iele małych organizacji pozarządowych, w tym stowarzyszenia zwykłe, szuka prostszych form prowadzenia księgowości. Jedną z dostępnych opcji jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK). Ten poradnik pomoże Ci zrozumieć, czy Twoje stowarzyszenie spełnia warunki do jej prowadzenia, jakie obowiązki trzeba wypełnić i jakie są skutki niedotrzymania terminów. ✅
Czym jest uproszczona ewidencja przychodów i kosztów?
UEPiK to alternatywa dla pełnej księgowości, dostępna dla niektórych organizacji pozarządowych. Dzięki niej można znacznie ograniczyć formalności i koszty obsługi księgowej. W odróżnieniu od pełnych ksiąg rachunkowych, uproszczona ewidencja nie wymaga sporządzania bilansu, rachunku zysków i strat ani sprawozdań finansowych.
Kto może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów?
Zgodnie z art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, aby móc prowadzić uproszczoną ewidencję, stowarzyszenie musi spełnić łącznie kilka warunków:
✅ Warunki formalne:
- Działalność w sferze zadań publicznych (np. wspieranie edukacji, kultury, sportu, ochrony środowiska),
- Brak działalności gospodarczej – nawet zarejestrowanej, ale nieaktywnej,
- Brak statusu organizacji pożytku publicznego (OPP),
- Źródła przychodów ograniczone tylko do:
- składek członkowskich,
- darowizn, spadków, zapisów,
- dotacji, subwencji, ofiarności publicznej,
- odpłatnej działalności pożytku publicznego (sprzedaż towarów i usług),
- sprzedaży, najmu, dzierżawy majątku,
- odsetek bankowych.
Dla organizacji, które działają już od dłuższego czasu, dochodzi jeszcze jeden warunek:
- Limit przychodów – w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 100 000 zł z powyższych źródeł.
⚠️ Uwaga: Nowo powstałe stowarzyszenia (jak w Twoim przypadku) nie muszą spełniać limitu 100 000 zł w pierwszym roku działalności.
Jak zgłosić chęć prowadzenia uproszczonej ewidencji?
To kluczowy krok! Jeśli tego nie zrobisz, nie będziesz mieć prawa do uproszczonej ewidencji, a Twoje stowarzyszenie będzie musiało prowadzić pełną księgowość, co wiąże się z większymi kosztami i obowiązkami.
📝 Termin na zgłoszenie:
- 30 dni od rozpoczęcia działalności – dotyczy organizacji nowo założonych (czyli również stowarzyszeń zwykłych).
- W praktyce za datę rozpoczęcia działalności uznaje się dzień faktycznego rozpoczęcia aktywności operacyjnej (np. pierwsza składka, podpisanie umowy darowizny).
📌 Forma zgłoszenia:
- Składa się zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatku dochodowego (czyli wg siedziby stowarzyszenia).
- Może to być pismo ogólne (np. „Zawiadomienie o wyborze prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów na podstawie art. 10a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie”).
Co grozi za brak zgłoszenia?
Brak zawiadomienia w ustawowym terminie skutkuje tym, że stowarzyszenie nie będzie mogło skorzystać z uproszczonej ewidencji w danym roku. W konsekwencji:
- musi prowadzić pełne księgi rachunkowe (zgodnie z ustawą o rachunkowości),
- musi sporządzać roczne sprawozdanie finansowe i poddać je zatwierdzeniu.
⚠️ Tego obowiązku nie da się „naprawić” późniejszym zgłoszeniem – 30 dni to termin nieprzywracalny.
Przykłady praktyczne
🧑🎓 Przykład 1 – Stowarzyszenie kulturalne z Olsztyna
W maju 2024 r. powstało stowarzyszenie zwykłe „Z muzyką do ludzi” działające w Olsztynie. Zajmuje się organizowaniem bezpłatnych koncertów lokalnych artystów w domach kultury. Nie prowadzi działalności gospodarczej, nie ma statusu OPP i utrzymuje się z darowizn oraz składek członkowskich. W ciągu miesiąca od rozpoczęcia działalności złożyło zawiadomienie do urzędu skarbowego o prowadzeniu UEPiK. Dzięki temu od początku może prowadzić uproszczoną księgowość.
🧑🔧 Przykład 2 – Stowarzyszenie sportowe z Kielc
Stowarzyszenie „Młodzi Sportowcy” zarejestrowane w marcu 2025 r. rozpoczęło działalność w kwietniu, ale zapomniało zgłosić zamiar prowadzenia UEPiK w terminie 30 dni. Mimo że nie prowadzi działalności gospodarczej i spełnia wszystkie pozostałe warunki, musi prowadzić pełne księgi rachunkowe przez cały 2025 rok, bo termin zgłoszenia minął.
Podsumowanie – o czym trzeba pamiętać?
✔ UEPiK to korzystna forma księgowości dla małych NGO, ale można z niej skorzystać tylko pod warunkiem spełnienia określonych kryteriów.
📌 Najważniejsze zasady:
- brak działalności gospodarczej,
- działanie w sferze zadań publicznych,
- odpowiednie źródła przychodu,
- brak statusu OPP,
- zgłoszenie do urzędu skarbowego w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności.
Podstawa prawna
- art. 2 ust. 5 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- art. 10a ust. 1–3 – ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie
Tematy porad zawartych w poradniku:
- uproszczona ewidencja stowarzyszenie 2025
- obowiązki księgowe NGO
- jak zgłosić uproszczoną ewidencję
- stowarzyszenie zwykłe księgowość
- zasady UEPiK organizacje pozarządowe