Profesjonalny pełnomocnik – adwokat, radca prawny czy rzecznik patentowy – jest odpowiedzialny nie tylko za merytoryczną obronę interesów klienta, ale również za prawidłowe sporządzenie i złożenie pism procesowych. Tymczasem w praktyce sądowej regularnie pojawiają się powtarzalne błędy, które mogą prowadzić do zwrotu pisma, odrzucenia środka zaskarżenia, a nawet do przegrania sprawy. Ten poradnik ma na celu wskazanie najczęstszych uchybień, jakie pojawiają się w praktyce, oraz zaproponowanie konkretnych rozwiązań, które pozwolą ich skutecznie unikać.
✅ Błędy językowe – dlaczego mają znaczenie?
Choć błędy językowe rzadko powodują konsekwencje formalne, nie oznacza to, że można je bagatelizować. Literówki, błędy składniowe czy stylistyczne osłabiają czytelność pisma, a w skrajnych przypadkach czynią jego treść niezrozumiałą.
📌 Pamiętaj: Profesjonalny pełnomocnik jako uczestnik życia publicznego ma obowiązek dbać o poprawność języka – wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o języku polskim. Błędy obniżają ocenę rzetelności i staranności pełnomocnika, zwłaszcza gdy występują masowo.
Jak uniknąć błędów językowych?
- Nie pisz pism „na kolanie” – zawsze zostaw czas na autoredakcję.
- Korzystaj z narzędzi językowych (np. słowniki, korektory).
- Jeśli możesz, poproś współpracownika o przeczytanie tekstu.
⚖️ Błędy formalne i fiskalne – ryzyko zwrotu pisma
Nieprawidłowo sporządzone pisma procesowe mogą zostać zwrócone, a niektóre z nich nawet odrzucone bez możliwości poprawy. Do najczęstszych błędów należą:
- brak podpisu,
- brak pełnomocnictwa lub jego błędna forma (np. kserokopia bez poświadczenia),
- brak wymaganej liczby odpisów,
- brak dowodu uiszczenia opłaty (sądowej lub skarbowej).
📌 Przykład: Radca prawny z Krakowa wniósł pozew w imieniu klienta, ale nie dołączył dowodu opłaty od pełnomocnictwa. Sąd zwrócił pismo bez wezwania do uzupełnienia, a pełnomocnik musiał ponownie je złożyć – już po upływie terminu zabezpieczającego interes klienta.
📄 Nowe wymogi z art. 128¹ k.p.c. – kluczowe zmiany od 2023 r.
Od 1 lipca 2023 r. profesjonalni pełnomocnicy muszą w pismach wyraźnie wyodrębniać oświadczenia, twierdzenia oraz wnioski, w tym wnioski dowodowe.
Uwaga: Wnioski dowodowe zamieszczone tylko w uzasadnieniu pisma nie wywołują skutków prawnych (art. 128¹ zd. 2 k.p.c.).
📌 Przykład z orzecznictwa: Sąd Rejonowy w Bydgoszczy (sygn. II C 214/24) uznał, że wniosek o przesłuchanie świadka nie został skutecznie złożony, ponieważ znajdował się wyłącznie w uzasadnieniu sprzeciwu od nakazu zapłaty.
🔎 Jak poprawnie konstruować pisma?
- Stosuj numerowane listy lub pogrubienia dla twierdzeń i wniosków.
- Oddzielaj je wyraźnie od uzasadnienia.
✉️ Błędy w stosowaniu art. 132 § 1 k.p.c. – doręczenia między pełnomocnikami
Pełnomocnicy muszą doręczać sobie pisma nawzajem, a do sądu składać oświadczenie o takim doręczeniu. Brak takiego oświadczenia = zwrot pisma bez wezwania.
📌 Przykład: Adwokat z Gdańska złożył pismo procesowe z nowym żądaniem bez oświadczenia o doręczeniu. Pismo zostało zwrócone i nie mogło już być ponownie wniesione w terminie.
💡 Dobre praktyki:
- Zawsze dołącz potwierdzenie nadania pisma drugiej stronie.
- Upewnij się, że liczba załączonych odpisów odpowiada liczbie uczestników postępowania.
⛔ Nieuprawnione składanie pism – kiedy sąd je zwraca?
Na mocy art. 205³ k.p.c., przewodniczący decyduje o kolejności składania pism przygotowawczych. Złożenie pisma bez zarządzenia lub po terminie grozi jego zwrotem (art. 205³ § 5 k.p.c.).
📌 Częsty błąd: Składanie kolejnych pism z argumentacją, mimo że sąd nie dopuścił dalszej wymiany stanowisk.
⚠️ Rada: Jeśli nie masz pewności, czy możesz złożyć kolejne pismo, wystąp najpierw z wnioskiem o zgodę przewodniczącego.
🚫 Brak zastrzeżenia do protokołu – skutki art. 162 k.p.c.
Pełnomocnik, który nie zgłosi do protokołu zastrzeżenia wobec naruszenia przepisów postępowania, nie może później powoływać się na to naruszenie w apelacji lub zażaleniu (art. 162 § 2 k.p.c.).
📌 Przykład: Pełnomocnik z Lublina w apelacji zarzucił sądowi brak dopuszczenia dowodu, ale nie wniósł wcześniej zastrzeżenia – sąd odwoławczy pominął zarzut jako spóźniony.
🛡 Wyjątek: Przepis nie obowiązuje, gdy:
- chodzi o naruszenie przepisów, które sąd musi uwzględnić z urzędu,
- strona udowodni, że nie zgłosiła zastrzeżenia bez swojej winy (art. 162 § 3 k.p.c.).
🧭 Podsumowanie – jak uniknąć błędów?
✔ Sprawdzaj swoje pisma przed złożeniem – najlepiej w parach.
✔ Zachowuj rygor formalny – nie licz na to, że sąd coś „poprawi za Ciebie”.
✔ Zgłaszaj wnioski i twierdzenia wyraźnie – w wyodrębnionych częściach pisma.
✔ Pamiętaj o doręczeniach między pełnomocnikami i obowiązkowych oświadczeniach.
✔ Zawsze weryfikuj uprawnienia do składania pism – zwłaszcza w pismach przygotowawczych.
✔ Nie zapominaj o zastrzeżeniach do protokołu, jeśli chcesz coś zarzucić w apelacji.
Profesjonalizm pełnomocnika objawia się nie tylko w jakości argumentacji, ale również w bezbłędnym prowadzeniu sprawy proceduralnie. To właśnie forma decyduje często o tym, czy sąd w ogóle rozpatrzy merytoryczne racje strony.
📚 Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1 pkt 1, art. 3 ust. 2 – ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim (Dz.U. z 2024 r. poz. 1556)
- art. 128¹, art. 130¹a § 1, art. 130² § 1, art. 132 § 1, art. 162 § 1–3, art. 205³ § 1–5 – Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 1568 ze zm.)
- art. 410 § 1 – Kodeks postępowania cywilnego
🏷 Tematy porad zawartych w poradniku
- błędy pełnomocników cywilnych 2025
- pismo procesowe wzór i wymogi
- art. 128¹ k.p.c. jak stosować
- doręczenia między pełnomocnikami art. 132
- skarga kasacyjna najczęstsze błędy