Wielu przedsiębiorców nie ma pewności, jak rozliczyć wydatki ponoszone na rozbudowę już istniejących składników majątku, które wcześniej nie były ujęte jako środki trwałe. Ten poradnik pomoże Ci ustalić, czy dokupione w 2025 r. kamery powinny zwiększyć wartość istniejącego systemu, stanowić nowy środek trwały, czy mogą być kosztem. Przedstawiam także, czy konieczna jest korekta decyzji sprzed kilku lat.
Jak rozliczyć zakup dodatkowych kamer w 2025 r.?
Załóżmy, że:
- Spółka Alfa Sp. z o.o. zajmuje się komercyjnym wynajmem budynków biurowych w Krakowie,
- W listopadzie 2019 r. spółka zakupiła system monitoringu (centrala + 3 kamery) za 6 500 zł – system był mobilny, nie zintegrowany z konstrukcją budynku,
- Zgodnie z polityką rachunkowości spółki, sprzęt o wartości poniżej 10 000 zł nie jest ujmowany jako środek trwały – więc system został w całości zaliczony w koszty operacyjne,
- W lutym 2025 r. spółka dokupiła 4 dodatkowe kamery kompatybilne z istniejącym systemem, za łączną kwotę 12 000 zł brutto.
📌 Pytanie brzmi: Jak zaksięgować ten wydatek – jako koszt, nowy środek trwały, czy ulepszenie czegoś, co nie było wcześniej środkiem trwałym?
Kluczowe zasady z ustawy o rachunkowości i KSR 11
Zgodnie z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wartość początkową środka trwałego zwiększają koszty jego ulepszenia, pod warunkiem, że po ich poniesieniu środek trwały zyskuje nową, wyższą wartość użytkową (np. dłuższy czas użytkowania, lepszą jakość, niższe koszty eksploatacji).
Z kolei pkt 4.28–4.32 KSR 11 pozwala na niestosowanie ewidencji środków trwałych dla składników o nieistotnej wartości – o ile takie uproszczenie wynika z przyjętej polityki rachunkowości.
Czy należy korygować decyzję z 2019 roku?
Nie. Skoro spółka już w 2019 r. zastosowała przyjętą politykę rachunkowości i uznała, że system monitoringu (6 500 zł) nie spełniał kryterium istotności, a więc został ujęty bezpośrednio w kosztach:
✅ nie ma obowiązku wstecznego zaklasyfikowania go jako środka trwałego,
✅ nie trzeba dokonywać żadnej korekty ewidencji ani sporządzać not księgowych wstecznych.
📌 Działanie było zgodne z przepisami i KSR 11 – nie ma podstaw do zmiany podejścia z perspektywy 2025 r.
Jak potraktować wydatek na nowe kamery w 2025 roku?
Choć rozbudowujemy istniejący system monitoringu, który nie był środkiem trwałym, to:
➡ Wydany w 2025 roku koszt 12 000 zł na nowe, funkcjonalne kamery spełnia definicję środka trwałego (używane powyżej 1 roku, przeznaczone do działalności operacyjnej, kompletne i zdatne do użytku).
➡ System jako całość zyskuje nową wartość użytkową – większy zasięg, większe bezpieczeństwo, lepsze zarządzanie monitoringiem.
📌 W praktyce oznacza to, że należy utworzyć nowy środek trwały w ewidencji – np. „system monitoringu (2025)” – i amortyzować go zgodnie z polityką rachunkowości.
Jak ustalić wartość początkową nowego środka trwałego?
W tej konkretnej sytuacji:
✔ Nie ma możliwości doliczenia kamer do wartości „poprzedniego” systemu – bo go formalnie nie ma w ewidencji,
✔ Nowe kamery powinny być uznane za odrębny środek trwały i ich wartość początkowa wynosi 12 000 zł,
✔ Odpisy amortyzacyjne powinny rozpocząć się od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia do używania (np. marzec 2025).
Co z klasyfikacją nieruchomości – inwestycyjna czy operacyjna?
Na marginesie należy zaznaczyć, że jeśli wynajem nieruchomości to główna działalność operacyjna spółki, to zgodnie z pkt 4.24 KSR 11, nieruchomość powinna być klasyfikowana jako środek trwały, a nie jako nieruchomość inwestycyjna.
📌 Wniosek praktyczny:
Jeżeli spółka stale wynajmuje budynek w celach zarobkowych, a najem jest jej podstawową działalnością – budynek należy ująć jako środek trwały, a nie inwestycję. To wpływa na sposób jego wyceny, amortyzacji i prezentacji w bilansie.
Podsumowanie
✔ Nie musisz korygować ujęcia kosztów z 2019 r.
✔ TAK – nowe kamery kupione w 2025 r. za 12 000 zł powinny być ujęte jako nowy środek trwały.
✔ TAK – amortyzacja tego środka powinna przebiegać zgodnie z zasadami polityki rachunkowości.
✔ Sprawdź, czy Twoja nieruchomość powinna być klasyfikowana jako środek trwały, a nie inwestycyjny składnik majątku – jeśli to Twój główny przedmiot działalności.
Podstawa prawna
- art. 31 ust. 1, art. 32 ust. 6 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
- Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”, w szczególności:
- pkt 4.24 (własna działalność operacyjna),
- pkt 4.28–4.32 (uproszczenia przy niskiej wartości),
- pkt 5.8 (zbiorcze środki trwałe).
Tematy porad zawartych w poradniku:
- ulepszenie środka trwałego 2025
- system monitoringu jako środek trwały
- księgowanie zakupów powyżej 10 000 zł
- klasyfikacja nieruchomości inwestycyjnych
- ewidencja środków trwałych w księgowości 2025