Dlaczego ten temat jest ważny?
Świadectwo pracy to kluczowy dokument w życiu każdego pracownika – potwierdza jego historię zatrudnienia, co ma wpływ m.in. na prawo do urlopu, świadczeń z ZUS czy nowego zatrudnienia. Dla pracodawcy to nie tylko obowiązek, ale i potencjalne ryzyko prawne – niewydanie dokumentu na czas może skutkować karą finansową, a nawet odszkodowaniem. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy, jak i komu należy wydać świadectwo pracy – zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2024 roku.
Kiedy trzeba wydać świadectwo pracy?
Zasadą jest, że świadectwo pracy należy wydać w dniu zakończenia stosunku pracy, chyba że pracodawca planuje nawiązanie nowej umowy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni.
Obowiązek wydania dokumentu dotyczy każdej umowy o pracę:
- na okres próbny,
- na czas określony,
- na czas nieokreślony.
Nie ma również znaczenia, w jaki sposób umowa została zakończona – świadectwo musi być wydane w przypadku:
- porozumienia stron,
- wypowiedzenia (przez pracownika lub pracodawcę),
- rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy),
- rozwiązania bez wypowiedzenia z przyczyn niezawinionych przez pracownika (art. 53 Kodeksu pracy),
- rozwiązania umowy przez pracownika bez wypowiedzenia (art. 55 Kodeksu pracy),
- wygaśnięcia stosunku pracy, np. z powodu śmierci pracownika (art. 63¹ Kodeksu pracy), śmierci pracodawcy (art. 63² Kodeksu pracy), aresztowania (art. 66 §1 Kodeksu pracy).
Kiedy nie trzeba wydawać świadectwa pracy?
Jeśli w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego zatrudnienia pracodawca podpisze z pracownikiem nową umowę, nie ma obowiązku wydania świadectwa pracy. Dotyczy to każdej kolejnej umowy – bez względu na jej rodzaj.
Uwaga! Zasada ta dotyczy tylko sytuacji, gdy nowa umowa została zawarta z tym samym pracodawcą. Jeśli pracownik przechodzi do innej firmy, świadectwo musi być wydane.
Wydanie świadectwa pracy na wniosek pracownika
Nawet jeżeli kolejna umowa została zawarta w ciągu 7 dni, pracownik może zażądać wydania świadectwa pracy. W takiej sytuacji:
- Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej,
- Pracodawca ma 7 dni na wydanie dokumentu,
- Wniosek może dotyczyć jednego lub wszystkich dotychczasowych okresów zatrudnienia.
Obowiązki pracodawcy, gdy nie planuje ponownego zatrudnienia
Jeśli pracodawca nie planuje zatrudnić pracownika ponownie w ciągu 7 dni, musi wydać świadectwo pracy najpóźniej w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Tylko w wyjątkowych sytuacjach – np. choroby osoby odpowiedzialnej za dokumenty – dopuszczalne jest wydanie dokumentu później, ale nie później niż w ciągu 7 dni, i to wyłącznie pod warunkiem, że:
- świadectwo zostanie przesłane pocztą (zgodnie z ustawą – Prawo pocztowe),
- lub doręczone w inny skuteczny sposób.
Przykład nr 1 – świadectwo pracy przy zakończeniu umowy
Pani Renata była zatrudniona w firmie produkcyjnej na podstawie umowy o pracę na czas określony do dnia 31 stycznia 2024 r. Pracodawca nie planuje zawarcia z nią kolejnej umowy. W takiej sytuacji:
- pracodawca musi wydać świadectwo pracy 31 stycznia 2024 r.,
- jeśli z powodu np. choroby kadrowej dokument nie został przekazany osobiście, należy go wysłać pocztą w ciągu 7 dni.
