Prace rozwojowe coraz częściej stanowią kluczowy element innowacyjności przedsiębiorstw, a prawidłowe rozliczenie ich wartości początkowej ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe firmy. Zasady ustalania wartości początkowej prac rozwojowych mogą jednak budzić sporo wątpliwości – przepisy ustawy o CIT nie wskazują bowiem wprost, jak należy traktować tego typu wydatki w księgach. W tym poradniku krok po kroku wyjaśniam, jak w praktyce ustalić wartość początkową prac rozwojowych, jakie koszty można uwzględnić oraz na co warto zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi.
Czym są prace rozwojowe i dlaczego ich rozliczenie budzi wątpliwości?
Prace rozwojowe zalicza się do wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) zgodnie z art. 16b ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT. W praktyce oznacza to, że podatnik może amortyzować koszty poniesione na takie prace, jeśli są one odpowiednio udokumentowane i zakończone sukcesem. Jednak w przeciwieństwie do typowych WNiP (np. licencji czy patentów), prace rozwojowe są efektem działalności samego podatnika, co rodzi pytanie: jak ustalić ich wartość początkową, skoro nie zostały „nabyte”, lecz „wytworzone”?
Zasadnicza trudność polega na tym, że ustawa o CIT nie zawiera odrębnych regulacji dotyczących ustalania wartości początkowej prac rozwojowych. W praktyce pojawia się więc konieczność odwołania się do przepisów dotyczących kosztu wytworzenia, które stosuje się do środków trwałych, choć mowa tu o wartości niematerialnej i prawnej.
Jak ustalić wartość początkową prac rozwojowych – podejście praktyczne
W przypadku prac rozwojowych wartością początkową, od której dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, są wiarygodnie określone koszty zakończonych prac rozwojowych poniesione przez podatnika (art. 16m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT). Oznacza to, że:
- Pod uwagę bierzemy tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z prowadzonym projektem rozwojowym,
- Koszty muszą być odpowiednio udokumentowane w księgach rachunkowych (np. faktury, umowy, listy płac),
- Prace rozwojowe muszą być zakończone i udokumentowane protokołem wewnętrznym lub innym dokumentem potwierdzającym zakończenie.
Zgodnie z najnowszym orzecznictwem oraz interpretacjami podatkowymi, przy ustalaniu wartości początkowej prac rozwojowych należy stosować zasady właściwe dla kosztu wytworzenia środków trwałych (por. art. 16g ust. 4 ustawy o CIT), mimo że literalnie dotyczą one środków trwałych, a nie WNiP. Takie podejście pozwala na zachowanie spójności systemowej i ograniczenie ryzyka sporów z urzędem skarbowym.
Jakie koszty można uwzględnić w wartości początkowej prac rozwojowych?
Koszty wytworzenia, które można zaliczyć do wartości początkowej prac rozwojowych, to m.in.:
- wynagrodzenia pracowników bezpośrednio zaangażowanych w prace rozwojowe,
- składki na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń,
- materiały i surowce zużyte w trakcie prac rozwojowych,
- koszty usług obcych bezpośrednio związanych z projektem (np. specjalistyczne badania, ekspertyzy, konsultacje),
- amortyzacja urządzeń wykorzystywanych wyłącznie do celów prac rozwojowych,
- inne koszty, które dają się bezpośrednio przypisać do danego projektu rozwojowego.
⚠️ Nie należy zaliczać kosztów ogólnego zarządu, kosztów finansowania zewnętrznego czy wydatków pośrednich niezwiązanych bezpośrednio z pracami rozwojowymi.
Przykład 1 – Firma informatyczna
Spółka SoftSolution Sp. z o.o. z Gdańska przeprowadziła w 2024 roku prace rozwojowe nad nowym modułem do swojego systemu ERP. W ramach projektu poniosła następujące wydatki:
- Wynagrodzenia programistów: 130 000 zł
- Składki ZUS od wynagrodzeń: 22 000 zł
- Zakup niezbędnych licencji programistycznych: 8 000 zł
- Usługi konsultanta ds. AI: 14 000 zł
- Zużycie materiałów (sprzęt testowy): 4 000 zł
Łączne, wiarygodnie udokumentowane koszty prac rozwojowych wyniosły 178 000 zł. Taka kwota powinna być przyjęta jako wartość początkowa w ewidencji WNiP i od niej dokonywana będzie amortyzacja zgodnie z ustawą o CIT.
Przykład 2 – Przedsiębiorstwo produkcyjne
Fabryka Innowacji S.A. z Wrocławia zakończyła w 2025 r. projekt rozwojowy związany z opracowaniem nowej technologii pakowania żywności. Koszty projektu to m.in.:
- Wynagrodzenia zespołu projektowego: 210 000 zł
- Składki ZUS: 32 000 zł
- Usługi laboratoryjne: 17 000 zł
- Koszt surowców i materiałów: 11 000 zł
Łączna suma kosztów – 270 000 zł – to właśnie wartość początkowa prac rozwojowych, która podlega amortyzacji. Jeśli część kosztów dotyczyła działalności ogólnej, a nie projektu rozwojowego, należy je wyłączyć z wartości początkowej.
O czym należy pamiętać rozliczając prace rozwojowe?
- Precyzyjne dokumentowanie: Wszystkie wydatki muszą być udokumentowane i przypisane do konkretnego projektu rozwojowego.
- Wyodrębnienie kosztów: Koszty ogólne nie mogą być zaliczane do wartości początkowej.
- Protokół zakończenia prac: Prace rozwojowe muszą być formalnie zakończone i zatwierdzone wewnętrznym protokołem.
- Ewidencja księgowa: Wartość początkową ujmujemy w ewidencji WNiP i od niej dokonujemy odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.
Podsumowanie – kluczowe wskazówki
- Ustalając wartość początkową prac rozwojowych, stosuj zasady z art. 16g ust. 4 ustawy o CIT dotyczące kosztu wytworzenia środków trwałych.
- Uwzględniaj wyłącznie te wydatki, które są bezpośrednio i wiarygodnie związane z projektem rozwojowym.
- Prowadź dokładną dokumentację księgową i ewidencję.
- Zawsze sporządzaj protokół zakończenia prac rozwojowych.
- Konsultuj się z doradcą podatkowym w przypadku nietypowych wydatków lub wątpliwości co do kwalifikowania kosztów.
Podstawa prawna
- art. 16b ust. 2 pkt 3, art. 16g ust. 1 pkt 2, art. 16g ust. 3, art. 16g ust. 4, art. 16m ust. 1 pkt 3 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 456 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ustalanie wartości początkowej prac rozwojowych
- amortyzacja kosztów prac rozwojowych CIT 2025
- księgowanie prac rozwojowych WNiP
- koszty kwalifikowane do wartości początkowej