Zgłoszenie VAT-26 to jeden z kluczowych obowiązków podatnika VAT, który zamierza odliczyć 100% podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdem używanym wyłącznie w działalności gospodarczej. Prawidłowe i terminowe złożenie tej informacji to warunek pełnego odliczenia VAT, a błędy w tym zakresie mogą skutkować ograniczeniem prawa do odliczenia jedynie do 50%. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy i jak złożyć VAT-26, jakich formalności dopełnić, oraz jakie są konsekwencje błędów. Ilustrujemy to licznymi przykładami z praktyki.
🧾 Kiedy i w jakim celu składa się informację VAT-26?
VAT-26 to formularz składany przez podatników VAT, którzy wykorzystują samochód osobowy wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, i chcą skorzystać z pełnego odliczenia podatku VAT (100%) od kosztów jego użytkowania – bez stosowania limitu 50%.
Aby było to możliwe, należy spełnić trzy warunki:
- samochód musi być faktycznie używany tylko w działalności gospodarczej (brak użytku prywatnego),
- musi być prowadzona szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka),
- należy złożyć informację VAT-26 do właściwego urzędu skarbowego – w określonym terminie.
⏰ Termin złożenia VAT-26 – od czego jest uzależniony?
Zgodnie z aktualnymi przepisami (po nowelizacji „SLIM VAT”), VAT-26 należy złożyć:
„do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik poniósł pierwszy wydatek związany z pojazdem, z którym zamierza powiązać pełne odliczenie VAT”, ale nie później niż w dniu przesłania JPK_V7 za ten miesiąc.
🔔 Uwaga: Dotyczy to zarówno podatników rozliczających się miesięcznie, jak i kwartalnie – liczy się „miesiąc poniesienia wydatku”, a nie okres rozliczeniowy.
🧮 Co oznacza „pierwszy wydatek”?
To jedno z częściej pojawiających się pytań. Nie chodzi tu wyłącznie o fizyczny zakup samochodu. Za pierwszy wydatek można uznać każdy koszt związany z pojazdem, jeśli podatnik chce od niego odliczyć VAT w pełnym zakresie, np.:
- zaliczka na poczet zakupu auta (jeśli została udokumentowana fakturą zaliczkową),
- koszt zakupu paliwa lub akcesoriów (np. opon),
- opłata leasingowa (o ile powiązana z fakturą wystawioną przed wydaniem pojazdu),
- wydatki związane z pojazdem wprowadzonym z majątku prywatnego do działalności.
✅ Jakie formy składania VAT-26 są dopuszczalne?
VAT-26 można złożyć:
- Elektronicznie, przez system e-Deklaracje (⚠️ nie przez ePUAP!) – podpisując:
- podpisem kwalifikowanym, lub
- danymi autoryzującymi (imię, nazwisko, NIP, data urodzenia, kwota przychodu z PIT).
- W formie papierowej – osobiście lub przez pełnomocnika.
🧑💼 Składanie przez pełnomocnika – co trzeba wiedzieć?
✔ Możliwe w każdej formie (papierowej i elektronicznej).
✔ Wymaga uprzedniego złożenia pełnomocnictwa:
- UPL-1 – jeśli pełnomocnik działa elektronicznie,
- UPL-1P – jeśli działa papierowo.
📌 Pamiętaj o opłacie skarbowej w wysokości 17 zł przy składaniu UPL-1P.
💬 Przykład 1 – wcześniejsze złożenie JPK może skrócić termin VAT-26
Pan Tomasz kupił samochód osobowy w lutym. Poniósł zaliczkę i otrzymał fakturę zaliczkową. Chciał odliczyć 100% VAT. Jego księgowa planowała wysłać JPK_V7M za luty już 15 marca.
➡ Jeśli VAT-26 nie zostanie złożony najpóźniej 15 marca, Pan Tomasz nie będzie mógł odliczyć pełnego VAT od samochodu – mimo że termin 25 marca jeszcze nie minął.
💬 Przykład 2 – rozliczenie kwartalne nie przesuwa terminu
Pani Małgorzata, rozliczająca się kwartalnie, w kwietniu zapłaciła zaliczkę na poczet samochodu. Chce odliczyć cały VAT z faktury zaliczkowej.
➡ Musi złożyć VAT-26 w maju, nie później niż w dniu przesłania JPK_V7K za kwiecień (część ewidencyjna), mimo że za kwiecień złoży pełne rozliczenie dopiero w lipcu.
⚠️ Skutki niezłożenia VAT-26 w terminie
Brak zgłoszenia w terminie skutkuje uznaniem, że:
- pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie w działalności,
- VAT można odliczyć tylko w 50%,
- pełne odliczenie będzie możliwe dopiero od miesiąca złożenia informacji VAT-26.
Aktualizacja informacji VAT-26 – kiedy i jak to zrobić?
Zgłoszenie VAT-26 nie kończy obowiązków podatnika. W przypadku zmiany w sposobie wykorzystywania pojazdu lub zmiany danych zgłoszonych w informacji, konieczna jest aktualizacja VAT-26.
🔄 Kiedy należy zaktualizować VAT-26?
Zgodnie z przepisami, podatnik ma obowiązek złożyć aktualizację:
najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana wykorzystywania pojazdu.
Dotyczy to każdej zmiany, która wpływa na:
- możliwość odliczenia VAT w pełnym zakresie (np. przeznaczenie pojazdu do użytku mieszanego),
- dane identyfikacyjne pojazdu (np. przerejestrowanie po wykupie z leasingu),
- zakończenie używania pojazdu w działalności (np. sprzedaż auta).
