Wadium to jeden z kluczowych mechanizmów, który zapewnia powagę i rzetelność ofert składanych w przetargach publicznych. Choć nie zawsze jest wymagane, jego obecność może mieć poważne skutki finansowe dla wykonawców. W tym poradniku dowiesz się, czym jest wadium, kiedy trzeba je wnieść, jaka może być jego wysokość, a także co grozi za nieprawidłowe jego złożenie.
Czym jest wadium w zamówieniach publicznych?
Choć ustawa – Prawo zamówień publicznych – nie zawiera definicji wadium, jego istotę można odczytać z przepisów Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 704 § 1 k.c.:
📄 „W warunkach aukcji albo przetargu można zastrzec, że przystępujący do aukcji albo przetargu powinien, pod rygorem niedopuszczenia do nich, wpłacić organizatorowi określoną sumę albo ustanowić odpowiednie zabezpieczenie jej zapłaty (wadium).”
W praktyce oznacza to, że wadium to forma zabezpieczenia składanej oferty – wykonawca „daje słowo” w formie pieniężnej lub gwarancyjnej, że po wygranym przetargu nie wycofa się z umowy i dotrzyma deklarowanych warunków.
Dlaczego zamawiający żądają wadium?
Wadium pełni szereg istotnych funkcji w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego:
- zabezpiecza interes zamawiającego, który unika sytuacji, w której wybrany wykonawca uchyla się od zawarcia umowy;
- eliminuje wykonawców niezdecydowanych lub działających nierzetelnie – dla wielu firm konieczność zablokowania środków w postaci wadium to poważny koszt, więc decyzja o starcie w przetargu musi być przemyślana;
- dyscyplinuje wykonawców do składania realnych, dobrze przygotowanych ofert – błędna lub niekompletna dokumentacja może skutkować nie tylko odrzuceniem oferty, ale i utratą wadium;
- rekompensuje zamawiającemu konieczność wyboru mniej korzystnej oferty w przypadku unieważnienia wyboru przez błędy wykonawcy;
- pełni funkcję sankcyjną – wadium może zostać zatrzymane, jeśli wykonawca uchyli się od podpisania umowy, nie złoży wymaganych dokumentów lub nie wyrazi zgody na poprawienie oczywistej omyłki.
Czy wadium jest obowiązkowe?
📌 Nie. Wadium w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ma charakter fakultatywny, co oznacza, że zamawiający sam decyduje, czy będzie go żądał. Żadna przesłanka ustawowa nie zmusza go do tego – to jego swoboda decyzyjna.
Jednak warto pamiętać, że żądanie wadium wpływa na udział wykonawców – to realny koszt, który często musi być zabezpieczony np. przez gwarancję bankową lub ubezpieczeniową. W konsekwencji koszt wadium może wpłynąć na ostateczną cenę oferty – dlatego mówimy, że wadium ma także wymiar cenotwórczy.
Ile wynosi wadium? Limity ustawowe w 2025 roku
Jeśli zamawiający zdecyduje się żądać wadium, musi wskazać konkretną kwotę w SWZ (Specyfikacji Warunków Zamówienia), a w niektórych przypadkach również w Ogłoszeniu o Przetargu i Warunkach (OPiW).
Wysokość wadium jest ograniczona maksymalnymi wartościami:
- do 3% wartości zamówienia – jeśli przekracza ono tzw. progi unijne (art. 97 ust. 2 PZP),
- do 1,5% wartości zamówienia – jeśli wartość jest niższa niż progi unijne (art. 281 ust. 4 PZP).
W praktyce oznacza to, że przy zamówieniu wartym 800 000 zł netto, zamawiający nie może żądać więcej niż:
- 24 000 zł, jeśli przetarg przekracza progi unijne (3%),
- 12 000 zł, jeśli przetarg jest krajowy (1,5%).
Przypadki szczególne – kiedy wadium liczy się inaczej
1. Oferty częściowe
Jeśli zamówienie jest dzielone na części i wykonawcy mogą składać oferty tylko na niektóre z nich, to wadium ustala się osobno dla każdej części. Ograniczenia 3% i 1,5% odnoszą się wtedy do wartości danej części, a nie całego zamówienia.
2. Zamówienia podobne i dodatkowe
W przypadku, gdy zamawiający przewiduje możliwość udzielenia w przyszłości zamówień podobnych (np. powtórzenie prac budowlanych – art. 214 ust. 1 pkt 7 PZP) lub zamówień dodatkowych (np. dodatkowe dostawy – art. 214 ust. 1 pkt 8 PZP), musi uwzględnić ich wartość przy obliczaniu wartości zamówienia. Ale uwaga – przy ustalaniu kwoty wadium tych zamówień się nie uwzględnia, ponieważ nie są one przedmiotem składanej oferty ani podpisywanej umowy (art. 97 ust. 3 PZP).
Przykład praktyczny 1 – przetarg z wadium
🏢 Gmina Dębinki ogłasza przetarg na budowę chodnika o wartości 2 500 000 zł netto. Zamówienie przekracza próg unijny, więc maksymalna wysokość wadium to:
3% × 2 500 000 zł = 75 000 zł.
