Każdy przedsiębiorca, który kiedykolwiek miał do czynienia z kontrolą podatkową, wie, jak ważne jest prawidłowe sporządzenie protokołu z kontroli. W praktyce jednak, nawet najlepiej przygotowany dokument może zawierać oczywiste błędy – np. rachunkowe, pisarskie lub inne omyłki techniczne. Właśnie dlatego warto wiedzieć, że istnieje możliwość ich poprawienia, czyli tzw. sprostowania protokołu kontroli. Poznaj zasady, na jakich można domagać się sprostowania protokołu oraz kiedy i jak organ podatkowy powinien to zrobić.
Dlaczego sprostowanie protokołu kontroli jest istotne dla przedsiębiorcy?
Poprawny protokół z kontroli podatkowej ma kluczowe znaczenie – to na jego podstawie urząd skarbowy może podejmować kolejne kroki, np. wszcząć postępowanie podatkowe czy wymierzyć sankcje. Omyłki mogą doprowadzić do błędnych wniosków urzędników lub problemów w dalszych procedurach. Dlatego przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak zareagować na oczywiste błędy w protokole i jak domagać się ich poprawienia.
Sprostowanie protokołu kontroli – podstawy prawne
Zgodnie z art. 292 Ordynacji podatkowej, w sprawach nieuregulowanych w przepisach dotyczących kontroli podatkowej (art. 281–291 o.p.), stosuje się odpowiednio przepisy działu IV tej ustawy. Przepisy te umożliwiają prostowanie błędów w dokumentach urzędowych – także w protokole kontroli.
Najważniejsze przepisy w tym zakresie:
- Art. 215 Ordynacji podatkowej: pozwala organowi podatkowemu – z urzędu lub na wniosek strony – prostować w drodze postanowienia błędy rachunkowe i inne oczywiste omyłki w wydanych decyzjach i postanowieniach.
- Art. 292 Ordynacji podatkowej: wskazuje, że w sprawach nieuregulowanych w przepisach o kontroli stosuje się odpowiednio inne przepisy tej ustawy.
- Art. 216 Ordynacji podatkowej: pozwala wydawać postanowienia w toku postępowania, dotyczące kwestii, które pojawiają się w trakcie kontroli, ale nie rozstrzygają o istocie sprawy.
Co to oznacza w praktyce?
Oznacza to, że możliwe jest sprostowanie protokołu kontroli podatkowej, jeśli zawiera on oczywiste błędy (np. literówki, błędy rachunkowe, oczywiste nieścisłości). Takie sprostowanie następuje w drodze postanowienia organu podatkowego.
Jakie błędy można sprostować w protokole kontroli?
Sprostowaniu podlegają wyłącznie oczywiste błędy – takie, których charakter nie budzi wątpliwości (np. oczywista pomyłka w dacie, błędny numer faktury, pomyłka rachunkowa, błędne przepisanie kwoty). Nie można natomiast w ten sposób dokonywać zmian merytorycznych, które wpływałyby na ustalenia kontroli.
Przykład 1
W protokole kontroli dotyczącej firmy budowlanej „Domex” z Warszawy z dnia 15 maja 2024 r. pojawiła się pomyłka rachunkowa – suma kwot netto faktur za marzec została wpisana jako 123 400 zł, podczas gdy faktyczna suma wynosiła 132 400 zł. Przedsiębiorca zauważył błąd i złożył wniosek o sprostowanie oczywistej omyłki rachunkowej. Urząd skarbowy wydał postanowienie o sprostowaniu protokołu, wskazując prawidłową kwotę.
Przykład 2
W protokole z kontroli podatkowej firmy informatycznej „SoftMax” z Katowic, przeprowadzonej w kwietniu 2025 r., urzędnik wpisał błędną datę wykonania usługi: 10.03.2025 r. zamiast 10.04.2025 r. Przedsiębiorca zgłosił oczywistą omyłkę, po czym organ podatkowy, na podstawie art. 215 o.p., wydał postanowienie o sprostowaniu protokołu.
Jak wygląda procedura sprostowania protokołu kontroli?
1. Wniosek o sprostowanie
Sprostowania może dokonać organ podatkowy z urzędu (samodzielnie) lub na wniosek strony (np. przedsiębiorcy). Wniosek należy złożyć do organu, który sporządził protokół.
2. Postanowienie organu
Sprostowanie następuje w drodze postanowienia, które jest indywidualnym aktem administracyjnym. Postanowienie to nie rozstrzyga o istocie sprawy i nie kreuje praw ani obowiązków, jest jedynie czynnością techniczną eliminującą oczywistą omyłkę (por. wyrok WSA w Warszawie z 19.03.2004 r., III SA 2616/02).
3. Zakres sprostowania
Sprostowanie może dotyczyć wyłącznie oczywistych omyłek – nie można w ten sposób zmieniać merytorycznej treści protokołu czy kwestionować ustaleń kontrolnych.
4. Etap postępowania
Możliwe jest sprostowanie protokołu również w toku postępowania odwoławczego – ale wyłącznie przez organ I instancji, który sporządził protokół (por. wyrok WSA w Łodzi z 10.04.2006 r., I SA/Łd 778/05).
Co nie podlega sprostowaniu?
Nie każda nieścisłość lub pomyłka w protokole może być sprostowana w trybie art. 215 o.p.
Nie podlegają sprostowaniu m.in.:
- ustalenia faktyczne kontroli,
- wnioski kontrolujących,
- zmiany, które mają wpływ na wynik sprawy.
Przykład
W protokole kontroli przedsiębiorcy „TechSolutions” z Poznania wskazano, że faktura nr 120/2025 dokumentuje usługę transportową, podczas gdy w rzeczywistości była to usługa magazynowania. Przedsiębiorca próbował żądać sprostowania tej treści, jednak organ odmówił, uznając, że nie jest to oczywista omyłka, a kwestia wymagająca odrębnego rozstrzygnięcia w toku postępowania podatkowego.
Brak podpisu w protokole a możliwość sprostowania
Częstym problemem jest brak podpisu jednej z osób uczestniczących w czynnościach kontrolnych. Zgodnie z orzecznictwem (wyrok WSA w Warszawie z 3.12.2010 r., III SA/Wa 173/10), brak podpisu drugiego kontrolującego nie jest przesłanką do przyjęcia, że doszło do naruszenia przepisów art. 290 § 2 o.p. Sprostowanie protokołu nie może polegać na uzupełnieniu podpisów osób, które nie brały udziału w sporządzeniu dokumentu.
Podsumowanie – najważniejsze wnioski i wskazówki
- Sprostowanie protokołu kontroli podatkowej jest możliwe w zakresie oczywistych omyłek, takich jak błędy rachunkowe, literówki czy inne drobne nieścisłości techniczne.
- Procedura sprostowania odbywa się na wniosek strony lub z urzędu, zawsze w drodze postanowienia organu, który sporządził protokół.
- Nie można prostować w ten sposób ustaleń merytorycznych czy wniosków z kontroli – służy do tego postępowanie podatkowe.
- Brak podpisu nie jest przesłanką do sprostowania w trybie art. 215 o.p.
- W przypadku wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem.
Podstawa prawna
- art. 215, art. 216, art. 219, art. 290 § 2, art. 292 – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- sprostowanie protokołu kontroli podatkowej
- błędy rachunkowe w protokole kontroli
- procedura sprostowania protokołu podatkowego
- oczywiste omyłki w dokumentach urzędowych