Właściwe ustalenie wartości początkowej środka trwałego to jeden z kluczowych obowiązków przedsiębiorcy rozliczającego się na zasadach ogólnych lub liniowo. Często jednak – zwłaszcza w przypadku rzeczy nabytych lub wytworzonych dawno temu, jeszcze przed rozpoczęciem działalności – nie dysponujesz fakturą czy innym dokumentem potwierdzającym koszt. Co wtedy? W poniższym poradniku dowiesz się, kiedy możesz legalnie ustalić wartość początkową środka trwałego w sposób szacunkowy, jak to zrobić krok po kroku i na co musisz szczególnie uważać, by uniknąć późniejszych problemów w razie kontroli skarbowej.
Kiedy możesz określić wartość początkową środka trwałego szacunkowo?
Zasadą jest, że wartość początkowa środka trwałego to koszt jego nabycia lub wytworzenia. W praktyce jednak nie zawsze możliwe jest ustalenie takiej wartości na podstawie dokumentów. Szczególne rozwiązania przewidziane są w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), która dopuszcza możliwość wyceny szacunkowej w określonych przypadkach.
Najważniejsze warunki:
- Możliwość szacowania dotyczy wyłącznie środków trwałych, a nie wartości niematerialnych i prawnych (WNiP).
- Przepis znajduje zastosowanie tylko wtedy, gdy rzeczywista cena nabycia jest niemożliwa do ustalenia – brak dokumentów, umowy itp.
- Dotyczy rzeczy nabytych przed założeniem ewidencji środków trwałych (EŚT) lub wykazu, o którym mowa w art. 22n ustawy o PIT.
- Szacowanie nie dotyczy sytuacji, gdy podatnik miał obowiązek prowadzenia EŚT, ale zaniechał tego obowiązku.
Przykład nr 1 – zakup prywatny sprzed lat
Pani Anna od wielu lat miała w swoim posiadaniu maszynę do szycia, którą kupiła jeszcze w czasach studenckich, nie prowadząc wtedy działalności gospodarczej. Po 10 latach postanowiła otworzyć jednoosobową działalność w zakresie usług krawieckich. Nie zachowała jednak żadnych dokumentów zakupu maszyny. Ponieważ maszyna została nabyta przed założeniem ewidencji środków trwałych, a jej cena nie jest możliwa do ustalenia, Pani Anna może oszacować wartość początkową tej maszyny, biorąc pod uwagę ceny rynkowe podobnych urządzeń z grudnia roku poprzedzającego rozpoczęcie działalności i uwzględniając stopień zużycia.
Przykład nr 2 – wytworzenie środka trwałego bez udokumentowanych kosztów
Pan Krzysztof kilka lat temu, jeszcze przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, samodzielnie wyremontował stary garaż na działce rekreacyjnej. Po założeniu działalności gospodarczej w 2024 roku postanowił wykorzystać ten garaż jako magazyn firmowy. Nie jest w stanie przedstawić rachunków za materiały ani usług remontowych. W takiej sytuacji – jeśli nie można ustalić kosztu wytworzenia garażu – wartość początkową powinien ustalić biegły powołany przez pana Krzysztofa, z uwzględnieniem cen rynkowych podobnych obiektów oraz ich stanu i stopnia zużycia.
Kiedy szacowanie wartości początkowej nie jest dopuszczalne?
Szacunkowa wycena nie jest alternatywą dla ewidencji czy dokumentów! Przepisy jasno wskazują, że:
- Nie możesz skorzystać z szacowania, jeśli byłeś zobowiązany do prowadzenia EŚT, ale zaniechałeś tego obowiązku.
- Brak dokumentów wynikający z naruszenia prawa (np. celowe ich zniszczenie) nie uprawnia do szacowania.
- Szacowanie nie obejmuje wartości niematerialnych i prawnych – tutaj zawsze trzeba mieć dowód zakupu.
Ważne: Kontrola organu podatkowego
Urząd skarbowy ma prawo zakwestionować wysokość ustalonej przez Ciebie wartości początkowej. Dlatego:
- Zawsze przygotuj szczegółowe uzasadnienie przyjętej wyceny.
