywatnego w JDG