Złożenie skutecznego odwołania od decyzji podatkowej wymaga nie tylko poprawnego sformułowania zarzutów czy precyzyjnego określenia żądania. Jednym z najważniejszych elementów każdego odwołania jest właściwe wskazanie dowodów, które uzasadniają Twoje stanowisko. To właśnie na tej podstawie organ podatkowy oraz sąd administracyjny będą mogli rzetelnie rozpatrzyć Twoją sprawę i ocenić, czy decyzja była słuszna.
Odwołanie bez jasnego powołania dowodów zwykle nie przynosi oczekiwanego rezultatu. Warto wiedzieć, jak prawidłowo powoływać dowody i jak je opisywać, by faktycznie przekonać organ do zmiany decyzji.
Znaczenie dowodów w odwołaniu od decyzji podatkowej
Podstawą każdego skutecznego odwołania jest materiał dowodowy. Pamiętaj, że dowody w odwołaniu to nie tylko dokumenty, ale również np. zeznania świadków, opinie biegłych czy inne materiały mogące potwierdzić Twoją wersję wydarzeń. Wskazanie dowodów jest nie tylko Twoim prawem, ale i obowiązkiem – wynika to wprost z przepisów Ordynacji podatkowej.
Jak wynika z art. 222 Ordynacji podatkowej:
„Odwołanie od decyzji organu podatkowego powinno zawierać zarzuty przeciw decyzji, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem odwołania oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.”
(art. 222 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa)
Co to oznacza w praktyce? Składając odwołanie, nie wystarczy napisać, że nie zgadzasz się z decyzją – musisz podać konkretne dowody, które będą ją podważać.
Jakie dowody możesz wskazać w odwołaniu?
W odwołaniu możesz wskazać dowody wszelkiego rodzaju, o ile mają one związek z Twoją sprawą i potwierdzają Twoje stanowisko. Najczęściej spotykane dowody to:
- dokumenty (umowy, faktury, zaświadczenia, potwierdzenia przelewów),
- korespondencja z kontrahentami,
- opinie biegłych,
- zeznania świadków (np. pracowników, kontrahentów),
- raporty finansowe,
- zdjęcia, nagrania.
W praktyce im bardziej precyzyjnie opiszesz dowód i wskażesz, na czym polega jego znaczenie w sprawie, tym lepiej. Wskazanie samych dokumentów bez wyjaśnienia, czego one dotyczą, może być niewystarczające. Dobrą praktyką jest również dołączenie kopii dowodów do odwołania.
Kto powinien zgłaszać dowody? Czy urząd musi szukać ich za Ciebie?
Bardzo ważna zasada, o której często zapominają podatnicy: to Ty masz największą wiedzę o faktach dotyczących Twojej sprawy i to Ty najlepiej wiesz, jakie dowody mogą potwierdzić Twoje racje. Jak podkreśla Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 kwietnia 2023 r. (II FSK 2464/20):
„…strona składająca odwołanie powinna wskazać dowody na jego poparcie.”
Oznacza to, że urząd nie musi na własną rękę szukać za Ciebie dowodów. Oczywiście, organ podatkowy powinien brać pod uwagę zarówno dowody przez siebie zgromadzone, jak i te zgłoszone przez stronę – jednak to na Tobie ciąży obowiązek ich wskazania. Potwierdzają to też inne przepisy Ordynacji podatkowej (art. 122, art. 187 § 1), które zobowiązują organ do wyjaśnienia wszystkich okoliczności sprawy, ale nie zdejmują z Ciebie obowiązku powoływania konkretnych dowodów.
Praktyczne przykłady – jak formułować dowody w odwołaniu
Aby lepiej zrozumieć, jak skutecznie powoływać dowody, przeanalizujmy dwa przykłady – oba dotyczą różnych sytuacji podatkowych, ale zasady wskazywania dowodów są bardzo podobne.
Przykład 1: Odwołanie od decyzji dotyczącej VAT
Pani Anna Nowak prowadzi sklep internetowy z elektroniką. Otrzymała decyzję naczelnika urzędu skarbowego, który zakwestionował prawo do odliczenia VAT od faktury za zakup sprzętu komputerowego. Urząd uznał, że nie udowodniła, iż towar został faktycznie dostarczony.
W swoim odwołaniu pani Anna powołała następujące dowody:
- kopie faktur zakupu sprzętu,
- potwierdzenia przelewów na rzecz dostawcy,
- protokoły odbioru sprzętu podpisane przez jej pracownika,
- zdjęcia sprzętu z datą i lokalizacją,
- e-mail z potwierdzeniem dostawy od firmy kurierskiej.
Każdy z tych dowodów został szczegółowo opisany, a w uzasadnieniu wskazano, które fakty potwierdza dany dokument (np. „faktura nr 12/2024 z dnia 15.02.2024 r. potwierdza, że zakup dotyczył sprzętu komputerowego wskazanego w decyzji organu podatkowego”).
Przykład 2: Odwołanie w sprawie podatku dochodowego od osób fizycznych
Pan Tomasz Zieliński, właściciel firmy usługowej, otrzymał decyzję, w której urząd skarbowy zakwestionował zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Według urzędu wydatki były nieudokumentowane.
W odwołaniu pan Tomasz wskazał:
- kopie umów z kontrahentami,
- faktury dokumentujące zakup usług,
- potwierdzenia przelewów bankowych,
- zeznania dwóch pracowników, którzy potwierdzili wykonanie usług przez kontrahenta,
- korespondencję mailową dotyczącą zakresu i terminu prac.
W uzasadnieniu pan Tomasz szczegółowo opisał, które dowody potwierdzają konkretne elementy stanu faktycznego (np. „korespondencja e-mail z dnia 5.03.2024 r. dokumentuje zakres prac wykonanych przez firmę XY”).
Jak powinno wyglądać wskazanie dowodów w praktyce? Wskazówki
- Wskazuj dowody konkretnie – nie pisz ogólników, lecz precyzyjnie wymień każdy dowód i określ, jakie fakty on potwierdza.
- Dołącz kopie dowodów do odwołania, a oryginały miej przygotowane do okazania na żądanie organu.
- Opisuj dowody – kilka zdań wyjaśnienia, dlaczego dany dokument jest istotny, zwiększa szanse na pozytywne rozpatrzenie sprawy.
- Powołuj także świadków, jeśli ich zeznania mogą być kluczowe.
- Nie ograniczaj się tylko do dokumentów – możesz wskazać również inne środki dowodowe, np. zdjęcia, nagrania, raporty.
Podsumowanie – Twoje obowiązki i prawa w zakresie dowodów
Pamiętaj, że to Ty odpowiadasz za przedstawienie dowodów, które potwierdzają Twoje racje. Im lepiej je opiszesz i uzasadnisz, tym większa szansa na zmianę niekorzystnej decyzji. Organ podatkowy nie ma obowiązku samodzielnie poszukiwać dowodów na Twoją korzyść – jego rola polega na wszechstronnym rozpatrzeniu materiału dowodowego, ale to Ty wskazujesz, które fakty mają kluczowe znaczenie.
Podstawa prawna
- art. 222, art. 122, art. 187 § 1, art. 188 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa
Tematy porad zawartych w poradniku
- jak powołać dowody w odwołaniu podatkowym
- skuteczne odwołanie od decyzji urzędu skarbowego 2025
- materiały dowodowe w postępowaniu podatkowym
- obowiązki strony w postępowaniu podatkowym