Wielu pracodawców udostępnia pracownikom samochody firmowe, które służą im również do celów prywatnych. Choć jest to popularny benefit pracowniczy, nie każdy zdaje sobie sprawę, że takie używanie pojazdu oznacza powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, który należy odpowiednio opodatkować. Co więcej, kwestia paliwa budzi liczne wątpliwości – jedne interpretacje uznają je za dodatkowy przychód, inne wręcz przeciwnie. Sprawdź, jak prawidłowo rozliczyć udostępnienie samochodu służbowego w 2025 roku i uniknąć błędów.
🧾 Kiedy samochód służbowy powoduje powstanie przychodu?
Zgodnie z ustawą o PIT, przychód pracownika ze stosunku pracy obejmuje nie tylko wypłacane wynagrodzenie, ale również wszelkie nieodpłatne świadczenia i świadczenia częściowo odpłatne, które pracownik otrzymuje w związku z zatrudnieniem.
Jeśli więc pracodawca:
- udostępnia samochód służbowy,
- i pozwala na jego prywatne użytkowanie (np. dojazdy do pracy, wyjazdy weekendowe),
to po stronie pracownika powstaje opodatkowany przychód.
💰 Jak ustalić wartość świadczenia? – ryczałt miesięczny
Ustawodawca wprowadził ryczałtowe zasady ustalania wartości tego świadczenia, co znacząco upraszcza rozliczenia. Podstawę stanowi art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, zgodnie z którym wartość świadczenia ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
- o mocy silnika do 60 kW,
- będących pojazdami elektrycznymi lub napędzanymi wodorem (zgodnie z ustawą o elektromobilności),
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów.
Nie trzeba więc każdorazowo badać wartości rynkowej wynajmu pojazdu – wystarczy zastosować przypisany pojazdowi ryczałt.
🧮 Jak liczyć przychód za część miesiąca?
Jeśli samochód jest używany prywatnie tylko przez część miesiąca (np. z powodu urlopu, zwrotu pojazdu), ryczałt należy proporcjonalnie zmniejszyć.
Wzór:
Przychód = miesięczny ryczałt ÷ 30 × liczba dni prywatnego użytkowania
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Iwona, specjalistka ds. marketingu w firmie z Poznania, miała do dyspozycji samochód elektryczny będący środkiem trwałym pracodawcy od 1 do 18 lutego 2025 r. Auto wykorzystywała również do celów prywatnych.
➡ Ryczałt miesięczny: 250 zł
➡ Przychód za 18 dni: 250 ÷ 30 × 18 = 150 zł
Firma doliczy więc 150 zł do przychodu pracowniczego pani Iwony za luty.
⛽ Czy paliwo należy doliczyć do przychodu pracownika?
Tu sprawa się komplikuje. Organy podatkowe od lat twierdzą, że jeśli pracodawca pokrywa koszt paliwa zużytego przez pracownika do celów prywatnych, to:
- wartość tego paliwa jest dodatkowym przychodem,
- i należy ją opodatkować osobno, obok ryczałtu.
📄 Interpretacja Dyrektora KIS z 4.05.2017 r. (nr 1462-IPPB4.4511.173.2017.1.AK):
„W sytuacji gdy pracodawca decyduje się dodatkowo pokrywać koszt pracownika na paliwo zużyte w innych celach niż służbowych, wówczas wartość tego paliwa stanowi opodatkowany przychód ze stosunku pracy.”
⚠️ Oznacza to konieczność:
- szacowania wartości paliwa,
- i doliczania jej do podstawy opodatkowania.
⚖️ Wyroki sądów: Czy ryczałt obejmuje również paliwo?
Stanowisko organów podatkowych nie znajduje jednak jednolitego poparcia w sądach administracyjnych.
⚖️ Wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z 28.03.2019 r., I SA/Go 580/18:
„Z art. 12 ust. 2a u.p.d.o.f. nie sposób wywnioskować, jakoby kwota analizowanego ryczałtu nie obejmowała kosztów paliwa, w sytuacji gdy samochód służbowy wykorzystywany jest do celów prywatnych.”
Sąd stwierdził, że ryczałt obejmuje pełne korzystanie z samochodu, a więc także paliwo. W efekcie: ✔️ brak podstaw do doliczania paliwa jako osobnego świadczenia
✔️ ryczałt 250 zł lub 400 zł powinien być uznany za wartość całości benefitu
🧩 Przykład praktyczny – samochód z silnikiem powyżej 60 kW
Pan Tomasz, kierownik regionalny w firmie z Wrocławia, korzystał z firmowego samochodu z silnikiem o mocy 88 kW również w weekendy i na urlopie. Auto zostało przekazane mu 1 marca 2025 r. i przez cały miesiąc służyło również do celów prywatnych.