📌 Uwaga: Ustawodawca wymaga zgłoszenia jedynie zmiany sposobu użycia pojazdu, ale w praktyce warto zgłaszać również inne zmiany wpływające na treść VAT-26 – dla zachowania spójności dokumentacji.
📆 Co się dzieje, jeśli podatnik nie zaktualizuje VAT-26 w terminie?
Chociaż złożenie aktualizacji może nastąpić do końca miesiąca, to:
utrata prawa do pełnego odliczenia VAT następuje z chwilą faktycznej zmiany wykorzystania pojazdu – nie od momentu złożenia aktualizacji!
Oznacza to, że:
✔ Zmiana sposobu używania nastąpiła np. 10 lipca → od tej daty zakupy związane z pojazdem będą objęte limitem 50%,
✔ VAT-26 można zaktualizować do 31 lipca, ale nie ma to wpływu wstecznego.
💬 Przykład 3 – zmiana przeznaczenia pojazdu i urlop z rodziną
Pan Marcin używał samochodu wyłącznie służbowo. W lipcu postanowił zabrać rodzinę na wakacje tym pojazdem i od 7 lipca zaprzestał prowadzenia kilometrówki.
➡ Mimo że aktualizację VAT-26 złożył dopiero 25 lipca, już od 7 lipca wszelkie koszty dotyczące pojazdu są limitowane do 50% VAT.
💬 Przykład 4 – opóźnienie bez konsekwencji, gdy wydatek nie uprawnia do odliczenia
Pani Dorota kupiła samochód w czerwcu i zaprowadziła ewidencję przebiegu. Zapomniała jednak o VAT-26 i złożyła ją dopiero 20 lipca, czyli po przesłaniu JPK_V7M za czerwiec. W czerwcu nie poniosła jednak żadnych wydatków umożliwiających odliczenie VAT (np. nie zapłaciła jeszcze faktury).
➡ W tej sytuacji, mimo uchybienia terminowi, brak szkody – VAT będzie można odliczyć w pełni od zakupów od lipca.
🌍 Zakup pojazdu z zagranicy – czy też trzeba VAT-26?
Tak – niezależnie od kraju zakupu, jeśli podatnik zamierza używać samochodu wyłącznie w działalności gospodarczej i chce odliczać 100% VAT od kosztów, musi złożyć VAT-26.
💬 Przykład 5:
Pan Kamil sprowadził w maju samochód z Niemiec. W czerwcu zlecił jego naprawę. Mimo że samochód jeszcze nie jeździł, poniósł pierwszy wydatek, który uprawnia do odliczenia VAT.
➡ Aby odliczyć pełny VAT z faktury za naprawę, Pan Kamil musiał złożyć VAT-26 najpóźniej w dniu przesłania JPK_V7M za czerwiec.
🚘 Wprowadzenie pojazdu prywatnego do firmy – VAT-26 też obowiązuje
Wielu przedsiębiorców decyduje się na wykorzystanie prywatnych aut w działalności. Również wtedy – jeśli chcą korzystać z pełnego odliczenia VAT – muszą:
- wprowadzić pojazd do ewidencji środków trwałych,
- prowadzić kilometrówkę,
- złożyć VAT-26.
💬 Przykład 6:
Pani Barbara prowadzi działalność od roku. W lipcu wprowadziła do firmy prywatny samochód kupiony kilka lat wcześniej. W tym samym miesiącu kupiła paliwo i dostała fakturę.
➡ Musiała złożyć VAT-26 przed złożeniem JPK_V7M za lipiec – inaczej mogłaby odliczyć tylko 50% VAT z faktury za paliwo.
🚨 Kontrola urzędowa i zmiana sposobu użytkowania
Podczas kontroli urzędnik może zakwestionować rzetelność ewidencji przebiegu, jeśli znajdzie np. ślady używania pojazdu do celów prywatnych.
💬 Przykład 7:
U przedsiębiorcy świadczącego usługi budowlane, w samochodzie kontrolujący znalazł bagażnik rowerowy i matę ochronną dla psa.
➡ Przedsiębiorca wyjaśnił, że dzień wcześniej zmienił sposób użytkowania pojazdu i złoży aktualizację VAT-26. Dzięki temu ograniczenie odliczenia dotyczy tylko okresu od tej zmiany, a nie wstecz.
📌 Podsumowanie
- VAT-26 składa się, aby odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z samochodem wykorzystywanym wyłącznie w działalności.
- Termin złożenia: do 25. dnia miesiąca po miesiącu poniesienia pierwszego wydatku, ale nie później niż w dniu złożenia JPK_V7.
- Niedochowanie terminu oznacza możliwość odliczenia tylko 50% VAT.
- VAT-26 trzeba zaktualizować do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana sposobu użycia pojazdu.
- Utrata prawa do pełnego odliczenia następuje w momencie zmiany, niezależnie od terminu aktualizacji.
- VAT-26 można złożyć papierowo, elektronicznie (bez ePUAP) lub przez pełnomocnika (UPL-1 / UPL-1P).
🧾 Podstawa prawna:
- art. 86a ust. 12, art. 86a ust. 13 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 z późn. zm.)
🔎 Tematy porad zawartych w poradniku:
- zgłoszenie VAT-26 do urzędu skarbowego
- termin składania VAT-26 2025
- pełne odliczenie VAT od samochodu
- aktualizacja VAT-26
- ewidencja przebiegu pojazdu VAT