Skrzynka doręczeń to podstawowe narzędzie w systemie e-Doręczeń, które umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie korespondencji elektronicznej. Funkcjonuje ona zarówno w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), jak i w ramach publicznej usługi hybrydowej.
Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest skrzynka doręczeń, jak wygląda jej obsługa w praktyce, kto ma do niej dostęp i jakie są najważniejsze zasady zarządzania tym narzędziem.
Czym jest skrzynka doręczeń?
Zgodnie z definicją ustawową zawartą w art. 2 pkt 9 – ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.), skrzynka doręczeń jest narzędziem przypisanym wyłącznie do usług świadczonych przez operatora wyznaczonego. Podobne rozwiązania mogą oferować także dostawcy usług zaufania w ramach kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Skrzynka doręczeń musi spełniać standardy określone w art. 26a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (u.z.i.e.). Standard ten został opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministra Cyfryzacji 7 stycznia 2021 r. i obejmuje m.in.:
- wymagania techniczne dotyczące przekazywania dokumentów,
- zasady identyfikacji nadawcy i adresata,
- strukturę dowodów wysłania i odbioru,
- sposób wystawiania i utrwalania tych dowodów,
- zakres danych dotyczących komunikacji między adresami,
- zasady funkcjonowania skrzynki doręczeń.
Standard opracowano z myślą o interoperacyjności i bezpieczeństwie, a także o możliwości wymiany danych transgranicznych w ramach Unii Europejskiej.
Jak aktywować i zarządzać skrzynką doręczeń?
Dostęp do skrzynki doręczeń uzyskuje się po aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych. Zarządzanie skrzynką obejmuje m.in.:
- wysyłanie i odbieranie korespondencji,
- porządkowanie wiadomości i ustalanie automatycznych reguł ich przekazywania,
- konfigurowanie ustawień skrzynki,
- wskazywanie osób uprawnionych do obsługi skrzynki.
👉 Uprawnienia do aktywacji i zarządzania skrzynką doręczeń mają:
- administrator skrzynki doręczeń (dla podmiotów publicznych i niepublicznych niebędących osobami fizycznymi),
- w przypadku osób fizycznych – właściciel skrzynki, a także wyznaczony administrator, jeśli został ustanowiony.
Dodatkowo, zgodnie z art. 20 i 22 u.d.e., prawo dostępu do skrzynki mają również:
- osoby i podmioty posiadające tytuł prawny do zasobów skrzynki (np. na podstawie orzeczenia sądowego lub aktu administracyjnego),
- zarządca sukcesyjny przedsiębiorstwa, jeśli korzystało ono wcześniej z PURDE,
- określone podmioty przez okres jednego roku po wykreśleniu adresu z bazy adresów elektronicznych.
Jak zalogować się do skrzynki doręczeń?
Aby uzyskać dostęp do aktywowanej skrzynki, należy wejść na stronę gov.pl/e-doreczenia i zalogować się przy użyciu:
- profilu zaufanego,
- e-dowodu,
- bankowości elektronicznej,
- aplikacji mObywatel.
W zakładce Twoje skrzynki użytkownik widzi wszystkie dostępne skrzynki:
- osobistą,
- służbową (związaną np. z działalnością gospodarczą),
- udostępnione przez inne podmioty.
Na tym poziomie możliwa jest również obsługa dotychczasowej skrzynki ePUAP, która została zintegrowana z nowym systemem e-Doręczeń.
Jak wygląda obsługa skrzynki?
W widoku skrzynki dostępne są foldery:
- Odebrane,
- Wysłane,
- Robocze,
- Usunięte,
- Wątki.
Pierwszą wiadomością, którą użytkownik otrzymuje, jest powiadomienie o aktywacji skrzynki. Każdą wiadomość można pobrać, wydrukować, usunąć lub pobrać tzw. dowody techniczne (dowód nadania i odbioru).
Wysyłanie wiadomości
Aby wysłać wiadomość:
- wybierz opcję Napisz wiadomość,
- wskaż adresata (wpisując jego adres w formacie AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ lub korzystając z wyszukiwarki po NIP, REGON, KRS, nazwie czy adresie siedziby),
- wpisz temat i treść wiadomości,
- dodaj załączniki (do 15 MB),
- kliknij Wyślij.
Zarządzanie ustawieniami i uprawnieniami
W folderze Ustawienia skrzynki można m.in.:
- zmienić adres e-mail do powiadomień,
- określić rodzaj powiadomień, które mają być przesyłane.
