W praktyce wielu przedsiębiorców, szczególnie tych działających w sektorze obrotu rzeczami używanymi czy e-commerce, spotyka się z sytuacją, gdy nie mogą otrzymać faktury od sprzedawcy. Często są to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Czy w takich przypadkach można ująć zakup w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (PKPiR) na podstawie samej umowy? Odpowiedź brzmi: tak, ale pod pewnymi warunkami. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy umowa może stanowić prawidłowy dowód księgowy oraz jakie inne dokumenty można wykorzystać do udokumentowania kosztów.
Kiedy umowa może być podstawą zapisu w PKPiR?
Zgodnie z przepisami, umowa może stanowić dowód księgowy, jeżeli zawiera wszystkie wymagane dane określone w § 12 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Oznacza to, że umowa:
- musi być podpisana przez obie strony transakcji,
- powinna zawierać: dane stron, datę transakcji, przedmiot i wartość operacji,
- musi być wiarygodna – czyli potwierdzająca rzeczywiste przeprowadzenie operacji gospodarczej.
Jeśli powyższe warunki są spełnione, taka umowa może zostać użyta jako dowód zakupu i ujęta w księdze jako koszt uzyskania przychodu.
📄 Przykład 1 – Skup używanych telefonów
🧑🔧 Pan Jakub prowadzi działalność polegającą na skupie używanych telefonów i laptopów od osób fizycznych. Nie może więc otrzymać faktury, ponieważ sprzedający nie prowadzą działalności. Pan Jakub przygotowuje umowy kupna-sprzedaży i wysyła je do podpisu kontrahentom. W trzech przypadkach możliwe są różne scenariusze:
- Kontrahent odsyła podpisaną umowę – umowa może być wpisana do PKPiR jako dowód zakupu.
- Kontrahent nie odsyła nic – brak podstawy do ujęcia w kosztach.
- Kontrahent odsyła niepodpisaną umowę – także nie można jej uznać za dowód księgowy.
W takiej sytuacji tylko pełna, podpisana umowa daje możliwość uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu.
Co jeśli nie ma podpisanej umowy? Nowe podejście organów podatkowych
Z czasem praktyka pokazała, że uzyskanie podpisanej umowy może być trudne – szczególnie gdy transakcje zawierane są przez portale aukcyjne, gdzie kontakt ze sprzedającym jest ograniczony. W odpowiedzi na te problemy Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 maja 2023 r. (0114-KDWP.4011.1.2023.2.ASZ) wskazał nowe, korzystniejsze stanowisko:
„Potwierdzenie zawarcia transakcji spełnia wymogi uznania go za dowód księgowy zgodnie z § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. (…) Zatem potwierdzenie zawarcia transakcji należy uznać za dowód księgowy, na podstawie którego mogą być dokonywane zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów”.
Oznacza to, że nie zawsze potrzebna jest formalna umowa, o ile podatnik dysponuje innymi dokumentami potwierdzającymi nabycie towaru i poniesienie wydatku, takimi jak:
- potwierdzenie przelewu,
- dane z platformy internetowej (np. Allegro, OLX),
- potwierdzenia kosztów wysyłki i prowizji.
📄 Przykład 2 – Zakupy przez platformy internetowe
🏢 Firma „TechnoMarket” skupuje używany sprzęt RTV od osób fizycznych za pośrednictwem popularnych serwisów sprzedażowych. Nie ma możliwości uzyskania podpisanej umowy. Firma dokumentuje zakup poprzez:
- wiadomość potwierdzającą zawarcie transakcji (np. screen z platformy),
- potwierdzenie przelewu,
- dokumenty od operatora logistycznego (np. potwierdzenie wysyłki, kosztu dostawy).
W świetle interpretacji KIS z 2023 r., taki zestaw dokumentów może być uznany za dowód księgowy, o ile spełnia wymogi rzetelności, wiarygodności i kompletności. Jednak odpowiedzialność za właściwe udokumentowanie spoczywa wyłącznie na podatniku.
Na co szczególnie uważać?
⚠️ W przypadku braku podpisanej umowy lub kompletu dokumentów:
- nie wpisuj zakupu do PKPiR, bo w razie kontroli fiskus może zakwestionować wydatek,
- dokumentuj każdą operację gospodarczo-księgową rzetelnie – liczy się nie tylko sam wydatek, ale także sposób jego udokumentowania,
- pamiętaj, że dowody muszą być trwale zapisane (nie wystarczą ustalenia ustne czy SMS-y),
- zachowuj kopie dokumentów przez minimum 5 lat licząc od końca roku podatkowego.
Podsumowanie
✔ Umowa może być dowodem księgowym, jeśli spełnia wymagania rozporządzenia – kluczowe są podpisy obu stron oraz kompletne dane transakcji.
✔ W przypadku zakupu od osób fizycznych lub przez internet – umowa nie zawsze jest możliwa do uzyskania. Wtedy dopuszczalne jest potwierdzenie transakcji innymi dokumentami (np. przelewem, informacją z platformy).
✔ Nieprawidłowo udokumentowane wydatki nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów – nawet jeśli rzeczywiście miały miejsce.
Podstawa prawna
- § 12 ust. 3 pkt 2 – Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów
- art. 22 ust. 1 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- umowa jako dowód księgowy PKPiR
- zakupy od osób fizycznych PKPiR
- dokumentowanie kosztów bez faktury
- skup używanych rzeczy ewidencja
- potwierdzenie transakcji a koszty podatkowe