Wartości niematerialne i prawne (WNiP) to nie tylko istotny składnik majątku wielu firm, ale również źródło licznych pytań praktycznych oraz sporów interpretacyjnych z organami podatkowymi. Przedsiębiorcy coraz częściej inwestują w oprogramowanie, licencje czy prawa autorskie, licząc na optymalne rozliczanie tych nakładów w kosztach prowadzonej działalności. Jednak warunek uznania nabytego prawa za WNiP – w szczególności kryterium „nadawania się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania” – bywa problematyczny, zwłaszcza w przypadku licencji, programów komputerowych czy praw nabywanych do własnych projektów. Z tego poradnika dowiesz się, jakie zasady rządzą kwalifikacją praw i licencji jako wartości niematerialnych i prawnych, na co zwrócić uwagę w praktyce oraz jak interpretują te kwestie organy podatkowe i sądy.
Na czym polega warunek „nadawania się do gospodarczego wykorzystania” WNiP?
Warunek, o którym mowa w art. 16b ust. 1 ustawy o CIT (analogicznie także art. 22b ust. 1 ustawy o PIT), wymaga, by nabyte prawo (np. licencja, program komputerowy, autorskie prawa majątkowe) mogło być wykorzystywane w działalności gospodarczej już w dniu przyjęcia do używania. Oznacza to, że:
- prawo musi być nie tylko kompletne i gotowe do użycia, ale także
- podatnik powinien mieć faktyczną oraz prawną możliwość korzystania z niego w swojej działalności gospodarczej.
Nie spełniasz tego wymogu, jeśli np. kupujesz prawa do oprogramowania wyłącznie po to, aby je dalej sprzedać – w takim wypadku nie zaliczysz ich do WNiP.
WAŻNE: WNiP mogą być wykorzystywane nie tylko bezpośrednio w głównym obszarze działalności, ale również w czynnościach pomocniczych (np. oprogramowanie do księgowości, system CRM).
Kiedy prawa lub licencje nie są uznawane za WNiP?
Nie każde prawo, nawet jeśli wydaje się spełniać kryteria definicyjne, zostanie uznane za WNiP. Oto typowe sytuacje, w których pojawiają się wątpliwości lub spory:
1. Oprogramowanie/modyfikacje programów komputerowych
Przykład 1:
Spółka „Systemex” nabyła licencję na nowe moduły do istniejącego programu ERP. Moduły te rozszerzają funkcjonalność, ale nie mogą działać samodzielnie – wymagają bazowego programu. Czy spółka może je amortyzować jako WNiP?
- Tak, jeśli każdy moduł stanowi odrębny przedmiot praw majątkowych (np. licencja na nowy moduł, który jest chroniony prawem autorskim), można je potraktować jako WNiP podlegające amortyzacji – o ile spełniają warunek gospodarczego wykorzystania (interpretacja KIS z 5.03.2024 r.).
- Nie, jeśli nowa funkcjonalność jest tylko aktualizacją, która nie wiąże się z przekazaniem nowych, odrębnych praw (np. wyłącznie rozbudowa już używanego programu bez przekazania nowej licencji) – wówczas wydatki są kosztem uzyskania przychodów w dacie poniesienia (interpretacja Izby Skarbowej w Poznaniu z 2.04.2012 r.).
Przykład 2:
Przedsiębiorstwo IT „DataPro” zleciło zewnętrznej firmie rozbudowę własnego systemu o dodatkowe algorytmy, przejmując autorskie prawa majątkowe do powstałego oprogramowania. Czy wydatki te można rozliczać w kosztach poprzez amortyzację?
- Jeśli prace skutkują powstaniem nowego, odrębnego prawa (np. nowa aplikacja, nowy komponent systemu), które można wykorzystać gospodarczo, to jest to WNiP podlegające amortyzacji (interpretacja KIS z 21.03.2022 r.).
- Jeśli jednak modyfikacje dotyczą tylko ulepszeń już istniejącego programu, bez uzyskania nowych, odrębnych praw, wydatki te stanowią koszt uzyskania przychodu w dacie poniesienia.