Zakładka Uprawnienia pozwala na:
- dodawanie nowych użytkowników,
- przypisywanie im ról i zakresu uprawnień,
- tworzenie i organizowanie folderów.
Role użytkowników
Predefiniowane role to:
- uprawniony – pełny dostęp (czytanie i zarządzanie wiadomościami),
- obserwator – dostęp tylko do odczytu.
Możliwe jest także tworzenie nowych ról i przypisywanie im indywidualnych uprawnień, np. do określonych folderów związanych z różnymi typami spraw.
📌 Przykład praktyczny:
Firma budowlana „Bud-Projekt” Sp. z o.o. posiada skrzynkę doręczeń obsługiwaną przez administratora. Właściciel postanowił dodać do systemu dwóch pracowników: główną księgową i radcę prawnego. Księgowej przypisał pełne uprawnienia do folderu „Sprawy podatkowe”, natomiast radcy prawnemu – uprawnienia tylko do odczytu w folderze „Postępowania sądowe”. Dzięki temu firma może skutecznie dzielić kompetencje i ograniczać dostęp do wrażliwych danych.
Usługi dodatkowe w skrzynce doręczeń
Skrzynka doręczeń powiązana z PURDE oferuje także panel usług dodatkowych, w ramach którego można:
- skorzystać z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
- sprawdzić autentyczność otrzymanego dowodu doręczenia,
- pobrać utracony dowód,
- złożyć reklamację dotyczącą świadczenia usługi przez operatora wyznaczonego.
Warto pamiętać, że kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego działa jako odrębna usługa – pozwala na odpłatne wysyłanie korespondencji między podmiotami niepublicznymi.
Integracja z systemami kancelaryjnymi
W przypadku dużych organizacji, takich jak urzędy czy spółki z rozbudowaną strukturą, pojawia się wyzwanie związane z obsługą dużej liczby wiadomości.
Aby ułatwić zarządzanie korespondencją, przewidziano możliwość integracji skrzynki doręczeń z systemami kancelaryjnymi, np. EZD.
Dostępne są dwa tryby pracy:
- graficzny interfejs użytkownika (GUI) – do standardowej obsługi skrzynki,
- interfejs integracyjny (EZD API) – umożliwiający automatyzację i dostosowanie do systemów wewnętrznych.
Ponadto przygotowano środowisko testowe, które pozwala organizacjom na przeprowadzanie próbnych wdrożeń i szkolenie pracowników.
Aktualizacja danych i zarządzanie adresem do doręczeń
Z poziomu skrzynki doręczeń można także złożyć wniosek dotyczący:
- aktualizacji danych (np. zmiana administratora),
- wykreślenia adresu z bazy adresów elektronicznych.
Jest to istotne szczególnie dla przedsiębiorców, którzy zmieniają dane rejestrowe (np. siedzibę firmy) albo planują zakończenie działalności.
Wyzwania związane z wdrożeniem e-Doręczeń
Mimo że system e-Doręczeń ma zapewnić nowoczesny i bezpieczny kanał komunikacji, pojawiają się pewne trudności:
- problemy techniczne – system nie zawsze jest stabilny i w pełni dostępny,
- wątpliwości interpretacyjne – nie we wszystkich procedurach prawnych jasne jest, kiedy należy stosować e-Doręczenia,
- niski poziom przygotowania organizacyjnego – wiele instytucji i firm nie zdążyło jeszcze wdrożyć nowych procedur i przeszkolić pracowników.
📌 Przykład praktyczny:
Urząd Miasta w Radomiu zintegrował swoją skrzynkę doręczeń z systemem kancelaryjnym EZD. Dzięki temu każda wiadomość wpływająca do skrzynki automatycznie trafia do odpowiedniego referatu, a pracownicy nie muszą ręcznie przekierowywać korespondencji. Ułatwiło to obsługę kilku tysięcy spraw miesięcznie i zminimalizowało ryzyko przeoczenia ważnych dokumentów.
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 9 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 ze zm.)
- art. 20 i art. 22 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 26a – ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797 ze zm.)
Tematy porad zawartych w artykule
- jak korzystać ze skrzynki doręczeń e-Doręczenia,
- aktywacja i obsługa skrzynki doręczeń w PURDE,
- uprawnienia i role użytkowników w skrzynce doręczeń,
- integracja skrzynki doręczeń z systemami kancelaryjnymi.