Coraz więcej przedsiębiorców sięga po ulgę badawczo-rozwojową, dzięki której mogą znacząco zmniejszyć swoje zobowiązania podatkowe. Warto wiedzieć, że nawet niewielkie innowacje w firmie – jeśli spełniają ustawowe kryteria – mogą pozwolić na podwójne rozliczenie kosztów. W tym poradniku wyjaśnię, czym jest działalność B+R, jakie wydatki można odliczyć i jak skutecznie korzystać z ulgi w 2025 roku. Pokażę też praktyczne przykłady z życia firm oraz najnowsze interpretacje podatkowe.
Czym jest działalność badawczo-rozwojowa i kto może skorzystać z ulgi?
Ulga B+R skierowana jest do podatników, którzy prowadzą działalność gospodarczą i ponoszą wydatki na działania o charakterze twórczym, których celem jest rozwijanie wiedzy oraz jej wykorzystanie w praktyce – np. w tworzeniu nowych produktów lub procesów.
Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, działalność badawczo-rozwojowa to:
„działalność twórcza obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań”.
Zatem, aby móc mówić o działalności B+R, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:
- działania mają charakter twórczy (czyli coś nowego jest wytwarzane lub znacząco ulepszane),
- prace są prowadzone systematycznie (czyli nie okazjonalnie),
- celem jest zwiększenie zasobów wiedzy i ich praktyczne wykorzystanie,
- działania obejmują badania naukowe lub prace rozwojowe.
📌 Badania naukowe dzielą się na:
- badania podstawowe – prowadzone głównie dla poszerzania wiedzy teoretycznej, bez konkretnego celu komercyjnego,
- badania aplikacyjne – zmierzające do opracowania nowych rozwiązań technicznych, produktów czy usług.
📌 Prace rozwojowe polegają na wykorzystaniu dostępnej wiedzy do planowania lub tworzenia ulepszonych produktów, usług lub procesów, ale wykluczają rutynowe modyfikacje.
Jakie koszty można odliczyć w ramach ulgi B+R?
To kluczowa korzyść – podatnik może dany wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, a następnie jeszcze raz odliczyć od dochodu w rocznym rozliczeniu. Dotyczy to wyłącznie tzw. kosztów kwalifikowanych, których katalog określają przepisy.
Najważniejsze kategorie kosztów kwalifikowanych:
✔ Wynagrodzenia pracowników (np. inżynierów, programistów) zaangażowanych w działalność B+R – proporcjonalnie do czasu przeznaczonego na te prace, wraz ze składkami ZUS.
✔ Wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych (np. zlecenia, dzieło) – również proporcjonalnie.
✔ Koszty materiałów i surowców – np. komponenty do budowy prototypu, próbki chemiczne, płytki PCB.
✔ Specjalistyczny sprzęt – nienależący do środków trwałych, np. naczynia laboratoryjne, sensory, mierniki.
✔ Ekspertyzy i usługi doradcze – świadczone przez jednostki naukowe (np. uczelnie, instytuty PAN).
✔ Korzystanie z aparatury badawczej – pod warunkiem, że nie jest wynajmowana od podmiotu powiązanego.
✔ Koszty patentowe i ochrony własności intelektualnej, np.:
- zgłoszenie wynalazku,
- tłumaczenia,
- koszty zastępstwa prawnego,
- opłaty za walidację patentu europejskiego.
Przykłady zastosowania ulgi B+R w praktyce
🧑🔬 Przykład 1: Firma z branży elektronicznej
Firma TechSolution Sp. z o.o. z Wrocławia opracowała nowy układ elektroniczny do inteligentnych czujników środowiskowych. W ramach projektu:
- zatrudniła 3 inżynierów pracujących przez 4 miesiące wyłącznie nad tym rozwiązaniem,
- zakupiła specjalne podzespoły do testowania układu,
- zleciła analizę bezpieczeństwa funkcjonalnego jednostce badawczej.
Wszystkie te koszty zostały uznane za kwalifikowane i odliczone od podstawy opodatkowania CIT.
🏭 Przykład 2: Przedsiębiorca jednoosobowy z branży spożywczej
Pan Marek Nowicki prowadzi działalność gospodarczą polegającą na produkcji zdrowych batonów proteinowych. W 2024 roku pracował nad nową recepturą, wykorzystując naturalne ekstrakty roślinne:
- zatrudnił dietetyka i technologów żywności,
- zakupił nietypowe surowce do prób laboratoryjnych,
- zlecił badania trwałości i mikrobiologii Instytutowi Żywności w Łodzi.
W rozliczeniu rocznym za 2024 rok złożył załącznik PIT/BR i odliczył łącznie ponad 28 000 zł kosztów kwalifikowanych.
Czy leasing maszyn i premie pracownicze podlegają uldze B+R?
To częste pytanie – wyjaśnijmy na podstawie najnowszej interpretacji indywidualnej z 5 grudnia 2022 r. (0111-KDIB1-3.4010.763.2022.2.JG):
✔ Leasing maszyny (np. obrabiarki) używanej wyłącznie w działalności B+R – może być uznany za koszt kwalifikowany, jako „odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej”.
✖ Premie roczne dla pracowników – nie kwalifikują się, jeśli nie wynikają wprost z ich pracy nad działalnością B+R lub nie można ich przyporządkować proporcjonalnie do czasu pracy nad projektami B+R.
Jak skorzystać z ulgi B+R? Procedura krok po kroku
- Wyodrębnij koszty kwalifikowane w swojej ewidencji księgowej.
- Oblicz proporcję czasu pracy pracowników zaangażowanych w działalność B+R.
- Zgromadź dokumentację potwierdzającą prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej (raporty, umowy, wyniki badań).
- Złóż załącznik do deklaracji rocznej:
- dla osób fizycznych – PIT/BR,
- dla osób prawnych – CIT/BR.
- Odlicz koszty kwalifikowane od dochodu.
📌 Uwaga: Odliczenia można dokonać również wstecznie, jeśli ulga dotyczy roku objętego korektą.
Podstawa prawna:
- art. 5a pkt 38, art. 26e – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 2269 ze zm.)
- art. 4a pkt 26, art. 18d – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1463 ze zm.)
- ustawa – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2023 r., poz. 742 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku:
- ulga badawczo-rozwojowa 2025
- koszty kwalifikowane B+R
- działalność innowacyjna ulga podatkowa
- PIT/BR i CIT/BR instrukcja
- przykłady zastosowania ulgi B+R