2. Nabycie praw z zamiarem ich odsprzedaży
Nie spełniasz przesłanki WNiP, jeśli kupujesz prawo, program lub licencję wyłącznie w celu dalszej odsprzedaży, a nie dla własnych potrzeb działalności.
Przykład 3:
Firma „SoftLab” kupuje licencje na aplikacje, które następnie sprzedaje klientom wraz ze swoimi urządzeniami. Czy te licencje mogą być amortyzowane jako WNiP?
- Nie – takie prawa służą sprzedaży, a nie użytkowaniu w działalności gospodarczej firmy. Wydatki na ich nabycie są kosztem bezpośrednio związanym z uzyskaniem przychodu ze sprzedaży aplikacji, a nie WNiP podlegającym amortyzacji (interpretacja KIS z 1.08.2022 r.).
3. Prawa nabywane w celu wytworzenia własnego prawa
Sytuacja jest nieco bardziej złożona, gdy nabywasz prawa (np. kody źródłowe, fragmenty oprogramowania, licencje), aby wytworzyć z nich własne, nowe prawo (np. aplikację, bazę danych, utwór).
Przykład 4:
Spółka „MediaMaker” nabywa fragmenty filmów oraz muzykę na licencji, aby stworzyć własny film promocyjny. Czy nabyte prawa do fragmentów filmu i muzyki są WNiP?
- Co do zasady, nie – jeśli prawa te są jedynie elementem składowym wytwarzanego we własnym zakresie utworu, nie są uznawane za odrębne WNiP (interpretacja KIS z 8.05.2023 r.; wyrok NSA z 11.04.2024 r. prezentuje jednak odmienny pogląd – zob. niżej).
- Jeśli jednak poszczególne komponenty (np. kod źródłowy) mogą być wykorzystane samodzielnie gospodarczo, wówczas mogą być kwalifikowane jako WNiP (interpretacja KIS z 27.03.2024 r.).
Jak rozumieć „gospodarcze wykorzystanie” – najważniejsze interpretacje i orzecznictwo
- O statusie WNiP decyduje faktyczna i prawna możliwość używania prawa w działalności gospodarczej – liczy się rzeczywista możliwość korzystania z danego dobra, a nie tylko potencjał techniczny.
- Nabycie prawa od nieuprawnionego podmiotu wyklucza jego uznanie za WNiP (interpretacja KIS z 1.12.2023 r.).
- Rozszerzenie funkcjonalności programu komputerowego, jeśli jest realizowane poprzez przekazanie nowych, samodzielnych licencji – podlega amortyzacji jako WNiP.
- Modyfikacje bez przekazania nowych praw (np. zwykła aktualizacja) – koszt uzyskania przychodu w dacie poniesienia.
- Prawa nabyte w celu wytworzenia innego prawa zwykle nie są WNiP – chyba że można wykazać, iż komponenty te mają samodzielny, gospodarczy charakter.
Podsumowanie – o czym pamiętać, rozliczając WNiP w działalności
- Wartość niematerialna i prawna podlega amortyzacji, jeśli jest:
- nabyta od innego podmiotu,
- nadaje się do gospodarczego wykorzystania w działalności gospodarczej podatnika (również w czynnościach pomocniczych),
- stanowi odrębny przedmiot praw (np. licencja, prawo autorskie, know-how),
- podatnik może faktycznie i prawnie z niej korzystać.
- Nie zaliczysz do WNiP:
- praw, które są tylko elementem tworzonego przez siebie dobra,
- praw nabytych wyłącznie w celu dalszej odsprzedaży,
- praw nabytych od podmiotu, który nie miał uprawnienia do ich sprzedaży/przekazania.
- W przypadku rozbudowy systemu lub programu komputerowego, każdy przypadek trzeba analizować indywidualnie: liczy się, czy nabywasz nowy, samodzielny moduł lub komponent, czy tylko „ulepszasz” istniejące oprogramowanie.
Podstawa prawna
- art. 16b ust. 1 pkt 4 i 5, art. 16g ust. 4, art. 15 ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 22b ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- amortyzacja licencji oprogramowania 2025
- rozliczanie wartości niematerialnych i prawnych w firmie
- modyfikacja oprogramowania a WNiP
- nabycie praw autorskich a amortyzacja