Termin składania ofert i związanie ofertą to jedne z kluczowych elementów każdego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ich zrozumienie jest niezbędne, aby skutecznie konkurować o zamówienia, a jednocześnie unikać błędów formalnych, które mogą skutkować odrzuceniem oferty lub utratą wadium. W poradniku przedstawiamy, na co zwrócić uwagę, jak liczyć terminy i kiedy można wycofać ofertę bez konsekwencji.
📌 Termin składania ofert – zasady i ograniczenia
Zgodnie z art. 219 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (p.z.p.), oferta może być złożona wyłącznie do upływu terminu składania ofert. Oferty złożone po terminie nie są oceniane i podlegają odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 1 p.z.p.).
🧭 Kto ustala termin składania ofert?
Zamawiający – ale jego swoboda nie jest nieograniczona:
- Termin musi być realny, czyli dostosowany do stopnia skomplikowania zamówienia.
- Nie może być krótszy niż minimalne terminy ustawowe, jeżeli są przewidziane (np. brak minimalnego terminu w trybie negocjacji bez ogłoszenia).
📌 Wycofanie oferty przed terminem składania
Do momentu upływu terminu składania ofert, wykonawca może swobodnie wycofać swoją ofertę (art. 219 ust. 2 p.z.p.). Jeżeli wpłacił wadium, jest ono wówczas niezwłocznie zwracane (art. 98 ust. 2 pkt 1 p.z.p.).
⏳ Termin związania ofertą – co musisz wiedzieć?
Związanie ofertą to inaczej zobowiązanie wykonawcy do zawarcia umowy na warunkach przedstawionych w ofercie. Ustawa nie definiuje tego pojęcia, ale jego znaczenie ma fundamentalne znaczenie dla przebiegu postępowania.
🧾 Kto ustala termin związania ofertą?
W przeciwieństwie do przepisów Kodeksu cywilnego, w zamówieniach publicznych to zamawiający, a nie wykonawca, określa termin związania ofertą.
📉 Maksymalne dopuszczalne terminy związania ofertą:
| Wartość zamówienia | Maksymalny termin związania ofertą | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| < progi unijne | 30 dni | art. 307 ust. 1 p.z.p. |
| ≥ progi unijne | 90 dni | art. 220 ust. 1 pkt 1 p.z.p. |
| ≥ 20 mln euro (roboty) / ≥ 10 mln euro (dostawy/usługi) | 120 dni | art. 220 ust. 1 pkt 2 p.z.p. |
Zamawiający może wyznaczyć termin krótszy niż maksymalny, ale w praktyce raczej tego unika, aby nie skracać sobie czasu na wybór oferty.
🧠 Przykład praktyczny 1
🧑🔧 Firma Elektrosan z Bydgoszczy złożyła ofertę na dostawę sprzętu komputerowego w przetargu o wartości 1,5 mln zł (poniżej progu unijnego). Zamawiający wskazał 30-dniowy termin związania ofertą, który upływał 5 czerwca 2025 r.
Na dzień 6 czerwca 2025 r. nie dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty. W takim przypadku zamawiający może zwrócić się do wykonawcy z najwyżej ocenioną ofertą o wyrażenie pisemnej zgody na jej wybór mimo upływu terminu związania (art. 252 ust. 2 p.z.p.).
🔁 Przedłużenie terminu związania ofertą
Zamawiający ma możliwość jednokrotnego przedłużenia terminu związania ofertą:
- o 60 dni – jeśli wartość zamówienia przekracza progi unijne,
- o 30 dni – jeśli wartość zamówienia jest niższa od progów.
Nie może tego zrobić po upływie terminu związania – musi działać wcześniej. Co ważne, potrzebna jest zgoda wykonawców, ale to zamawiający inicjuje ten proces.
🧠 Przykład praktyczny 2
🏗️ Przedsiębiorstwo Budmar z Rzeszowa startuje w przetargu na rozbudowę sieci kanalizacyjnej o wartości 25 mln euro. Zamawiający ustalił termin związania ofertą na 120 dni.
Na 115. dzień postępowania nie było jeszcze decyzji. Zamawiający ma teraz ostatnią szansę, by poprosić o przedłużenie terminu – o kolejne 60 dni – i musi uzyskać na to zgodę Budmaru.
📋 Podsumowanie – co musisz zapamiętać?
✔ Termin składania ofert to granica nieprzekraczalna – po jej upływie oferta nie będzie oceniana.
✔ Do momentu upływu tego terminu możesz wycofać ofertę bez konsekwencji i odzyskać wadium.
✔ Termin związania ofertą to czas, w którym jesteś związany swoją ofertą – określa go zamawiający, ale w granicach ustawowych.
✔ Po upływie tego terminu oferta traci ważność, chyba że wyrazisz zgodę na jej wybór, jeśli zamawiający nie zdąży wcześniej zakończyć postępowania.
✔ Możliwe jest jednokrotne przedłużenie terminu związania ofertą – ale tylko przed jego upływem.
📚 Podstawa prawna:
- art. 219 ust. 1–2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 226 ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 98 ust. 2 pkt 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 307 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 220 ust. 1 pkt 1 i 2 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
- art. 252 ust. 2 i 3 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku:
- termin składania ofert PZP
- związanie ofertą zamówienia publiczne
- wycofanie oferty przetargowej
- przedłużenie związania ofertą
- konsekwencje upływu terminu oferty
🔗 Przydatne linki urzędowe:
- https://www.uzp.gov.pl – Urząd Zamówień Publicznych
- https://www.gov.pl/web/prezes-uzp – Biuletyn UZP