Wszczęcie postępowania podatkowego to moment, od którego przedsiębiorca staje się formalnie stroną w sprawie prowadzonej przez organ podatkowy. Ma to istotne skutki zarówno dla przebiegu samego postępowania, jak i dla praw oraz obowiązków podatnika. W praktyce wszczęcie postępowania wpływa na właściwość organu, obowiązki informacyjne urzędu, sposób liczenia odsetek za zwłokę, a także na postępowania dotyczące spadkobierców czy zapisobierców.
Wszczęcie postępowania a właściwość organu podatkowego
Od dnia wszczęcia postępowania podatkowego ustala się, który organ będzie właściwy do prowadzenia sprawy. Zgodnie z art. 18b § 1 Ordynacji podatkowej, „organy podatkowe właściwe w dniu wszczęcia postępowania podatkowego do określenia lub ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego pozostają właściwe we wszystkich sprawach związanych z tym zobowiązaniem podatkowym, nawet jeśli w toku postępowania nastąpi zdarzenie powodujące zmianę właściwości”.
Oznacza to, że nawet jeśli w trakcie postępowania zmieni się np. miejsce siedziby przedsiębiorcy, właściwy organ nie ulegnie zmianie.
📌 Przykład:
Firma „Tech-Pol” z Poznania została objęta postępowaniem w sprawie podatku VAT. W trakcie postępowania przedsiębiorca przeniósł siedzibę do Wrocławia. Pomimo zmiany adresu, właściwy do prowadzenia sprawy pozostaje urząd w Poznaniu, ponieważ to on był właściwy w dniu wszczęcia postępowania.
Obowiązek osobistego stawiennictwa przed organem
Zgodnie z art. 156 § 1 Ordynacji podatkowej, organ podatkowy może wezwać stronę lub inne osoby do osobistego stawienia się przed nim. Jednak podatnik ma obowiązek osobistego stawienia się tylko na obszarze województwa, w którym mieszka lub przebywa.
Jeśli organ wszczyna postępowanie z urzędu, musi pouczyć stronę o prawie do zgłoszenia zastrzeżenia, że nie chce stawiać się przed organem mającym siedzibę poza swoim województwem.
⚠️ Wskazówka:
Jeżeli przedsiębiorca otrzyma wezwanie z urzędu w innym województwie, warto sprawdzić, czy zostało ono wystosowane prawidłowo i czy organ dopełnił obowiązku poinformowania o przysługujących prawach.
Obowiązki informacyjne wynikające z RODO
Po wszczęciu postępowania organ podatkowy staje się administratorem danych osobowych podatnika. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia 2016/679 (RODO), organ ma obowiązek przekazać stronie tzw. pierwotną informację o przetwarzaniu danych osobowych.
Organ podatkowy musi przekazać m.in.:
- dane kontaktowe administratora i inspektora ochrony danych,
- cele i podstawę prawną przetwarzania,
- okres przechowywania danych (lub kryteria jego ustalania),
- informację o prawach przysługujących stronie (np. dostępu do danych).
Informacje te powinny zostać przekazane przy pierwszej czynności skierowanej do strony – np. w zawiadomieniu o wszczęciu postępowania – o ile nie były wcześniej przekazane i nie uległy zmianie.
Obowiązki informacyjne wobec spadkobierców i zapisobierców
W przypadku śmierci strony postępowania, jej prawa i obowiązki mogą przejść na spadkobierców. Na podstawie art. 102 § 2 Ordynacji podatkowej spadkobiercy wstępują w miejsce zmarłego podatnika w sprawach dotyczących jego zobowiązań podatkowych, w tym także związanych z działalnością gospodarczą.
Z kolei art. 103 § 1 pkt 5–6 Ordynacji podatkowej nakłada na organ obowiązek zawiadomienia spadkobierców o:
- złożonych przez spadkodawcę wnioskach o wszczęcie postępowania,
- postępowaniach wszczętych z urzędu wobec spadkodawcy.
Przepisy te stosuje się odpowiednio także do zapisobierców, którzy otrzymali należny im zapis.
📄 Przykład:
Po śmierci pana Adama Nowaka, prowadzącego firmę „AN Consulting”, urząd skarbowy wszczął postępowanie dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za rok 2024. Organ ma obowiązek poinformować jego córkę, Joannę, jako spadkobierczynię, o wszczęciu postępowania i przysługujących jej prawach w toku sprawy.
Wpływ wszczęcia postępowania na naliczanie odsetek
Zgodnie z art. 54 § 1 pkt 7 Ordynacji podatkowej, odsetek za zwłokę nie oblicza się za okres od dnia wszczęcia postępowania podatkowego do dnia doręczenia decyzji organu pierwszej instancji, jeżeli decyzja nie została doręczona w ciągu trzech miesięcy od wszczęcia postępowania.
Ta zasada ma podwójny charakter:
- dyscyplinujący – motywuje organ do sprawnego działania,
- ochronny – chroni podatnika przed skutkami przewlekłego postępowania.
⚠️ Wyjątki:
Nie stosuje się tego przepisu, gdy:
- do opóźnienia przyczynił się sam podatnik lub jego pełnomocnik,
- opóźnienie wynikało z przyczyn niezależnych od organu (np. oczekiwania na dokumenty z innego urzędu).
Sądy administracyjne wskazują, że ocena przyczyn przedłużenia postępowania wymaga szczegółowej analizy wszystkich czynności podejmowanych przez organ – m.in. terminowości, niezbędnego nakładu pracy i złożoności sprawy.
Związek między postępowaniem podatkowym a postępowaniem w sprawie nadpłaty
Jeżeli organ wszczyna z urzędu postępowanie w sprawie, w której podatnik wcześniej złożył wniosek o stwierdzenie nadpłaty, wniosek ten będzie rozpatrzony w ramach wszczętego postępowania (art. 165 § 1 Ordynacji podatkowej w zw. z zasadą jedności postępowania).
Nie ma przeszkód, aby w trakcie postępowania o stwierdzenie nadpłaty organ wszczął odrębne postępowanie w sprawie określenia wysokości zobowiązania podatkowego.
Natomiast ustawodawca zakazuje wszczęcia nowego postępowania o stwierdzenie nadpłaty, jeśli już toczy się postępowanie podatkowe, kontrola podatkowa lub kontrola celno-skarbowa w zakresie tych samych zobowiązań.
Podstawa prawna
- art. 18b § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 156 § 1 – Ordynacja podatkowa
- art. 102 § 2 – Ordynacja podatkowa
- art. 103 § 1 pkt 5–6 – Ordynacja podatkowa
- art. 54 § 1 pkt 7 – Ordynacja podatkowa
- art. 13 ust. 1 i 2 – rozporządzenie 2016/679 (RODO)
Tematy zawarte w poradniku
- wszczęcie postępowania podatkowego skutki prawne,
- obowiązki organu podatkowego wobec strony i spadkobierców,
- naliczanie odsetek w postępowaniu podatkowym,
- RODO w postępowaniu podatkowym,