Praca zdalna na dobre wpisała się w krajobraz współczesnego rynku pracy, a nowe przepisy Kodeksu pracy wprowadziły obowiązek rekompensaty kosztów jej wykonywania. Zanim jednak pracodawca wypłaci ekwiwalent lub ryczałt, musi zostać spełniony podstawowy warunek – zgodne z prawem ustalenie trybu pracy zdalnej. W tym poradniku wyjaśniam, w jakich sytuacjach można wdrożyć pracę zdalną, jak wyglądają obowiązki stron umowy o pracę, kto należy do grupy uprzywilejowanej oraz czym różni się praca zdalna ciągła od okazjonalnej.
🧩 Praca zdalna – czym jest i kto o niej decyduje?
Zgodnie z przepisami, praca zdalna to taka, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu ustalonym z pracownikiem – najczęściej pod jego adresem zamieszkania. Warunkiem jest użycie środków porozumiewania się na odległość (np. komputer, Internet, telefon).
To oznacza, że aby pracownik mógł wykonywać pracę zdalnie, musi istnieć wyraźne porozumienie stron, czyli zgoda zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Istnieje jednak kilka wyjątków, w których to pracodawca może samodzielnie narzucić taką formę pracy – o tym za chwilę.
🧩 Tryby ustalania pracy zdalnej – 3 główne scenariusze
1. Praca zdalna ustalana przy podpisywaniu umowy o pracę
Jeśli strony już na etapie zawierania umowy uzgodnią, że praca będzie miała charakter zdalny, to należy wpisać miejsce wykonywania pracy do umowy o pracę. Pracownik sam wskazuje miejsce (np. adres zamieszkania), a pracodawca musi to zaakceptować.
Jeśli w przyszłości jedna ze stron będzie chciała zmienić miejsce pracy – np. zdalne na stacjonarne – to konieczne będzie zawarcie aneksu lub wypowiedzenie zmieniające.
2. Polecenie pracy zdalnej przez pracodawcę
Pracodawca może jednostronnie polecić pracę zdalną, ale tylko w ściśle określonych sytuacjach:
- w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego lub epidemii, a także do 3 miesięcy po ich odwołaniu,
- gdy z przyczyn losowych (siła wyższa) nie można zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
W takim przypadku nie jest potrzebna zgoda pracownika.
3. Praca zdalna na wniosek pracownika
Każdy pracownik może złożyć pisemny (także elektroniczny) wniosek o pracę zdalną. W tym trybie wyróżniamy dwie formy:
- ciągła praca zdalna – bez limitu dni,
- okazjonalna praca zdalna – do 24 dni w roku kalendarzowym.
🧩 Kiedy pracodawca musi uwzględnić wniosek o pracę zdalną?
Nie każdy wniosek musi być zaakceptowany – ale są sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę. Dotyczy to tzw. grup uprzywilejowanych, wskazanych w art. 67<sup>19</sup> § 6 Kodeksu pracy. Należą do nich:
👩👦👦 Rodzice dzieci z orzeczeniami o niepełnosprawności lub chorobie zagrażającej życiu, powstałej w okresie prenatalnym lub w czasie porodu – nawet po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.
👨👦 Rodzice dzieci posiadających:
- orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego,
- opinię o wczesnym wspomaganiu rozwoju,
- orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.
🤰 Kobiety w ciąży.
👶 Rodzice dzieci do 4. roku życia.
🧓 Opiekunowie osób z niepełnosprawnością – np. członkowie rodziny lub domownicy mający orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
W przypadku tych osób, odmowa musi być dobrze uzasadniona i powinna opierać się np. na obiektywnych przesłankach niemożliwości organizacyjnych.
🧩 Praca zdalna okazjonalna – co musisz wiedzieć?
To forma pracy zdalnej o elastycznym charakterze – można ją realizować do 24 dni w roku i na wniosek pracownika. Kluczowe różnice względem ciągłej pracy zdalnej:
✔ Możliwość wykonywania pracy w tej formie przysługuje każdemu pracownikowi (nie trzeba należeć do grupy uprzywilejowanej).
✔ Pracodawca może, ale nie musi wniosek zaakceptować – ale zgodnie z art. 67<sup>33</sup> Kodeksu pracy powinien uwzględniać go w miarę możliwości organizacyjnych.
✔ Pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia sprzętu, materiałów ani pokrycia kosztów, co odróżnia tę formę od pracy zdalnej ciągłej.
🧩 Obowiązki pracodawcy przy ciągłej pracy zdalnej
W przypadku pracy zdalnej wykonywanej na stałe lub regularnie, obowiązki pracodawcy są znacznie szersze niż przy pracy okazjonalnej. Zgodnie z art. 67<sup>24</sup> § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek:
- zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – np. komputer, telefon, drukarkę, zestaw słuchawkowy,
- pokryć koszty instalacji, serwisu, konserwacji oraz eksploatacji tych narzędzi,
- zwrócić koszty zużycia energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (np. Internetu), jeśli są niezbędne do wykonywania pracy,
- pokryć inne koszty, jeśli zostały one przewidziane w regulaminie pracy zdalnej, porozumieniu ze związkami zawodowymi lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
🔧 Dodatkowo, pracodawca musi zapewnić niezbędne szkolenia i wsparcie techniczne.
🧩 Brak obowiązku pokrywania kosztów – praca zdalna okazjonalna
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej (maksymalnie 24 dni w roku), sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Pracodawca nie ma obowiązku:
✖ dostarczania materiałów i narzędzi pracy,
✖ instalowania, serwisowania ani konserwowania sprzętu używanego przez pracownika,
✖ zwracania kosztów zużycia energii elektrycznej lub Internetu,
✖ wypłacania ekwiwalentu ani ryczałtu, nawet jeśli pracownik korzysta z własnego sprzętu i ponosi związane z tym koszty.
Wynika to z faktu, że ustawodawca uznał tę formę pracy za incydentalną i nieobciążającą pracodawcy finansowo.
🧩 Korzystanie z własnych narzędzi – kiedy przysługuje ekwiwalent?
Czasem pracownik – w porozumieniu z pracodawcą – może wykorzystywać własne urządzenia do pracy zdalnej (np. prywatny laptop). Takie rozwiązanie jest dopuszczalne tylko, gdy:
✔ obie strony wyrażą na to zgodę,
✔ narzędzia zapewniają bezpieczeństwo pracy (w tym np. zabezpieczenia danych i zgodność z polityką IT).
W takim przypadku, zgodnie z art. 67<sup>24</sup> § 3 i 4 Kodeksu pracy, pracownikowi należy się ekwiwalent pieniężny, którego wysokość ustalana jest indywidualnie. Można również zastąpić ekwiwalent ryczałtem, jeżeli taka forma będzie prostsza do rozliczenia.
🧩 Przykład praktyczny 🧩
🧑💻 Pani Anna jest specjalistką ds. marketingu zatrudnioną w agencji reklamowej z siedzibą w Krakowie. Na podstawie porozumienia z pracodawcą wykonuje pracę zdalną przez 4 dni w tygodniu. Korzysta przy tym z własnego laptopa i łącza internetowego.
🔍 Pracodawca ustalił z Anną, że wypłaci jej ryczałt w wysokości 120 zł miesięcznie – 80 zł jako zwrot kosztów Internetu oraz 40 zł za używanie prywatnego sprzętu. Umowa przewiduje także, że pracodawca poniesie koszty ewentualnego serwisu w razie awarii.
🧩 Jak ustalić wysokość ekwiwalentu lub ryczałtu?
Choć przepisy nie podają sztywnej formuły do wyliczenia wysokości rekompensaty, art. 67<sup>24</sup> § 5 Kodeksu pracy wskazuje wyraźnie, że należy kierować się realnymi kosztami ponoszonymi przez pracownika. W praktyce oznacza to, że:
👉 przy ustalaniu ekwiwalentu (gdy pracownik używa własnych narzędzi), należy wziąć pod uwagę:
- normy zużycia materiałów i narzędzi,
- udokumentowane ceny rynkowe tych narzędzi,
- ilość materiałów zużywanych na potrzeby pracodawcy,
- zużycie energii elektrycznej i koszty usług telekomunikacyjnych (np. Internetu, telefonii).
👉 ryczałt jest uproszczoną formą rekompensaty – jego wysokość również powinna odzwierciedlać przewidywane koszty, ale może być ustalana ryczałtowo, np. miesięcznie, kwartalnie lub w innej regularnej formie.
🧩 Przykład praktyczny
🧑🔧 Pan Bartłomiej, zatrudniony jako programista w firmie IT z Wrocławia, pracuje zdalnie na pełen etat. Korzysta z własnego komputera oraz prywatnego Internetu. Pracodawca i pracownik wspólnie ustalili miesięczny ryczałt w wysokości 250 zł – 100 zł jako zwrot za Internet, 150 zł za korzystanie z prywatnego sprzętu i jego serwis.
Firma dodatkowo opisała ten sposób rozliczenia w regulaminie pracy zdalnej, który został uzgodniony z przedstawicielem pracowników. Dzięki temu możliwe jest stosowanie takiego ryczałtu także wobec innych pracowników w podobnej sytuacji.
📄 Dokumentowanie zasad rozliczeń
Aby uniknąć sporów lub niejasności, warto zasady pokrywania kosztów uregulować w:
✔ regulaminie pracy zdalnej,
✔ porozumieniu ze związkami zawodowymi (jeśli działają),
✔ indywidualnym porozumieniu z pracownikiem,
✔ poleceniu wykonywania pracy zdalnej.