Zamawiający wpisuje w SWZ kwotę 60 000 zł. Firma Drogopol składa ofertę, ale dołącza gwarancję ubezpieczeniową na kwotę 50 000 zł. Oferta zostaje odrzucona jako niezgodna z warunkami postępowania.
Zwrot i zatrzymanie wadium – co musi wiedzieć wykonawca?
Wadium nie jest „opłatą” ani podatkiem – to zabezpieczenie, które ma być tymczasowe. Dlatego zasadą jest, że wadium powinno być zwracane, gdy nie jest już potrzebne do ochrony interesów zamawiającego.
✔ Kiedy wadium podlega zwrotowi?
Zgodnie z art. 98 ustawy – Prawo zamówień publicznych – zamawiający niezwłocznie zwraca wadium, gdy:
- upłynął termin związania ofertą i wykonawca nie został wybrany;
- wykonawca został wykluczony lub jego oferta została odrzucona (chyba że istnieje podstawa do zatrzymania wadium);
- zakończono postępowanie i podpisano umowę z wybranym wykonawcą.
📌 Wykonawcy, który wygrał przetarg, wadium zwraca się dopiero po podpisaniu umowy oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeśli jest ono wymagane.
✖ Kiedy wadium może zostać zatrzymane?
Zamawiający ma prawo zatrzymać wadium wraz z odsetkami w ściśle określonych przypadkach (art. 98 ust. 6 p.z.p.). Dzieje się tak, gdy wykonawca:
- nie zgodzi się na poprawienie oczywistej omyłki w ofercie (jeśli powoduje to zmianę treści oferty),
- nie dostarczy w wymaganym terminie dokumentów lub oświadczeń, np. JEDZ, podmiotowych lub przedmiotowych środków dowodowych,
- uchyla się od podpisania umowy,
- nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
Takie działania są traktowane jako poważne naruszenie procedury – skoro wykonawca został wybrany, to miał obowiązek sfinalizować umowę. W przeciwnym razie zamawiający ma pełne prawo do zatrzymania wadium jako rekompensaty za poniesione straty lub opóźnienia.
Najczęstsze błędy wykonawców związane z wadium
Uniknięcie utraty wadium zależy przede wszystkim od prawidłowego przygotowania i dopilnowania formalności. Oto najczęstsze błędy, które prowadzą do odrzucenia oferty lub utraty pieniędzy:
❌ 1. Niewniesienie wadium w terminie
Wadium musi zostać wniesione najpóźniej w dniu składania ofert, przed jego upływem. Liczy się data wpływu środków lub gwarancji do zamawiającego, a nie np. data wystawienia gwarancji.
❌ 2. Wniesienie wadium w zbyt niskiej kwocie
Nawet niewielka różnica (np. 100 zł) między wymaganą a wniesioną kwotą wadium skutkuje automatycznym odrzuceniem oferty.
❌ 3. Wniesienie wadium w niewłaściwej formie
Zamawiający musi zaakceptować każdą z form wymienionych w ustawie (art. 97 ust. 7 p.z.p.), czyli m.in.: pieniądz, gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową. Jednak dokument musi być prawidłowy i nie zawierać ograniczeń, które uniemożliwiałyby zamawiającemu jego realizację.
❌ 4. Brak aktualizacji lub przedłużenia wadium
Jeśli termin związania ofertą zostanie przedłużony, to wadium również musi zostać przedłużone. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje odrzuceniem oferty, niezależnie od jej merytorycznej wartości.
Przykład praktyczny 2 – zatrzymanie wadium przez zamawiającego
👷 Firma Instal-Gaz złożyła najkorzystniejszą ofertę w przetargu organizowanym przez Starostwo Powiatowe w Nowodworze. Wadium w formie gwarancji bankowej na 35 000 zł zostało złożone prawidłowo. Jednak po ogłoszeniu wyboru oferty wykonawca:
- nie dostarczył w terminie aktualnych dokumentów potwierdzających zdolność finansową,
- mimo wezwania nie uzupełnił braków.
📄 W związku z tym zamawiający zatrzymał wadium – zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 2 p.z.p.
Podsumowanie – co musisz wiedzieć o wadium jako wykonawca?
🔹 Wadium jest zabezpieczeniem oferty, które może, ale nie musi, być wymagane przez zamawiającego.
🔹 Wysokość wadium zależy od wartości zamówienia – nie może przekraczać 3% (progi unijne) lub 1,5% (poniżej progów).
🔹 Wadium trzeba wnieść w odpowiednim czasie, w prawidłowej formie i w wymaganej wysokości – inaczej oferta zostanie odrzucona.
🔹 Wadium podlega zwrotowi, chyba że wykonawca naruszy kluczowe obowiązki – wtedy zamawiający może je zatrzymać jako sankcję.
🔹 Nawet najlepsza oferta nie uratuje wykonawcy, który popełni błędy formalne związane z wadium.
Podstawa prawna
- art. 704 § 1 – Kodeks cywilny
- art. 97 ust. 2–3, ust. 7 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 98 ust. 1–6 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 281 ust. 4 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- wadium w zamówieniach publicznych 2025
- zatrzymanie wadium przetarg
- jak wyliczyć kwotę wadium
- błędy we wnoszeniu wadium
- zwrot wadium po przetargu