Wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych (WNiP), takich jak licencje czy autorskie prawa majątkowe, to kluczowa kwestia dla każdego przedsiębiorcy inwestującego w oprogramowanie, technologie czy know-how. Prawidłowe określenie tej wartości ma bezpośredni wpływ na późniejsze rozliczenia podatkowe, w tym odpisy amortyzacyjne i ustalanie kosztów podatkowych. W praktyce pojawia się jednak wiele wątpliwości: co wliczać do wartości początkowej WNiP, jak traktować opłaty licencyjne, a które wydatki uznać za koszty bieżące? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym poradniku, opartym na najnowszych interpretacjach organów podatkowych oraz aktualnych przepisach.
Kiedy wartość początkowa WNiP ma kluczowe znaczenie?
Wartość początkowa wartości niematerialnych i prawnych to kwota, od której przedsiębiorca nalicza odpisy amortyzacyjne, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Jeśli zostanie ustalona nieprawidłowo, może to skutkować zakwestionowaniem rozliczeń przez urząd skarbowy, a w konsekwencji – dodatkowymi kosztami, korektami i sankcjami.
W praktyce przedsiębiorcy najczęściej nabywają:
- licencje na korzystanie z oprogramowania,
- autorskie prawa majątkowe,
- prawa do znaków towarowych czy know-how.
Każdy z tych przypadków może rodzić odmienne konsekwencje podatkowe, zwłaszcza gdy zapisy umowy przewidują płatności okresowe, uzależnienie wynagrodzenia od wyników finansowych czy też ponoszenie kosztów wdrożenia systemu.
Zasady ogólne – jak określić wartość początkową WNiP?
Zgodnie z art. 16g ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.):
„Wartość początkową praw majątkowych, w tym licencji i autorskich praw majątkowych, stanowi cena nabycia tych praw; jeżeli wynagrodzenie (opłaty) wynikające z umowy licencyjnej albo z umowy o przeniesienie innych praw majątkowych jest uzależnione od wysokości przychodów z licencji lub praw uzyskanych przez licencjobiorcę albo nabywcę, przy ustalaniu wartości początkowej praw majątkowych, w tym licencji, nie uwzględnia się tej części wynagrodzenia.”
(art. 16g ust. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)
Oznacza to, że wartość początkową WNiP stanowi przede wszystkim cena ich nabycia – a więc kwota zapłacona sprzedającemu, powiększona o niektóre koszty dodatkowe. Przepisy wyraźnie podkreślają, że dotyczy to tylko praw nabytych, a nie wytworzonych samodzielnie przez przedsiębiorcę.
Co wchodzi w skład wartości początkowej licencji i praw majątkowych?
Kluczowe elementy:
- Cena nabycia prawa lub licencji – suma ustalona w umowie sprzedaży lub licencyjnej.
- Dodatkowe koszty poniesione do momentu przyjęcia WNiP do ewidencji – np. koszty instalacji, wdrożenia, dostosowania oprogramowania do potrzeb firmy, opłaty za uruchomienie systemu.
- Wszelkie wydatki związane z przystosowaniem do używania – m.in. analizy przedwdrożeniowe, przygotowanie interfejsów, wynagrodzenia pracowników za działania wdrożeniowe, premie za efektywność projektu, testy systemu.
Zgodnie z art. 16g ust. 3 u.p.d.o.p.:
„Za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania […]”
(art. 16g ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych)
Przykład 1 – wdrożenie systemu ERP w firmie handlowej
Firma „Komex” z Poznania kupiła licencję na korzystanie z systemu ERP. Oprócz ceny licencji 80 000 zł, do wartości początkowej doliczyła:
- koszty analizy przedwdrożeniowej – 8 000 zł,
- koszty instalacji i uruchomienia systemu – 5 000 zł,
- wydatki na dostosowanie systemu do potrzeb firmy (programowanie dodatkowych modułów) – 12 000 zł.
Wartość początkowa licencji wyniosła więc 105 000 zł (80 000 zł + 8 000 zł + 5 000 zł + 12 000 zł).
Przykład 2 – licencja okresowa na oprogramowanie graficzne
Spółka „Grafline” z Warszawy zawarła umowę licencyjną na korzystanie z pakietu oprogramowania graficznego na 36 miesięcy. Całkowita kwota należna za licencję (zgodnie z umową) to 54 000 zł, płatna w 12 ratach po 4 500 zł.