Przykład nr 2 – brak obowiązku wydania dokumentu
Pan Tomasz zakończył umowę o pracę 1 marca 2024 r., a nowa umowa z tym samym pracodawcą została zawarta już 5 marca. Ponieważ zachowany został 7-dniowy termin, a pracownik nie złożył wniosku o świadectwo pracy, pracodawca nie musi wydawać tego dokumentu.
Wydanie świadectwa pracy po śmierci pracownika
W przypadku śmierci pracownika, pracodawca nie wydaje świadectwa pracy żadnej osobie automatycznie, ale sporządza je i dołącza do akt osobowych. To bardzo ważne, ponieważ dokument może być potrzebny osobom ubiegającym się o świadczenia z ZUS, w tym rentę rodzinną.
Kto może wystąpić o świadectwo pracy po zmarłym?
Z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy mogą wystąpić:
- małżonek pracownika,
- inna osoba uprawniona do renty rodzinnej,
- w przypadku braku takich osób – spadkobiercy.
Wniosek może być złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Po jego otrzymaniu pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w terminie 7 dni.
Forma wydania świadectwa pracy
Świadectwo pracy musi być:
- wydane bezpośrednio pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej,
- upoważnienie może być pisemne lub elektroniczne.
Jeśli pracownik nie może odebrać dokumentu osobiście, pracodawca może:
- wysłać dokument listem poleconym,
- doręczyć w inny skuteczny sposób (np. przez kuriera).
Co grozi za niewydanie świadectwa pracy?
Brak wydania świadectwa pracy to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z przepisami, pracodawcy grozi za to:
- grzywna od 1 000 zł do 30 000 zł.
Odszkodowanie dla pracownika
Pracownik może również dochodzić odszkodowania, jeśli z powodu niewydania świadectwa:
- nie mógł podjąć nowej pracy, mimo podejmowanych prób.
W takiej sytuacji przysługuje mu odszkodowanie w wysokości:
- wynagrodzenia za okres pozostawania bez pracy, nie dłuższy niż 6 tygodni.
Co ważne, to pracownik musi wykazać, że:
- starał się podjąć nową pracę,
- brak świadectwa uniemożliwił jej uzyskanie.
Podstawą do tego typu roszczeń są:
- art. 99 § 1 i 2 Kodeksu pracy – w zakresie szkody z tytułu niewydania lub błędnego świadectwa,
- art. 471 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy – w zakresie szkody innej niż utrata zarobków.
Przykład nr 3 – odpowiedzialność za niewydanie świadectwa
Firma IT w Rzeszowie zapomniała wydać świadectwo pracy pani Monice, której umowa wygasła 30 listopada 2023 r. Monika miała ofertę pracy z innej firmy, ale nowy pracodawca zażądał świadectwa pracy jako warunku podpisania umowy. Z powodu jego braku nie doszło do zatrudnienia. Monika wystąpiła o odszkodowanie – sąd przyznał jej równowartość miesięcznego wynagrodzenia, uznając, że udowodniła szkodę i brak winy z jej strony.
Podsumowanie – najważniejsze obowiązki pracodawcy
- Świadectwo pracy wydaje się w dniu zakończenia stosunku pracy, chyba że w ciągu 7 dni zostanie podpisana nowa umowa.
- Brak ponownego zatrudnienia = obowiązek bezwzględny wydania dokumentu.
- W razie wniosku – nawet przy ciągłości zatrudnienia – pracodawca musi dokument wydać w ciągu 7 dni.
- Dokument może być przekazany osobiście, przez osobę upoważnioną lub wysłany pocztą.
- Niewydanie dokumentu to ryzyko grzywny i odszkodowania.
Podstawy prawne
- art. 52, art. 53, art. 55, art. 66 § 1, art. 99 § 1 i 2 – Kodeks pracy
- art. 63¹, art. 63² – Kodeks pracy (wygaśnięcie stosunku pracy)
- art. 471 – Kodeks cywilny w zw. z art. 300 – Kodeks pracy
- ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188)
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. – w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań