Mediacja administracyjna to coraz częściej wykorzystywany sposób rozwiązywania sporów z urzędami i innymi organami administracji publicznej. Umożliwia polubowne zakończenie sprawy, ale wiąże się także z koniecznością pokrycia określonych kosztów. W poniższym poradniku wyjaśniam krok po kroku, jak ustala się koszty mediacji w postępowaniu administracyjnym, kto jest zobowiązany do ich zapłaty, jak przebiega procedura oraz jakie prawa przysługują przedsiębiorcy lub stronie postępowania.
Dlaczego temat kosztów mediacji administracyjnej jest ważny?
Rosnąca liczba mediacji w sprawach administracyjnych sprawia, że coraz więcej osób i firm styka się z koniecznością zapłaty kosztów tego postępowania. Często pojawiają się pytania: kto płaci, w jakiej wysokości, czy można być zwolnionym z opłat, jak wygląda egzekucja kosztów i czy można się odwołać od postanowienia organu? Znajomość tych zasad pozwala nie tylko uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek finansowych, ale także skutecznie bronić swoich interesów na każdym etapie postępowania.
Jak ustalane są koszty mediacji w postępowaniu administracyjnym?
Podstawowe zasady
- Instytucję mediacji wprowadziła nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego z 2017 r.
- Mediatorowi przysługuje wynagrodzenie i zwrot wydatków (art. 96l § 1 k.p.a. – Kodeks postępowania administracyjnego).
- W sprawach, gdzie nie można zawrzeć ugody, koszty mediacji pokrywa organ administracji publicznej.
- Jeżeli ugoda jest możliwa, koszty dzielone są na strony, które uczestniczą w postępowaniu – co do zasady po równo, chyba że ustalą inaczej.
Przykład 1
Pani Magdalena prowadzi sklep internetowy i otrzymała decyzję odmowną w sprawie pozwolenia na działalność w nowej lokalizacji. Postępowanie zostało skierowane do mediacji. Ponieważ możliwe jest zawarcie ugody, pani Magdalena oraz urząd miasta podzielą się kosztami mediacji po połowie.
Przykład 2
Pan Krzysztof złożył odwołanie od decyzji organu nadzoru budowlanego, dotyczącej rozbiórki samowoli budowlanej. W tej sprawie nie ma możliwości zawarcia ugody, dlatego całość kosztów mediacji pokrywa wyłącznie organ administracji publicznej.
Procedura ustalania i zapłaty kosztów mediacji
Krok 1: Zakończenie mediacji i sporządzenie protokołu
Po zakończeniu mediacji mediator sporządza protokół, który zawiera m.in. ustalenia z przebiegu mediacji (zgodnie z art. 96m § 1 k.p.a.). Protokół przekazywany jest do organu prowadzącego sprawę.
Krok 2: Wydanie postanowienia w sprawie kosztów mediacji
Po otrzymaniu protokołu organ administracji powinien niezwłocznie wydać postanowienie ustalające wysokość kosztów mediacji (art. 264 § 1a k.p.a.).
- Jeśli koszty mają ponosić strony – organ wskazuje dokładną kwotę, termin oraz sposób zapłaty dla każdej strony.
- Jeżeli koszty pokrywa wyłącznie organ, postanowienie takie nie jest wymagane.
Krok 3: Doręczenie postanowienia i termin płatności
Postanowienie doręcza się stronie w sposób przewidziany w k.p.a. Od momentu doręczenia biegnie 7-dniowy termin na wniesienie zażalenia (art. 141 § 2 k.p.a.).
Krok 4: Zapłata kosztów mediacji
Po otrzymaniu postanowienia strona zobowiązana do zapłaty powinna niezwłocznie uiścić koszty mediacji – najczęściej przelewem na rachunek organu lub gotówką w kasie.
Krok 5: Możliwość wniosku o zwolnienie z kosztów
Strona może złożyć wniosek o zwolnienie z kosztów mediacji, wykazując brak możliwości poniesienia tych opłat. Organ może zwolnić stronę z kosztów w całości lub częściowo.
Co zrobić, jeśli nie zgadzasz się z wysokością kosztów mediacji?
- Zażalenie – można złożyć w terminie 7 dni od doręczenia postanowienia. Wniesienie zażalenia nie wstrzymuje jednak obowiązku zapłaty.
- Jeśli strona nie uiści kosztów, organ może rozpocząć postępowanie egzekucyjne zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Zwolnienie z kosztów mediacji – kiedy jest możliwe?
- Wniosek o zwolnienie można złożyć na podstawie art. 267 k.p.a.
- Należy wykazać niemożność poniesienia kosztów (np. trudna sytuacja finansowa, załączniki potwierdzające dochody lub brak majątku).
- Zwolnienie może być pełne lub częściowe.
Egzekucja kosztów mediacji – co grozi za brak zapłaty?
Jeśli strona nie zapłaci w terminie, organ wysyła upomnienie. Jeśli po upływie 7 dni nadal nie uiści kosztów, organ wszczyna egzekucję administracyjną (art. 15 § 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji). Organ ma obowiązek podjęcia czynności egzekucyjnych, chyba że kwota nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia lub zbliża się termin przedawnienia należności.
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy mediator może zrzec się wynagrodzenia?
Tak, ale nawet wtedy przysługuje mu zwrot wydatków poniesionych w związku z mediacją.
Czy można negocjować podział kosztów mediacji?
Tak, strony mogą ustalić inny niż równy podział kosztów, jednak wymaga to porozumienia między nimi.
Czy zażalenie na postanowienie wstrzymuje egzekucję kosztów?
Nie. Wniesienie zażalenia nie powoduje automatycznego wstrzymania wykonania obowiązku zapłaty.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
- Przed przystąpieniem do mediacji upewnij się, kto będzie zobowiązany do pokrycia kosztów.
- Dokładnie sprawdź treść postanowienia – znajdziesz tam informacje o wysokości, terminie i sposobie zapłaty.
- Jeśli nie stać Cię na pokrycie kosztów, nie zwlekaj z wnioskiem o zwolnienie z opłat.
- Pamiętaj o terminie na wniesienie zażalenia (7 dni).
- Brak zapłaty może skutkować egzekucją administracyjną, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Podstawa prawna
- art. 96l, art. 96m, art. 96b § 4, art. 264 § 1, § 1a, art. 262 § 2, art. 267, art. 125 § 1, art. 141 § 2, art. 143, art. 57 § 1 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 15 § 1, art. 6 § 1 – Ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 czerwca 2017 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu administracyjnym
Tematy porad zawartych w poradniku
- koszty mediacji administracyjnej 2024
- jak zapłacić za mediację z urzędem
- zwolnienie z kosztów mediacji administracyjnej
- egzekucja kosztów mediacji w administracji
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.gov.pl/web/mswia – Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji
- https://www.gov.pl/web/uzp – Urząd Zamówień Publicznych (mediacje w zamówieniach publicznych)
- https://www.gov.pl/web/gov – Serwis Rzeczypospolitej Polskiej