Ustalenia te powinny określać m.in. wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu, sposób i termin jego wypłaty, a także zasady rozliczania kosztów (np. wymagane faktury, limity).
📄 Czy ekwiwalent lub ryczałt to przychód podlegający opodatkowaniu? – Odpowiedź brzmi: NIE
Zgodnie z aktualnym stanowiskiem organów podatkowych i ubezpieczeniowych, zwroty kosztów pracy zdalnej nie są przychodem w rozumieniu ustawy o PIT, jeśli:
✅ zostały przyznane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy,
✅ służą pokryciu kosztów związanych bezpośrednio z pracą, a nie są świadczeniem o charakterze osobistym.
To oznacza, że:
📌 ekwiwalent i ryczałt nie podlegają składkom ZUS ani zaliczkom na PIT – nie trzeba ich ujmować w liście płac jako elementu wynagrodzenia.
🧩 Przykład praktyczny
🏢 Spółka InnoTech zatrudnia 30 pracowników, z czego 18 pracuje zdalnie na stałe. Firma wprowadziła regulamin pracy zdalnej, który określa:
- ryczałt za Internet – 90 zł/m-c,
- ryczałt za zużycie prądu – 60 zł/m-c,
- ryczałt za korzystanie z własnego sprzętu – 100 zł/m-c.
Każdy z pracowników otrzymuje ryczałt łączny 250 zł miesięcznie. Firma nie dolicza tych kwot do podstawy opodatkowania ani składek ZUS – co zostało potwierdzone przez ich doradcę podatkowego.
🧠 Podsumowanie
Praca zdalna to dziś nie tylko przywilej, ale często konieczność wynikająca z realiów rynku pracy. Nowe przepisy Kodeksu pracy dokładnie regulują, kiedy i na jakich warunkach można ją wdrożyć, oraz w jaki sposób powinny być rozliczane koszty ponoszone przez pracownika.
🔹 Tryby ustalania pracy zdalnej – może być uzgodniona przy zawieraniu umowy o pracę, na polecenie pracodawcy lub na wniosek pracownika. Szczególną ochronę mają osoby z tzw. grup uprzywilejowanych (rodzice dzieci z niepełnosprawnością, kobiety w ciąży itp.).
🔹 Forma pracy zdalnej – dzieli się na ciągłą i okazjonalną. W przypadku okazjonalnej (do 24 dni/rok) pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów ani zapewnienia sprzętu.
🔹 Koszty pracy zdalnej – przy ciągłej pracy zdalnej pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów:
- sprzętu, materiałów, usług serwisowych,
- energii elektrycznej i Internetu,
- oraz innych kosztów, jeśli przewidziano je w regulaminie lub porozumieniu.
🔹 Ekwiwalent i ryczałt – gdy pracownik używa własnych narzędzi, przysługuje mu rekompensata. Jej wysokość ustala się w oparciu o normy zużycia i ceny rynkowe. Można stosować ryczałt uproszczony.
🔹 ZUS i PIT – zwroty kosztów pracy zdalnej, ekwiwalenty i ryczałty nie są traktowane jako przychód pracownika, jeśli spełniają ustawowe warunki. W związku z tym nie podlegają opodatkowaniu ani oskładkowaniu.
Dla pracodawców oznacza to konieczność: ✔ przygotowania regulaminu pracy zdalnej lub wzoru porozumienia,
✔ dokumentowania zasad ustalania i wypłaty zwrotów,
✔ analizy, czy konkretna sytuacja obliguje ich do wypłaty kosztów.
📚 Podstawa prawna
📜 Kodeks pracy:
- art. 67<sup>19</sup> § 6 – obowiązek uwzględniania wniosku o pracę zdalną dla grup uprzywilejowanych
- art. 67<sup>24</sup> § 1–5 – obowiązki pracodawcy w zakresie kosztów pracy zdalnej, ekwiwalentu i ryczałtu
- art. 67<sup>33</sup> – praca zdalna okazjonalna
- art. 22<sup>1c</sup> – definicja pracy zdalnej (dodaną przez ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r.)
📜 Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – art. 21 ust. 1 pkt 13 i 13a (zwolnienie z PIT świadczeń zwracanych zgodnie z przepisami prawa pracy)
📜 Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – brak objęcia zwrotów kosztów składkami ZUS (zgodnie z wykładnią ZUS)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczanie kosztów pracy zdalnej 2025
- ekwiwalent za pracę zdalną a PIT i ZUS
- praca zdalna ciągła a okazjonalna – różnice
- obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
- ryczałt za Internet i prąd w pracy zdalnej