Ulepszenie środków trwałych to jeden z kluczowych tematów, z którym spotyka się każdy przedsiębiorca prowadzący firmę. Umiejętność odróżnienia ulepszenia od remontu ma bezpośredni wpływ na rozliczenia podatkowe, wysokość amortyzacji oraz sposób ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodu. W tym poradniku wyjaśniam, czym dokładnie jest ulepszenie środka trwałego w świetle przepisów podatkowych, na co zwracać uwagę, aby nie popełnić kosztownego błędu oraz jak rozróżnić prace ulepszeniowe od remontowych. Otrzymasz również przykłady, które pomogą Ci zrozumieć zasady na praktycznych przypadkach.
Co to jest ulepszenie środka trwałego i dlaczego warto znać tę definicję?
Zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), środki trwałe uważa się za ulepszone, jeśli zostały przebudowane, rozbudowane, zrekonstruowane, zaadaptowane lub zmodernizowane w taki sposób, że łączna suma wydatków na te działania przekroczyła w danym roku podatkowym 10 000 zł i spowodowała wzrost wartości użytkowej środka trwałego w porównaniu do dnia przyjęcia go do używania.
Zwróć uwagę:
Nie każdy wydatek poniesiony na środek trwały będzie „ulepszeniem” w rozumieniu przepisów podatkowych. Istotne jest, aby wydatek faktycznie zwiększał wartość użytkową środka trwałego – chodzi nie tylko o wartość księgową, ale rzeczywiste podniesienie parametrów, np. wydłużenie czasu eksploatacji, zwiększenie zdolności produkcyjnej, poprawę jakości produktów wytwarzanych przy jego użyciu czy obniżenie kosztów eksploatacji.
Kiedy mamy do czynienia z ulepszeniem środka trwałego? Praktyczne kryteria
Wydatki zaliczane do ulepszenia:
- przebudowa,
- rozbudowa,
- rekonstrukcja,
- adaptacja,
- modernizacja,
- zakup części składowych lub peryferyjnych, których cena jednostkowa przekracza 10 000 zł.
Aby mówić o ulepszeniu, muszą zostać spełnione dwa warunki jednocześnie:
- Wydatki przekraczają 10 000 zł w roku podatkowym na jeden środek trwały,
- Następuje wzrost wartości użytkowej środka trwałego w stosunku do dnia przyjęcia go do używania.
Przykład 1:
Firma „Marlen-Bud” z Olsztyna zakupiła w 2023 r. maszynę do cięcia drewna. W 2025 r. zleciła jej rozbudowę polegającą na dodaniu automatycznego systemu podawania surowca oraz wymianę silnika na mocniejszy, co łącznie kosztowało 24 000 zł netto. W wyniku tych zmian maszyna może pracować szybciej i z mniejszą liczbą awarii, co faktycznie zwiększyło jej wartość użytkową. Nakłady te stanowią ulepszenie – należy je doliczyć do wartości początkowej maszyny i amortyzować zgodnie z zasadami.
Przykład 2:
Spółka „TechMobil” z Lublina wyposażyła swoją flotę samochodów dostawczych w nowoczesne systemy monitoringu GPS. Koszt zakupu i montażu urządzeń dla jednego samochodu wyniósł 12 500 zł. Wartość ta przekracza limit 10 000 zł i powoduje zwiększenie funkcjonalności pojazdu (możliwość monitorowania trasy, zabezpieczenie przed kradzieżą). Ten wydatek również traktowany jest jako ulepszenie środka trwałego – powiększa wartość początkową pojazdu.
Remont a ulepszenie – jak je rozróżnić?
Pojęcia „remontu” i „ulepszenia” są w praktyce często mylone, a konsekwencje podatkowe są zupełnie inne. Rozróżnienie to jest kluczowe:
- Ulepszenie – wydatek zwiększa wartość użytkową środka trwałego i przekracza 10 000 zł w danym roku podatkowym. Powoduje wzrost parametrów użytkowych, jakości, wydłużenie czasu eksploatacji lub zwiększenie wydajności.
- Remont – wydatek służy odtworzeniu pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego, nie zmieniając jego charakteru ani funkcji. Nie powoduje wzrostu wartości użytkowej w rozumieniu podatkowym.
Przykład 3:
Firma „Janex” z Wrocławia zleciła w 2024 r. wymianę dachu w swoim magazynie, ponieważ poprzedni uległ uszkodzeniu wskutek silnej wichury. Koszt remontu wyniósł 32 000 zł, ale celem tych prac było przywrócenie dachu do poprzedniego stanu użytkowego. Taki wydatek jest remontem – można go zaliczyć bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu.
Przykład 4:
Spółka „GlobeTech” z Torunia zmodernizowała linie produkcyjne przez zainstalowanie nowoczesnych, energooszczędnych układów sterowania. Koszt modernizacji jednej linii to 15 000 zł. Dzięki temu linia produkuje szybciej i taniej – tu mamy klasyczne ulepszenie, które powiększa wartość początkową środka trwałego.
Jak prawidłowo ująć ulepszenie w ewidencji środków trwałych?
- Każde ulepszenie środka trwałego należy odpowiednio udokumentować (faktury, protokoły odbioru prac).
- Po przekroczeniu progu 10 000 zł na dany środek trwały, należy powiększyć jego wartość początkową o sumę wydatków poniesionych na ulepszenie.
- Nową, powiększoną wartość początkową środka trwałego amortyzuje się według dotychczasowej stawki (lub innej, jeśli wynika to ze zmiany przepisów).
Ważne:
Jeśli ulepszenie było przeprowadzane stopniowo, należy zsumować wszystkie wydatki poniesione w danym roku podatkowym na jeden środek trwały. Jeśli łączna wartość przekroczy 10 000 zł, mamy obowiązek zastosować mechanizm zwiększenia wartości początkowej.
Co nie podlega mechanizmowi ulepszenia?
- Wydatki na remonty oraz bieżącą konserwację środków trwałych.
- Wydatki związane z wartościami niematerialnymi i prawnymi (WNiP) – np. zakup oprogramowania nie będzie „ulepszeniem” środka trwałego.
Podsumowanie – co powinien zapamiętać przedsiębiorca?
- Ulepszenie środka trwałego musi spełniać kryterium kwotowe (ponad 10 000 zł w roku podatkowym) i powodować wzrost wartości użytkowej.
- Ulepszenie wpływa na wartość początkową środka trwałego i podlega amortyzacji.
- Remont nie zwiększa wartości początkowej – jest kosztem uzyskania przychodu w dacie poniesienia wydatku.
- Każdy przypadek należy analizować indywidualnie, dokumentując zakres prac i ich wpływ na parametry środka trwałego.
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 13, art. 16g ust. 1 i 3–11, art. 16g ust. 2 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 609 ze zm.)
- art. 3 pkt 8 – ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 725 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ulepszenie środka trwałego rozliczenie
- różnica remont a ulepszenie środka trwałego
- ewidencja wydatków na ulepszenie 2025
Przydatne strony urzędowe
- https://www.gov.pl/web/finanse – Ministerstwo Finansów (informacje o podatkach)
- https://www.podatki.gov.pl/cit/ – Portal podatkowy CIT
- https://www.biznes.gov.pl/pl – Serwis dla przedsiębiorców