➡ Typ pojazdu: spalinowy, powyżej 60 kW
➡ Obowiązujący ryczałt: 400 zł miesięcznie
Ponieważ Pan Tomasz użytkował pojazd cały miesiąc, jego przychód do opodatkowania wyniesie 400 zł. W przypadku niepełnego miesiąca – stosujemy proporcję (np. 400 zł ÷ 30 × liczba dni używania prywatnego).
📄 Dokumentowanie używania auta do celów prywatnych
Aby móc prawidłowo rozliczyć świadczenie i obronić jego zakres w razie ewentualnej kontroli, pracodawca powinien zadbać o odpowiednią dokumentację.
Najczęściej stosowane rozwiązania to:
✅ Polityka flotowa – wewnętrzny dokument określający:
- zasady korzystania z pojazdów firmowych,
- zakres dozwolonego użytkowania prywatnego,
- sposób zgłaszania wyjazdów prywatnych.
✅ Umowa lub aneks do umowy o pracę – jasno wskazujący, że auto może być użytkowane prywatnie i że z tego tytułu powstaje przychód opodatkowany ryczałtem.
✅ Ewidencja przebiegu pojazdu – nie jest obowiązkowa, ale może być pomocna w razie sporu co do zakresu użytkowania auta.
📌 Uwaga: Nie ma obowiązku prowadzenia szczegółowej ewidencji przejazdów, jeśli przychód jest rozliczany ryczałtowo. Jednak ewidencja może pomóc ustalić proporcję w przypadku użytkowania przez część miesiąca.
🧩 Przykład – częściowe użytkowanie i paliwo
Firma „Technomax” udostępniła pracownikowi auto z silnikiem 1.6 benzyna o mocy 70 kW na czas od 10 do 28 kwietnia 2025 r. Dodatkowo, firma zapewniała mu kartę paliwową, z której tankował również na potrzeby prywatnych przejazdów.
➡ Typ auta: spalinowy, >60 kW → ryczałt 400 zł
➡ Przychód za 19 dni: 400 ÷ 30 × 19 = 253,33 zł
🔄 Teraz pytanie – czy doliczyć paliwo?
- ✅ Jeśli zastosować stanowisko organów podatkowych: wartość zużytego paliwa prywatnie (np. 250 zł) należy doliczyć jako dodatkowy przychód.
- ❌ Jeśli kierować się orzecznictwem sądów: ryczałt obejmuje również paliwo, więc nie należy doliczać.
🔍 W praktyce decyzja zależy od tego, jaką linię przyjmie firma – ostrożnościową (doliczając paliwo) lub opartą na aktualnych wyrokach sądów (bez doliczenia).
👔 Obowiązki pracodawcy – jak rozliczyć przychód z auta służbowego?
Pracodawca ma obowiązek:
- Ustalić wartość świadczenia – zgodnie z art. 12 ust. 2a (ryczałt) oraz ewentualnie dodać wartość paliwa.
- Doliczyć świadczenie do przychodu pracownika – jako część wynagrodzenia w miesiącu, w którym użytkował auto.
- Pobrane zaliczki na PIT i składki ZUS – w przypadku gdy świadczenie podlega oskładkowaniu (uwaga: w większości przypadków tak).
- Ująć świadczenie w PIT-11 – za dany rok podatkowy.
📌 Warto pamiętać, że świadczenie nie może być „ukrywane” jako koszt firmy – fiskus traktuje je jako realną korzyść pracownika, podlegającą opodatkowaniu.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 12 ust. 1, ust. 2, ust. 2a i ust. 2b – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 2269 ze zm.)
📜 art. 2 pkt 12 i pkt 15 – ustawa z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 875 ze zm.)
📜 Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4.05.2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.173.2017.1.AK
📜 Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z dnia 28 marca 2019 r., sygn. I SA/Go 580/18
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- opodatkowanie samochodu służbowego 2025
- samochód służbowy do celów prywatnych PIT
- ryczałt za używanie auta prywatnie
- czy paliwo trzeba doliczyć do przychodu
- jak dokumentować użytkowanie auta służbowego
🔗 Przydatne adresy urzędowe
- https://www.podatki.gov.pl – Portal podatkowy MF
- https://sip.mf.gov.pl – System Informacji Podatkowej (interpretacje indywidualne)