Samochody osobowe to jedne z najczęściej używanych środków trwałych w firmach, zarówno przez małych przedsiębiorców, jak i większe podmioty. Jednocześnie właśnie w ich przypadku ustawodawca wprowadził najbardziej restrykcyjne zasady podatkowe – od definicji pojazdu, przez ustalanie wartości początkowej i amortyzację, aż po ubezpieczenia, eksploatację, sprzedaż czy likwidację. Choć przepisy mogą wydawać się proste, w praktyce budzą liczne wątpliwości.
Poniżej prezentujemy kompletny przewodnik po zasadach rozliczania samochodów osobowych w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), wraz z praktycznymi przykładami.
Pojęcie samochodu osobowego
W prawie podatkowym pojęcie „samochód osobowy” nie jest tożsame ani z językiem potocznym, ani nawet z regulacjami Prawa o ruchu drogowym.
Zgodnie z ustawą o PIT samochód osobowy to pojazd:
- o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony,
- przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu maksymalnie dziewięciu osób (wliczając kierowcę).
Prawo przewiduje jednak wyjątki – niektóre pojazdy mimo spełniania tych parametrów nie są uznawane za samochody osobowe.
Należą do nich m.in.:
- pojazdy z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od części ładunkowej przegrodą, zaklasyfikowane jako van lub wielozadaniowe,
- pojazdy z kabiną kierowcy jako oddzielnym elementem konstrukcyjnym od nadwozia przeznaczonego do przewozu towarów,
- pojazdy specjalne (np. koparki, żurawie, agregaty spawalnicze), pod warunkiem że w dowodzie rejestracyjnym widnieje odpowiedni wpis,
- pojazdy wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o VAT.
📌 Ważne
Wyjątki te muszą być udokumentowane. W praktyce wymagane jest zaświadczenie o dodatkowym badaniu technicznym (wydane przez stację kontroli pojazdów) oraz wpis w dowodzie rejestracyjnym. W przypadku pojazdów specjalnych wystarczy sam wpis.
Objaśnienia MF z 2020 r.
Minister Finansów w dniu 9 kwietnia 2020 r. wydał objaśnienia podatkowe, które precyzują zasady wykorzystywania samochodów osobowych w firmach, uwzględniając zmiany w podatkach dochodowych od 2019 r. Stosowanie się do tych objaśnień zapewnia podatnikowi ochronę prawnopodatkową.
Przykład 1
Pan Krzysztof używa w działalności pojazdu o DMC do 3,5 tony, z dwoma miejscami i ładownością 500 kg. Nie uzyskał jednak zaświadczenia z dodatkowego badania technicznego. W czasie kontroli skarbowej inspektorzy kwestionują możliwość zaliczenia wydatków na paliwo i serwis do kosztów podatkowych. Przedsiębiorca ma jednak prawo dostarczyć wymagane dokumenty już w trakcie kontroli, a nawet później – w czasie postępowania podatkowego.
Sporne kwestie VAT a PIT
Często pojawia się pytanie, czy podatnik, który posiada zaświadczenie VAT-1 (dla celów odliczenia VAT), musi występować o dodatkowe zaświadczenie PIT-1. W praktyce przyjmuje się, że nie – jedno zaświadczenie wystarcza zarówno dla celów VAT, jak i PIT.
Rodzaje samochodów osobowych w rozliczeniu PIT
Na gruncie podatku dochodowego można wyróżnić cztery główne kategorie samochodów osobowych:
- Samochody firmowe – wyłącznie służbowe
- limit amortyzacji: 150 000 zł (225 000 zł dla elektryków).
- Samochody firmowe używane także prywatnie
- limit amortyzacji: 150 000 zł (225 000 zł – elektryki),
- dodatkowo: limit 75% kosztów eksploatacji.
- Samochody prywatne przedsiębiorcy, wykorzystywane w działalności
- koszty eksploatacji: tylko 20%.
- Samochody prywatne pracowników, używane służbowo
- koszty według kilometrówki.
Wartość początkowa samochodu osobowego
Wartość początkową samochodu osobowego ustala się podobnie jak w przypadku innych środków trwałych. Zwykle jest to cena nabycia, czyli kwota należna sprzedawcy, powiększona o koszty zakupu do dnia przekazania pojazdu do używania, np.:
- podatek akcyzowy,
- koszty transportu, badań technicznych,
- opłaty rejestracyjne,
- dokumentacja związana ze sprowadzeniem auta.
VAT odliczalny nie powiększa wartości początkowej, natomiast nieodliczalna część jest do niej doliczana.
Akcyza powinna być zaliczona do wartości początkowej, jeśli jej zapłata była niezbędna do rejestracji pojazdu (czyli przed oddaniem go do używania).
Przykład 2
Pani Anna sprowadziła w styczniu 2021 r. samochód za 10 000 zł. Poniosła też koszty dodatkowe (akcyza, rejestracja, przegląd) w wysokości 3000 zł.