Wartość początkową WNiP stanowi cała kwota z umowy, czyli 54 000 zł, nawet jeśli płatność rozłożono na raty. Jest to zgodne z interpretacją Dyrektora KIS z 7.09.2023 r., która podkreśla, że sposób płatności nie ma wpływu na wartość początkową licencji – decyduje wartość z umowy.
Jakie wydatki nie powiększają wartości początkowej WNiP?
Nie wszystkie koszty związane z wdrożeniem nowego rozwiązania mogą zostać doliczone do wartości początkowej WNiP. Przykładowo:
- Szkolenia użytkowników – wydatki na przeszkolenie pracowników należy rozliczyć w kosztach bieżących (w dacie poniesienia).
- Tłumaczenia dokumentacji technicznej czy ekranów użytkownika – nie powiększają wartości początkowej, jeśli nie są niezbędne do uruchomienia programu.
- Koszty utrzymania, serwisu, aktualizacji po uruchomieniu – traktowane są jako koszty bieżące.
Szczególne przypadki – algorytmiczne lub zmienne wynagrodzenie licencyjne
Często umowy przewidują, że wynagrodzenie licencyjne jest uzależnione od przyszłych przychodów (np. procent od obrotów). W takim przypadku:
- Taka część wynagrodzenia NIE wchodzi do wartości początkowej WNiP.
- Podstawę amortyzacji stanowi tylko ustalony, pewny składnik ceny (np. opłata wstępna).
- Pozostałe opłaty należy rozliczać jako koszty bieżące – w dacie ich poniesienia.
Przykład 3 – licencja rozliczana procentowo od przychodów
Firma „SoftOne” z Gdańska uzyskała licencję na korzystanie z aplikacji internetowej, a wynagrodzenie licencjodawcy to 5% przychodów z jej użytkowania, bez opłaty wstępnej.
W takim przypadku nie można ustalić wartości początkowej licencji – nie jest możliwe dokonanie odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnej i prawnej, a wydatki rozlicza się w kosztach w dacie ich poniesienia.
Kluczowe zasady na przykładach – podsumowanie interpretacji KIS
- Koszty przygotowania, wdrożenia i instalacji – powiększają wartość początkową licencji, jeśli poniesiono je do momentu przyjęcia składnika do używania.
- Brak opłaty wstępnej, całość wynagrodzenia uzależniona od przychodów – brak możliwości ustalenia wartości początkowej WNiP.
- Płatność ratalna lub okresowa – cała kwota z umowy stanowi wartość początkową, nawet jeśli płatności są rozłożone w czasie.
Najczęstsze pytania i błędy – na co zwrócić uwagę?
- Czy każda licencja jest WNiP?
Nie. Tylko wtedy, gdy licencja spełnia warunki uznania za WNiP według przepisów rachunkowych i podatkowych (np. prawo do korzystania przez określony czas, możliwość zbycia/udostępnienia). - Czy można amortyzować licencje rozliczane wyłącznie procentowo od wyników finansowych?
Nie, jeśli nie ustalono stałego składnika ceny – brak wartości początkowej do amortyzacji. - Czy można doliczyć koszt szkoleń wdrożeniowych?
Nie, szkolenia to koszt bieżący, nie powiększają wartości początkowej WNiP.
Podsumowanie – kluczowe wskazówki
- Wartość początkową WNiP stanowi cena nabycia powiększona o wydatki poniesione do momentu przyjęcia prawa do używania.
- Wynagrodzenie uzależnione od efektów (np. przychodów) nie powiększa wartości początkowej.
- Koszty szkoleń, tłumaczeń dokumentacji i inne wydatki niekonieczne do wdrożenia należy rozliczać jako koszty bieżące.
- Przy płatnościach ratalnych lub okresowych wartość początkową stanowi pełna kwota wynikająca z umowy.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 1 pkt 1, art. 16g ust. 3, art. 16g ust. 14 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 15 ust. 1, art. 15 ust. 6 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
Tematy porad zawartych w poradniku
- ustalanie wartości początkowej licencji 2025
- koszty wdrożenia oprogramowania a amortyzacja
- opłaty licencyjne w kosztach podatkowych
- amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych