Rozpoczęcie sprzedaży internetowej, np. klocków LEGO, wiąże się nie tylko z marketingiem i logistyką, ale również z obowiązkami ewidencyjno-podatkowymi. Wiele małych spółek z o.o. zastanawia się, czy muszą prowadzić pełną ewidencję magazynową, czy też mogą uprościć ten proces i rozliczać zakupy od razu w kosztach. W tym poradniku wyjaśniam, jakie są możliwości prowadzenia ewidencji zapasów w świetle ustawy o rachunkowości i przepisów podatkowych oraz jakie konsekwencje się z tym wiążą 📦📊
Czy spółka z o.o. może prowadzić uproszczoną ewidencję zapasów?
Tak, ale tylko na potrzeby bilansowe – i pod pewnymi warunkami.
Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki (zarząd spółki) może zdecydować o uproszczonej metodzie ewidencji zapasów, czyli odpisywaniu towarów w koszty w momencie ich zakupu. Nie trzeba wtedy tworzyć dokumentów PZ i WZ, ani szacować wartości każdego klocka czy zestawu przy ich wejściu i wyjściu z magazynu.
👉 Przykład: Spółka „BrickNet” z Gdańska sprzedaje przez internet klocki LEGO w zestawach i luzem. Zarząd decyduje o uproszczonej ewidencji – każdy zakup towaru jest księgowany od razu w kosztach. Dopiero na koniec roku przeprowadza inwentaryzację i dokonuje korekty stanu magazynowego.
To rozwiązanie:
✔ Ułatwia prowadzenie księgowości,
✔ Pozwala uniknąć rozbudowanej dokumentacji magazynowej,
✖ Ale ogranicza kontrolę nad stanami zapasów,
✖ Może być niewystarczające dla większych firm z odpowiedzialnością materialną pracowników.
Kiedy taka metoda jest dozwolona?
Zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki może przyjąć metodę uproszczoną, jeśli:
- Uwzględni rodzaj i wartość zapasów,
- Zapewni przynajmniej roczną inwentaryzację (na dzień bilansowy),
- Wyceni stan zapasów i skoryguje koszty na koniec roku.
⚠️ Uwaga: Uproszczona metoda NIE JEST zalecana w firmach, które:
- Zatrudniają magazynierów lub inne osoby odpowiedzialne materialnie,
- Mają duży obrót towarowy,
- Chcą dokładnie kontrolować niedobory i rotację towarów.
A co z podatkami? Tu już tak łatwo nie jest
Choć ustawa o rachunkowości dopuszcza uproszczoną ewidencję, prawo podatkowe ma inne wymagania.
Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), koszt uzyskania przychodu z tytułu zakupu towarów rozpoznaje się dopiero w momencie sprzedaży, a nie zakupu. Dlatego uproszczenie bilansowe nie przekłada się automatycznie na uproszczenie podatkowe.
🔍 Wyrok NSA: „Przyjęcie metody określonej w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości nie może prowadzić do modyfikacji art. 15 ust. 4 u.p.d.o.p.” – oznacza to, że nawet jeśli spółka stosuje uproszczoną ewidencję dla celów bilansowych, i tak powinna wyodrębniać wartość niesprzedanych zapasów na potrzeby podatku dochodowego.
Co to oznacza w praktyce?
Jeśli spółka rozlicza się miesięcznie z zaliczek na CIT, powinna:
📌 Co miesiąc ustalać wartość zapasów (np. poprzez uproszczoną inwentaryzację lub szacunek),
📌 Korektować koszty o wartość niesprzedanych towarów,
📌 W przeciwnym razie może dojść do zawyżenia kosztów i zaniżenia podstawy opodatkowania, co grozi sankcjami podatkowymi.
Drugi przykład: Spółka z magazynem i zatrudnionym pracownikiem
Spółka „KlocekPro” z Wrocławia zatrudnia magazyniera i ma duży obrót. Choć rozważała uproszczoną ewidencję, zdecydowała się na pełną ewidencję ilościowo-wartościową. Dzięki temu:
- Na bieżąco wie, ile i jakich towarów ma w magazynie,
- Może rozliczać magazyniera z niedoborów,
- Unika problemów przy kontroli skarbowej i sprawozdaniach rocznych.
Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Spółka może stosować uproszczoną ewidencję zapasów – pod warunkiem spełnienia kryteriów rachunkowych,
✖ Ale uproszczenie to nie obowiązuje dla celów podatkowych,
⚠️ Dla celów CIT trzeba co najmniej raz w roku (a najlepiej co miesiąc) dokonać korekty kosztów o niesprzedane towary,
✔ Decyzja należy do zarządu – trzeba ją dostosować do specyfiki działalności i potrzeb kontroli magazynowej.
Podstawa prawna:
- art. 17 ust. 2 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120, ze zm.),
- art. 15 ust. 4, art. 9 ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.),
- art. 193 § 1 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.
Tematy porad zawartych w poradniku:
- ewidencja magazynowa spółki z o.o.
- uproszczona księgowość zapasów
- sprzedaż internetowa a księgowość
- korekta kosztów CIT