- W razie wątpliwości – poproś rzeczoznawcę o sporządzenie opinii.
- Staraj się uzasadnić, że środek trwały był rzeczywiście wykorzystywany w sposób prywatny przed wprowadzeniem do działalności.
Jak prawidłowo dokonać wyceny szacunkowej?
Wycena samodzielna przez podatnika (zakup)
Gdy nie możesz ustalić ceny nabycia środka trwałego nabytego przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, dokonujesz wyceny samodzielnie, przyjmując:
- Ceny rynkowe środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rozpoczęcie działalności lub założenia EŚT,
- Stan i stopień zużycia danego środka trwałego na tamten moment.
Pamiętaj, aby całą dokumentację wyceny zachować w aktach firmy – może być potrzebna przy kontroli.
Przykład praktyczny
Pani Ewa wprowadziła do działalności komputer, który wcześniej służył jej do celów prywatnych. Sprawdziła ogłoszenia z grudnia poprzedniego roku dotyczące podobnych modeli komputerów (tego samego wieku i zużycia) i na tej podstawie określiła wartość początkową komputera na 1200 zł.
Wycena przez biegłego (wytworzenie środka trwałego)
Jeśli nie możesz ustalić kosztu wytworzenia środka trwałego, wycenę wykonuje powołany przez Ciebie specjalista (nie musi to być biegły sądowy, ale osoba z odpowiednimi kwalifikacjami).
- Biegły uwzględnia ceny rynkowe z grudnia poprzedniego roku, stan techniczny, lokalizację, stopień zużycia itp.
- Sporządzoną opinię i wycenę należy przechowywać jako dowód.
Uproszczona metoda dla spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego
W przypadku spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego używanego w działalności gospodarczej lub wynajmowanego, możesz przyjąć wartość początkową jako:
- iloczyn metrów kwadratowych powierzchni użytkowej oraz kwoty 988 zł (na każdy rok podatkowy),
- powierzchnię użytkową przyjmuje się tę, która jest przyjęta dla celów podatku od nieruchomości.
Uwaga: Metoda ta dotyczy wyłącznie spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego (nie obejmuje własności lokalu) oraz nie ma zastosowania do lokali mieszkalnych.
Przykład
Pan Marek jest posiadaczem spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego o powierzchni 35 m². Chce ustalić jego wartość początkową na potrzeby amortyzacji. Wartość wyniesie:
35 m² x 988 zł = 34 580 zł.
Czy wydatki na ulepszenie zwiększają szacunkową wartość początkową?
Jeżeli wartość początkowa została ustalona w sposób uproszczony (na podstawie iloczynu m² i kwoty 988 zł), nie zwiększasz jej o wydatki na ulepszenie, nawet jeśli przekraczają one 3500 zł – tak wynika z orzecznictwa Naczelnego Sądu Administracyjnego.
Kluczowe wskazówki i podsumowanie
- Dokładnie udokumentuj wycenę szacunkową – sporządź notatkę z porównaniem cen, najlepiej z linkami lub wydrukami ofert.
- W przypadku wytworzenia środka trwałego powołaj rzeczoznawcę – samodzielna wycena nie wystarczy.
- Zawsze zachowaj dowody na prywatny charakter rzeczy przed wprowadzeniem do firmy – pozwoli to uniknąć zarzutu obejścia przepisów.
- Pamiętaj, że przepisy CIT nie przewidują analogicznej możliwości szacowania wartości początkowej – w przypadku podatników CIT zawsze ustalasz wartość początkową na podstawie rzeczywistych kosztów.
Podstawa prawna
- art. 22g ust. 1, 4, 8, 9, 10, 17, art. 22n, art. 22c – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- szacunkowa wartość początkowa środków trwałych
- wycena środka trwałego bez dokumentów
- amortyzacja spółdzielczego prawa do lokalu użytkowego
- zasady ustalania wartości początkowej PIT 2025