Ulga na złe długi to rozwiązanie podatkowe, które pozwala przedsiębiorcy odzyskać zapłacony wcześniej podatek od faktur, które nie zostały opłacone przez kontrahenta. Mechanizm ten funkcjonuje od lat w podatku VAT, a od 2020 r. został wprowadzony również do podatków dochodowych (PIT i CIT). Dzięki temu przedsiębiorcy mogą zmniejszyć podstawę opodatkowania, zaliczki na podatek, a czasem także zwiększyć stratę podatkową.
W praktyce oznacza to, że firma nie musi ponosić ciężaru podatku od przychodów, których faktycznie nie otrzymała. Ulga na złe długi działa więc jak swoista „tarcza ochronna” dla przedsiębiorców.
Dlaczego ulga na złe długi jest potrzebna?
W podatku VAT obowiązek podatkowy powstaje co do zasady niezależnie od tego, czy kontrahent uregulował należność. Podatnik musi więc odprowadzić VAT od sprzedaży nawet wtedy, gdy faktycznie nie otrzymał pieniędzy. Podobnie w podatkach dochodowych – przychód powstaje w momencie wystawienia faktury (jako tzw. przychód należny), niezależnie od tego, czy został zapłacony.
W efekcie przedsiębiorcy nierzadko znajdują się w sytuacji, w której muszą zapłacić VAT i podatek dochodowy od transakcji, z której nie mają żadnych środków. Ulga na złe długi pozwala na uniknięcie tego problemu.
Krok 1. Ulga na złe długi w VAT – warunki skorzystania
Aby przedsiębiorca mógł skorzystać z ulgi na złe długi w VAT, muszą zostać spełnione określone warunki.
1. Nieuregulowanie należności przez 90 dni
Podstawowym warunkiem jest brak zapłaty przez kontrahenta w ciągu 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie.
📌 Przykład
15 lutego 2022 r. firma z Krakowa sprzedała towary z terminem płatności do 1 marca 2022 r. Jeżeli kontrahent nie zapłacił do 30 maja 2022 r., przedsiębiorca uzyskał prawo do ulgi.
Warto podkreślić, że nieściągalność wierzytelności może dotyczyć również części należności – np. przy płatności ratalnej każdy termin płatności rozpatruje się oddzielnie.
📌 Przykład
Firma sprzedała sprzęt na raty płatne: 20 marca, 20 czerwca i 20 września 2022 r. Prawo do ulgi powstaje:
- dla pierwszej raty – 18 czerwca 2022 r.,
- dla drugiej raty – 18 września 2022 r.,
- dla trzeciej raty – 19 grudnia 2022 r.
2. Możliwość przedłużenia terminu płatności
Jeżeli strony zgodnie podpiszą aneks do umowy i wydłużą termin płatności, bieg 90 dni liczony jest od nowego terminu.
📌 Przykład
Firma z Warszawy wystawiła fakturę 10 marca 2022 r. z płatnością do 15 maja 2022 r. Kontrahent poprosił o wydłużenie terminu do 30 lipca, na co sprzedawca się zgodził. W takim przypadku prawo do ulgi powstaje dopiero 28 października 2022 r.
3. Brak uregulowania lub zbycia wierzytelności
Uregulowanie należności oznacza nie tylko zapłatę, ale też np. potrącenie wierzytelności czy jej umorzenie. Z kolei zbycie wierzytelności (np. sprzedaż firmie windykacyjnej czy przejęcie przez ubezpieczyciela) pozbawia prawa do ulgi.
⚠️ Nawet sprzedaż wierzytelności za cenę niższą niż nominalna wyłącza możliwość skorzystania z ulgi.
📌 Przykład
Firma z Łodzi sprzedała swoją wierzytelność wartą 20 000 zł za 10 000 zł firmie windykacyjnej. W tej sytuacji nie może już rozliczyć ulgi na złe długi.
4. Status podatnika VAT czynnego
Na dzień poprzedzający złożenie deklaracji podatnik musi być czynnym podatnikiem VAT. Jeżeli zlikwidował działalność albo przeszedł na zwolnienie z VAT – ulga nie przysługuje.
5. Termin 3 lat od końca roku
Z ulgi można skorzystać tylko do końca trzeciego roku liczonego od końca roku, w którym wystawiono fakturę.
📌 Przykład
Faktura z grudnia 2019 r. – prawo do ulgi wygasa z końcem 2022 r.
Faktura ze stycznia 2020 r. – prawo do ulgi wygasa z końcem 2023 r.
6. Szczególne zasady dla sprzedaży na rzecz konsumentów lub firm zwolnionych z VAT
W takich przypadkach dodatkowo konieczne jest spełnienie jednego z poniższych warunków:
- uzyskanie prawomocnego orzeczenia sądu i skierowanie sprawy do egzekucji,
- wpis wierzytelności do rejestru długów,
- ogłoszenie upadłości konsumenckiej przez dłużnika.
