Złożenie wniosku o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej to często niezbędny krok w sprawach związanych z nieruchomościami, spadkami, kredytami czy postępowaniami sądowymi. Wiedza na temat zasad, jakie obowiązują przy składaniu tego wniosku, pozwala uniknąć odmowy, opóźnień czy niepotrzebnych kosztów. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniam, kto może złożyć taki wniosek, jak prawidłowo to zrobić i jakie przesłanki należy spełnić, aby uzyskać wymagany dokument.
Dlaczego temat jest ważny?
Dostęp do dokumentów znajdujących się w aktach księgi wieczystej bywa kluczowy m.in. przy sprzedaży nieruchomości, udowadnianiu prawa własności, załatwianiu spraw spadkowych czy zabezpieczaniu interesów w sporach sądowych. Niewłaściwe przygotowanie wniosku może skutkować odmową sądu i stratą czasu lub pieniędzy. Znajomość procedur oraz aktualnych przepisów to gwarancja szybszego uzyskania potrzebnych dokumentów.
Kto może uzyskać odpis dokumentu z akt księgi wieczystej?
W praktyce, dostęp do odpisów dokumentów mają:
- osoby, które wykażą tzw. interes prawny związany z daną nieruchomością,
- notariusze, ale wyłącznie w granicach czynności zawodowych,
- sądy, prokuratorzy, organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego oraz inne podmioty wskazane w przepisach szczególnych (np. Bankowy Fundusz Gwarancyjny).
Interes prawny to wykazanie realnej potrzeby uzyskania odpisu w związku z określonym zdarzeniem prawnym – np. posiadaniem praw do nieruchomości, toczącą się sprawą spadkową lub koniecznością obrony swoich roszczeń. Sam fakt wykonywania zawodu (np. adwokat, doradca podatkowy) nie wystarczy – konieczne jest działanie w imieniu osoby uprawnionej.
Przykład 1:
Pan Michał, współwłaściciel działki w Łomży, planuje jej sprzedaż, jednak nabywca żąda potwierdzenia prawidłowości wcześniejszych umów darowizny wpisanych w księdze wieczystej. Michał składa więc wniosek o wydanie odpisu konkretnego dokumentu, powołując się na swój interes prawny jako współwłaściciela.
Przykład 2:
Pani Katarzyna odziedziczyła mieszkanie w Krakowie po zmarłej ciotce, ale nie została jeszcze ujawniona w księdze wieczystej. Po uzyskaniu prawomocnego postanowienia o nabyciu spadku, może złożyć wniosek o wydanie odpisu dokumentu (np. aktu własności) i powołać się na interes prawny, wykazując swoje następstwo prawne postanowieniem sądu.
Jak złożyć wniosek o wydanie odpisu z akt księgi wieczystej?
1. Forma i treść wniosku
- Wniosek składa się do wydziału ksiąg wieczystych właściwego sądu rejonowego.
- Nie jest wymagany specjalny formularz – wystarczy zwykłe pismo, w którym należy wskazać:
- swoje dane,
- numer księgi wieczystej,
- dokładne określenie, jakiego dokumentu dotyczy prośba,
- informację, czy wnioskujesz o odpis poświadczony, czy zwykłą kserokopię,
- uzasadnienie (wykazanie interesu prawnego).
2. Opłaty sądowe
- Wniosek podlega opłacie kancelaryjnej:
- Odpis poświadczony: 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron dokumentu,
- Zwykła kserokopia: 6 zł za każdą rozpoczętą stronę.
- Sąd zwykle wzywa do uiszczenia opłaty po wstępnej weryfikacji wniosku.
Sposoby płatności: gotówka, przelew lub znaki opłaty sądowej.
3. Procedura po złożeniu wniosku
- Wniosek jest rejestrowany w dzienniku odpisów,
- Przewodniczący wydziału ocenia, czy wykazano interes prawny,
- Po akceptacji i wniesieniu opłaty – sekretariat sądu sporządza odpis, opatruje pieczęcią i przesyła lub wydaje wnioskodawcy.
Możliwe odmowy i ścieżka odwoławcza
Jeżeli nie wykazano interesu prawnego, przewodniczący wydziału odmawia wydania odpisu, dokonując adnotacji „odmawiam” na wniosku. Taka decyzja nie wymaga uzasadnienia.
Co wtedy zrobić?
Możesz złożyć skargę do prezesa sądu rejonowego – nie obowiązuje tu żaden termin ani dodatkowa opłata. Warto w niej szczegółowo uzasadnić swój interes prawny i dołączyć nieprzedstawione wcześniej dokumenty. Prezes sądu może wydać zezwolenie na wydanie odpisu lub podtrzymać odmowę – wtedy decyzja powinna zawierać odniesienie do argumentacji skarżącego.
Przykład odmowy:
Firma „Inwestpol” chciała uzyskać odpis dokumentu z akt księgi wieczystej dotyczącej sąsiedniej nieruchomości, na potrzeby analizy rynku. Nie wykazała jednak żadnego prawnego związku z tą nieruchomością, więc sąd odmówił wydania odpisu. W takim przypadku skarga do prezesa sądu nie przyniosłaby skutku, bo interes prawny nie został udokumentowany.
Wskazówki praktyczne
- Nie wiesz, czy masz interes prawny? Dołącz do wniosku wyjaśnienie swojej sytuacji oraz dokumenty potwierdzające związek z nieruchomością (np. postanowienie spadkowe, akt własności, umowę sprzedaży).
- Opłatę uiszczaj dopiero po wezwaniu sądu – unikniesz zwrotu pieniędzy, jeśli sąd odmówi odpisu.
- Pamiętaj, że wniosek może złożyć pełnomocnik (np. adwokat) – ale tylko w imieniu osoby uprawnionej.
- Odpis poświadczony jest dokumentem urzędowym, którego możesz używać w sądzie lub urzędach. Zwykła kserokopia służy raczej celom informacyjnym.
Podsumowanie
Wniosek o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej to narzędzie dostępne głównie dla osób, które mają realny interes prawny związany z daną nieruchomością. Kluczowe jest prawidłowe uzasadnienie wniosku i zebranie niezbędnych dokumentów. W przypadku odmowy – skarga do prezesa sądu to skuteczna, nieodpłatna ścieżka odwoławcza.
Podstawa prawna
- art. 361 ust. 2, 4 i 5 – Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece
- art. 77, 78, 3 ust. 3 – Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych
- § 129 ust. 2, § 262 ust. 1 pkt 6, § 275 ust. 1 pkt 1 – Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 15 lutego 2016 r. w sprawie zakładania i prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym
- § 240, § 241, § 80 ust. 1 pkt 1 – Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 18 czerwca 2019 r. – Regulamin urzędowania sądów powszechnych
- art. 130 § 1, § 11 – Kodeks postępowania cywilnego
Tematy porad zawartych w poradniku
- wniosek o odpis z księgi wieczystej 2025
- interes prawny w księdze wieczystej
- procedura wydania odpisu dokumentu z akt księgi
- odmowa wydania odpisu – co dalej
- opłaty za odpis z akt księgi wieczystej
Przydatne strony urzędowe
- https://bip.ms.gov.pl/pl/szukaj/ – wyszukiwarka sądów rejonowych (wydziały ksiąg wieczystych)
- https://ekw.ms.gov.pl/ – Elektroniczne Księgi Wieczyste
- https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc – Ministerstwo Sprawiedliwości, poradniki i wzory pism