Wielu pracodawców, zwłaszcza w branży magazynowej, hurtowej czy produkcyjnej, zastanawia się nad wprowadzeniem tablicy obecności pracowników. Taka tablica ma na celu szybkie ustalenie, kto danego dnia jest obecny i w której strefie pracuje. Problem pojawia się jednak wtedy, gdy trzeba pogodzić wymogi organizacyjne z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
W tym poradniku wyjaśniam, czy tablica obecności jest zgodna z RODO, jakie dane można na niej umieszczać, a czego należy unikać, aby nie narazić się na zarzut naruszenia prywatności pracowników.
Dlaczego temat jest ważny?
Hurtownie i magazyny podlegają wielu rygorom prawnym i organizacyjnym – od BHP, przez inspekcję weterynaryjną, Sanepid, po systemy jakości takie jak ISO 9001 czy HACCP. W takich realiach konieczne jest szybkie ustalenie, którzy pracownicy są obecni i odpowiadają za poszczególne rejony.
Brak możliwości szybkiej weryfikacji kadry może prowadzić do chaosu organizacyjnego, ryzyka w razie kontroli urzędów, a nawet problemów z zapewnieniem bezpieczeństwa pracy.
Jednocześnie jednak każdy pracodawca musi pamiętać, że dane o pracownikach – nawet tak proste jak imię i nazwisko – podlegają ochronie wynikającej z RODO.
Czy tablica obecności jest dopuszczalna według RODO?
Tak ✅ – tablica obecności może być zgodna z RODO, ale pod pewnymi warunkami.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dane osobowe mogą być przetwarzane, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora (tu: pracodawcy), o ile nadrzędne nie są interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.
W praktyce oznacza to, że pracodawca może przetwarzać dane o obecności pracowników, jeśli wykaże, że:
- jest to konieczne do organizacji pracy i zapewnienia bezpieczeństwa,
- nie narusza nadmiernie prywatności pracowników.
Jakie zasady trzeba spełnić?
RODO w art. 5 wprowadza zasady przetwarzania danych osobowych. Tablica obecności powinna je respektować:
- Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO)
👉 Na tablicy powinny znaleźć się tylko niezbędne informacje: imię, nazwisko, stanowisko i status: „obecny/nieobecny”.
❌ Niedopuszczalne jest wskazywanie przyczyn absencji (np. choroba, urlop macierzyński). - Zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO)
👉 Tablica powinna prezentować wyłącznie dane aktualne (danego dnia).
❌ Niedopuszczalne jest przechowywanie archiwalnych list obecności w formie publicznie dostępnej. - Zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f RODO)
👉 Tablica nie powinna być ogólnodostępna dla osób z zewnątrz (np. klientów, kontrahentów).
✅ Najlepszym rozwiązaniem jest umieszczenie jej w części biurowej lub socjalnej, dostępnej tylko dla pracowników.
Test równowagi – kiedy trzeba go przeprowadzić?
Stosowanie art. 6 ust. 1 lit. f RODO wymaga przeprowadzenia tzw. testu równowagi. Polega on na analizie, czy interes pracodawcy (organizacja pracy, bezpieczeństwo, kontrola) jest ważniejszy niż interesy i prawa pracowników (np. prawo do prywatności).
W przypadku tablicy obecności test równowagi zazwyczaj wypadnie pozytywnie, ponieważ:
- dane ujawniane są minimalne,
- mają ścisłe powiązanie z wykonywaną pracą,
- są dostępne wyłącznie dla wąskiego kręgu osób (pracowników, kierownictwa).
Praktyczne przykłady
Przykład 1 – hurtownia spożywcza
W hurtowni spożywczej w Radomiu pracownicy są przypisani do poszczególnych stref magazynu. Kierownik wprowadza tablicę, na której wpisane są imiona, nazwiska i oznaczenie obecności. Tablica znajduje się przy wejściu do strefy pracowniczej, niedostępnej dla klientów.
✔ Zgodne z RODO – pracodawca ograniczył się do niezbędnych danych, a tablica nie jest dostępna dla osób z zewnątrz.
Przykład 2 – zakład z kontrolą weterynaryjną
W zakładzie mięsnym w Poznaniu wymagane jest, aby w każdej zmianie obecny był pracownik z odpowiednim certyfikatem weterynaryjnym. Tablica obecności wskazuje, kto jest na zmianie i kto posiada odpowiednie uprawnienia.
✔ Zgodne z RODO – dane są niezbędne do spełnienia wymogów prawa i zapewnienia ciągłości produkcji.
Przykład 3 – naruszenie zasad
W firmie logistycznej w Gdańsku tablica obecności zawiera imię, nazwisko, status oraz powód nieobecności (np. „urlop macierzyński”, „choroba”). Tablica wisi przy wejściu głównym, gdzie widzą ją również kurierzy i kontrahenci.
✖ Niezgodne z RODO – ujawniane są nadmiarowe dane, a dostęp mają osoby nieuprawnione.
Podsumowanie – o czym pamiętać?
- Tablica obecności może być zgodna z RODO, jeśli ograniczymy dane do minimum niezbędnego (imię, nazwisko, stanowisko, obecność).
- Niedopuszczalne jest wskazywanie przyczyn absencji.
- Tablica powinna być dostępna tylko dla pracowników i osób uprawnionych.
- Pracodawca powinien przeprowadzić test równowagi dla wykazania, że jego interes przeważa nad prawami pracowników.
- Dane muszą być aktualne i usuwane po zakończeniu dnia pracy.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. f, art. 5 ust. 1 lit. c, art. 5 ust. 1 lit. e, art. 5 ust. 1 lit. f – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- RODO a tablica obecności pracowników
- minimalizacja danych osobowych w pracy
- test równowagi RODO przykład
- dane pracowników a organizacja pracy