Krok 2. Ulga na złe długi w podatkach dochodowych – warunki skorzystania
Od 1 stycznia 2020 r. mechanizm ulgi na złe długi został wprowadzony również do podatków dochodowych (PIT i CIT). Dzięki temu przedsiębiorca, który nie otrzymał zapłaty za fakturę, może zmniejszyć podstawę opodatkowania lub zaliczkę na podatek o wartość nieuregulowanej wierzytelności.
Warunki skorzystania różnią się nieco od tych obowiązujących w VAT.
1. Brak zapłaty przez 90 dni
Ulga przysługuje, jeżeli należność nie została uregulowana lub zbyta w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności wskazanego w umowie lub na fakturze.
📌 Przykład
Firma z Poznania sprzedała maszynę za 12 000 zł, z terminem płatności 15 marca 2021 r. Kontrahent nie zapłacił do 13 czerwca 2021 r. W takiej sytuacji spółka mogła skorzystać z ulgi w zaliczce CIT za czerwiec 2021 r., a jeśli nie – to w zeznaniu rocznym za 2021 r.
2. Brak restrukturyzacji, upadłości lub likwidacji dłużnika
Na ostatni dzień miesiąca poprzedzającego moment rozliczenia ulgi (tj. zapłatę zaliczki, ryczałtu lub złożenie zeznania rocznego) dłużnik nie może znajdować się w postępowaniu restrukturyzacyjnym, upadłościowym ani w likwidacji.
📌 Przykład
Podatnik wykonał usługę w kwietniu 2021 r., a faktura nie została opłacona. W czerwcu 2021 r. sąd ogłosił upadłość kontrahenta. Do czasu zakończenia postępowania upadłościowego wierzyciel nie ma prawa skorzystać z ulgi.
3. Termin 2 lat od końca roku
Ulga może być stosowana przez 2 lata od końca roku, w którym wystawiono fakturę (lub zawarto umowę dokumentującą wierzytelność – jeśli data ta jest późniejsza).
📌 Przykład
Firma X wystawiła fakturę 5 lutego 2021 r. Termin na skorzystanie z ulgi upływa z końcem 2023 r.
4. Transakcja musi podlegać opodatkowaniu w Polsce
Ulga przysługuje tylko wtedy, gdy zarówno wierzyciel, jak i dłużnik uzyskują dochody opodatkowane w Polsce. Jeśli kontrahent prowadzi działalność, której dochody rozliczane są za granicą – ulga nie ma zastosowania.
📌 Przykład
Polski przedsiębiorca wykonał usługę w Niemczech dla niemieckiej firmy. Dochody kontrahenta podlegają opodatkowaniu w Niemczech, dlatego wierzyciel nie może zastosować ulgi w polskim PIT/CIT.
Krok 3. Jak rozliczyć ulgę na złe długi w VAT?
Jeżeli spełnione zostały wszystkie warunki, wierzyciel może zmniejszyć podatek należny w rozliczeniu VAT. Odbywa się to poprzez korektę w pliku JPK_VAT (wariant JPK_V7M – miesięczny lub JPK_V7K – kwartalny).
Procedura krok po kroku:
- Wpisać wartość „1” w polu KorektaPodstawyOpodt.
- Wpisać kwoty ze znakiem minus w polach K_15–K_20 (w zależności od stawki VAT – 5%, 8% lub 23%).
- Ująć te same kwoty w polach P_15–P_20 oraz w polach P_68 i P_69.
📌 Przykład
Firma ma wierzytelność 50 000 zł netto + 11 500 zł VAT (stawka 23%). Po 90 dniach:
- wpisuje „1” w polu KorektaPodstawyOpodt,
- wprowadza (–) 50 000 zł w K_19 i P_68,
- wprowadza (–) 11 500 zł w K_20 i P_69.
Ważne zasady
- Nie trzeba informować dłużnika o korekcie – taki obowiązek istniał do końca 2012 r.
- Jeżeli przedsiębiorca nie skorzysta z ulgi od razu, może zrobić to później, ale tylko poprzez korektę pliku JPK_VAT za okres, w którym upłynęło 90 dni od terminu płatności.
- Ulga w VAT nie jest dowolna – można ją rozliczyć wyłącznie w pliku JPK_VAT za miesiąc/kwartał, w którym upłynęło 90 dni.
📌 Przykład
Firma miała nieopłaconą fakturę, której 90. dzień przypadł we wrześniu 2021 r. Jeśli nie rozliczy ulgi w JPK_VAT za wrzesień, może to zrobić tylko składając korektę za wrzesień – a nie w deklaracji za październik.
Krok 4. Jak korzystać z ulgi na złe długi w podatku dochodowym?
