W praktyce prowadzenia firmy łatwo o pomyłki w zakresie ewidencji majątku – szczególnie, gdy firma dynamicznie się rozwija, a nowe składniki majątku trafiają do firmy bez odpowiedniej kontroli. Dobrze rozumieć, jakie konsekwencje podatkowe niesie „ujawnienie” środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (WNiP), które do tej pory nie były ujęte w ewidencji. W poniższym poradniku dowiesz się, na czym polega ujawnienie środka trwałego, jak je poprawnie przeprowadzić oraz w jaki sposób ustalić zasady amortyzacji takich składników. Omówimy także najczęstsze problemy i wyjaśnimy, jakie stanowisko prezentują organy podatkowe w przypadku korekt majątku.
Czym jest „ujawnienie” środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej?
Ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej polega na wpisaniu do ewidencji środka, który do tej pory nie był ujęty w księgach firmy. Najczęściej dotyczy to sytuacji, w których:
- Księgowość dowiaduje się o istnieniu i wykorzystywaniu w działalności gospodarczej danego składnika majątku, który wcześniej nie był ewidencjonowany,
- Dokonuje się korekty wcześniejszych błędów polegających np. na nieprawidłowej klasyfikacji podatkowej (np. środek trwały ujęty jako materiał, wydatek na bieżąco itp.).
Ważne: Wpis do ewidencji jest podstawą do rozpoczęcia amortyzacji – bez względu na to, jak długo faktycznie dany składnik był już wykorzystywany w firmie.
Kiedy można rozpocząć amortyzację ujawnionego środka trwałego?
Zgodnie z art. 16h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.):
„Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od ujawnionych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych nieobjętych dotychczas ewidencją, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym te środki lub wartości zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.”
Co to oznacza w praktyce?
- Jeśli przykładowo w lipcu 2025 r. ujawnisz środek trwały i wprowadzisz go do ewidencji, pierwszy odpis amortyzacyjny możesz zaliczyć od sierpnia 2025 r.
- Nie możesz dokonywać odpisów „wstecz”, nawet jeśli faktycznie wykorzystywałeś ten środek przez kilka lat przed ujawnieniem.
Czy zmieniają się zasady amortyzacji ujawnionych środków trwałych?
Podstawowe zasady amortyzacji pozostają niezmienne:
- Wartość początkowa – ustalasz zgodnie z przepisami art. 16g u.p.d.o.p. (czyli np. według ceny nabycia, kosztu wytworzenia, albo – w przypadku darowizny czy spadku – wartości rynkowej z dnia nabycia).
- Stawka amortyzacyjna – zgodnie z wykazem stawek zawartym w załączniku nr 1 do ustawy, z możliwością zastosowania stawki indywidualnej, jeśli to możliwe (art. 16j u.p.d.o.p.).
- Możliwość zastosowania podwyższonej lub obniżonej stawki – jeśli spełniasz warunki z art. 16i u.p.d.o.p., możesz je stosować również wobec ujawnionych środków trwałych (ważne, by odnosiły się do momentu „wprowadzenia do ewidencji”).
Przykłady praktyczne zastosowania przepisów dotyczących ujawnionych środków trwałych
Przykład 1 – ujawnienie środka trwałego „zapomnianego” w magazynie
Sytuacja:
Firma „GamaTech” z Poznania prowadzi działalność produkcyjną. W 2025 r. podczas inwentaryzacji ujawniono maszynę, która była wykorzystywana od dwóch lat, lecz nie została nigdy ujęta w ewidencji środków trwałych. Księgowa wprowadza maszynę do ewidencji w sierpniu 2025 r.
Konsekwencje podatkowe:
- Amortyzacja może rozpocząć się dopiero od września 2025 r.
- Wartość początkową ustala się na podstawie dokumentów zakupu lub – jeśli ich nie ma – według wartości rynkowej na dzień wprowadzenia do ewidencji.
Przykład 2 – korekta błędnej kwalifikacji środka trwałego
Sytuacja:
Spółka „InvestPlan” w Warszawie przez pomyłkę zakwalifikowała koszty modernizacji budynku jako osobny środek trwały, podczas gdy zgodnie z przepisami powinny one zwiększyć wartość początkową budynku. W 2026 r. audyt wewnętrzny ujawnia błąd. Spółka wprowadza wyodrębnione nakłady jako osobny środek trwały, koryguje wartość początkową budynku oraz wyodrębnionego składnika i dokonuje korekty odpisów amortyzacyjnych.
Stanowisko organów podatkowych:
W tego typu przypadkach (por. interpretacja Dyrektora KIS z 17.10.2022 r., 0111-KDIB2-1.4010.256.2022.1.BJ), jeśli nakłady były błędnie ujęte w wartości początkowej innego środka trwałego, nie mamy do czynienia z „ujawnieniem” w rozumieniu art. 16h ust. 1 pkt 4 u.p.d.o.p. W takiej sytuacji nie rozpoczynamy amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu ujawnienia, lecz korygujemy rozliczenia wstecz, tak aby efekt podatkowy nie zmienił się.
Czy można stosować degresywną metodę amortyzacji przy ujawnieniu?
To zagadnienie budzi kontrowersje. Zgodnie z art. 16k ust. 1 u.p.d.o.p., metodę degresywną można zastosować w pierwszym roku podatkowym używania środka trwałego. Pojawia się pytanie, czy chodzi tu o pierwszy rok faktycznego używania, czy pierwszy rok po wpisaniu do ewidencji.
W praktyce dominuje pogląd, że liczy się moment wprowadzenia do ewidencji, czyli po ujawnieniu możesz stosować metodę degresywną tylko wtedy, jeśli jest to pierwszy rok podatkowy używania jako środka trwałego w ewidencji (nie liczy się okres wcześniejszego, „nieformalnego” użytkowania).
Podsumowanie – na co zwrócić uwagę ujawniając środki trwałe?
- Odpisy amortyzacyjne możesz rozpocząć od miesiąca po ujawnieniu środka trwałego w ewidencji.
- Ustal wartość początkową zgodnie z przepisami – nie zawsze musisz mieć fakturę, wystarczy wycena rynkowa.
- Stosuj prawidłową stawkę amortyzacyjną – możesz ją indywidualizować, jeśli pozwala na to ustawa.
- Nie zawsze korekta w ewidencji jest „ujawnieniem” w rozumieniu ustawy – jeśli korekta dotyczy tylko formalnego przypisania składnika do właściwej pozycji, a odpisy były robione, to należy odpowiednio skorygować rozliczenia wstecz.
- Zwracaj uwagę na stanowiska organów podatkowych – często wykładnia opiera się na pragmatyzmie, by nie prowadzić do nieuzasadnionego zaniżenia lub zawyżenia podstawy opodatkowania.
Podstawa prawna
- art. 16h ust. 1 pkt 4, art. 16g, art. 16i ust. 4 i 5, art. 16j ust. 1, art. 16k ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2023 poz. 2805 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- ujawnienie środka trwałego amortyzacja
- błędna ewidencja środków trwałych CIT
- początek amortyzacji środków trwałych nieujętych w ewidencji
- wartość początkowa środków trwałych ujawnionych