Ulga na złe długi w podatku dochodowym może być rozliczana na dwóch etapach:
- na bieżąco – przy obliczaniu zaliczek na PIT/CIT lub ryczałt,
- w zeznaniu rocznym.
Etap 1 – zaliczki na podatek lub ryczałt
Podatnik może pomniejszyć:
- dochód – w przypadku osób fizycznych rozliczających się na zasadach ogólnych, liniowo albo w CIT,
- przychód – w przypadku osób na ryczałcie ewidencjonowanym.
Oznacza to, że jeszcze przed złożeniem zeznania rocznego przedsiębiorca może zmniejszyć kwotę podatku do zapłaty.
📌 Przykład
Pani Anna prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem liniowym. W lutym 2022 r. sprzedała urządzenie za 10 000 zł z terminem płatności do 15 marca. Kontrahent nie zapłacił do 13 czerwca (90 dni). Od zaliczki na podatek dochodowy za czerwiec Pani Anna mogła odliczyć 10 000 zł od dochodu.
Etap 2 – zeznanie roczne
W ramach zeznania rocznego przedsiębiorca może pomniejszyć:
- podstawę opodatkowania (lub zwiększyć stratę) – w PIT/CIT,
- przychód – w ryczałcie.
Jeśli wierzytelność nie została uregulowana do dnia złożenia zeznania, przedsiębiorca może rozliczyć ją w deklaracji rocznej.
📌 Przykład
Pan Marek rozlicza się ryczałtem. W maju 2021 r. wystawił fakturę na 15 000 zł, której kontrahent nie opłacił. Do dnia złożenia PIT-28 za 2021 r. (w lutym 2022 r.) wierzytelność nadal nie była uregulowana. Pan Marek pomniejszył swój przychód roczny o 15 000 zł.
Możliwość rozliczania ulgi w kolejnych latach
Jeżeli kwota ulgi jest wyższa niż dochód lub przychód, można ją rozliczać w kolejnych latach podatkowych – maksymalnie przez 3 lata, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do ulgi.
📌 Przykład
Firma odliczyła w PIT w 2021 r. 50 000 zł, jednak jej podstawa opodatkowania wyniosła tylko 30 000 zł. Pozostałe 20 000 zł firma może rozliczyć w latach 2022–2024 (o ile należność nie zostanie zapłacona).
Krok 5. Co jeśli dłużnik ureguluje należność po zastosowaniu ulgi?
Może zdarzyć się, że po skorzystaniu z ulgi kontrahent jednak zapłaci lub wierzytelność zostanie sprzedana. W takiej sytuacji wierzyciel ma obowiązek „odwrócić” ulgę, czyli zwiększyć podatek.
VAT
Podatnik musi zwiększyć podatek należny o kwotę, którą wcześniej obniżył. Jeżeli zapłata nastąpiła częściowo – zwiększa się tylko w tej części.
📌 Przykład
Firma skorzystała w maju 2021 r. z ulgi na kwotę 2 300 zł netto + 529 zł VAT. W październiku 2021 r. dłużnik zapłacił. W pliku JPK_VAT za październik firma musiała zwiększyć sprzedaż o 2 300 zł i VAT o 529 zł.
Podatek dochodowy
Jeżeli wierzytelność zostanie zapłacona lub zbyta:
- na etapie zaliczek – podatnik zwiększa dochód/przychód w miesiącu/kwartale zapłaty,
- w zeznaniu rocznym – podatnik zwiększa podstawę opodatkowania lub zmniejsza stratę w zeznaniu za rok, w którym doszło do zapłaty.
📌 Przykład
Pan Tomasz w maju 2021 r. odliczył w ramach ulgi 10 000 zł. W lipcu 2022 r. kontrahent zapłacił należność. W efekcie:
- Pan Tomasz zwiększył dochód w zaliczce za lipiec 2022 r. o 10 000 zł,
- w zeznaniu PIT-36L za 2022 r. również musiał doliczyć tę kwotę do podstawy opodatkowania.
⚠️ Obowiązek dotyczy każdej formy uregulowania należności – zarówno zapłaty, jak i potrącenia czy ściągnięcia w drodze egzekucji.
Podstawa prawna
- art. 89a, 89b oraz art. 96 ust. 13 – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 46 – ustawa z 9.11.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowym i gospodarczym
- art. 26i, art. 44 ust. 17–24 – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 18f, art. 25 ust. 19–26 – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 11 ust. 3f – ustawa z 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
Tematy porad zawartych w artykule (frazy SEO)
- ulga na złe długi w VAT krok po kroku
- jak rozliczyć ulgę na złe długi w PIT i CIT
- odzyskanie podatku od niezapłaconych faktur
- obowiązki po zapłacie wierzytelności przez dłużnika