- Wariant 1 – auto wyrejestrowane (na lawecie):
Całkowita wartość początkowa to 13 000 zł (bo koszty były konieczne przed dopuszczeniem do ruchu). - Wariant 2 – auto zarejestrowane w UE:
Wartość początkowa to 10 000 zł, natomiast 3000 zł stanowi koszt podatkowy poniesiony już po oddaniu pojazdu do używania.
📌 Pamiętaj
- Jeżeli samochód jest współwłasnością kilku osób, wartość początkową ustala się proporcjonalnie do udziałów.
- Wyjątek: małżonkowie prowadzący oddzielne firmy i korzystający z tego samego auta – każdy może przyjąć 50% wartości początkowej. Jeśli tylko jedno z nich używa samochodu – ma prawo do pełnej wartości (100%).
Amortyzacja samochodu osobowego o wartości powyżej 150 000 zł
Samochody osobowe amortyzuje się według ogólnych zasad, ale w kosztach można ująć jedynie odpisy od wartości do 150 000 zł (dla pojazdów elektrycznych limit wynosi 225 000 zł). Nadwyżka ponad te kwoty nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.
Przykład 3
Pan Marek kupił samochód osobowy (nieelektryczny) za 300 000 zł.
- Roczny odpis amortyzacyjny (20% liniowo): 60 000 zł (5000 zł/miesiąc).
- Do kosztów może zaliczyć jedynie 30 000 zł rocznie (2500 zł/miesiąc).
- Pozostałe 30 000 zł nie jest kosztem podatkowym.
📌 Ważne
Ograniczenie nie dotyczy samochodów oddanych w leasing operacyjny, najem czy dzierżawę – jeśli wynajem stanowi przedmiot działalności podatnika.
⚠️ Uwaga
Nie wszystkie metody amortyzacji są dostępne dla samochodów osobowych. Wyłączono:
- amortyzację degresywną,
- jednorazową amortyzację w ramach pomocy de minimis,
- jednorazową amortyzację w ramach limitu 100 000 zł.
Pozostają: metoda liniowa i metoda indywidualna.
Przykład 4
Firma „Omega” kupiła używany samochód demonstracyjny typu bankowóz (eksploatowany wcześniej przez dealera ponad 6 miesięcy). Nie mogła jednak uzyskać wpisu „specjalny” w dowodzie rejestracyjnym. Zdecydowała się na amortyzację indywidualną w okresie 2,5 roku, czyli ze stawką 40%.
Ubezpieczenie samochodu osobowego o wartości powyżej 150 000 zł
Podobnie jak przy amortyzacji, również składki ubezpieczeniowe mogą być kosztem tylko w części odpowiadającej proporcji:
150 000 zł ÷ wartość samochodu przyjęta dla celów ubezpieczenia.
Ograniczenie dotyczy ubezpieczeń kalkulowanych na podstawie wartości pojazdu (np. AC). Składki OC i NNW zawsze wchodzą w koszty w pełnej wysokości.
Przykład 5
Auto firmowe pana Adama: wartość ubezpieczeniowa 300 000 zł.
- Proporcja: 150 000 ÷ 300 000 = 0,5
- Składki: OC – 200 zł, AC – 750 zł, assistance – 50 zł
- Do kosztów: 200 + 50 + (750 × 0,5) = 625 zł
- Składki nieliczone do kosztów: 375 zł
Samochód prywatny używany w działalności
W przypadku prywatnego auta przedsiębiorcy, koszty składek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu tylko w 20%.
Przykład 6
Pan Wojciech używa swojego prywatnego samochodu w działalności. Roczne składki OC + AC + assistance wynoszą 1000 zł.
- Do kosztów podatkowych: 1000 × 20% = 200 zł
- Niekosztowe składki: 800 zł
Koszty eksploatacji samochodu osobowego
System rozliczania kosztów eksploatacyjnych zależy od rodzaju pojazdu:
- 20% kosztów – samochód prywatny używany w działalności,
- 75% kosztów – samochód firmowy używany również prywatnie,
- 100% kosztów – samochód firmowy używany wyłącznie w działalności (pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu dla VAT),
- kilometrówka – w przypadku samochodu pracownika.
Do kosztów eksploatacyjnych zalicza się m.in.:
- paliwo,
- naprawy i serwis,
- części zamienne,
- opony,
- przeglądy i badania diagnostyczne,
- opłaty za parking i autostrady,
- myjnię,
- czynsz najmu garażu,
- remont powypadkowy.
Przykład 7
Pani Monika wykorzystuje samochód firmowy również prywatnie. W danym miesiącu poniosła koszty: paliwo – 1000 zł, serwis – 500 zł, parking – 100 zł.
- Suma wydatków: 1600 zł.
- Do kosztów podatkowych może zaliczyć tylko 75% = 1200 zł.
Likwidacja samochodu osobowego
Nie każda strata związana z likwidacją samochodu osobowego może być kosztem podatkowym.
Z kosztów wyłączone są:
- straty z likwidacji pojazdu nieobjętego dobrowolnym ubezpieczeniem,
- straty wynikające ze zmiany rodzaju działalności,
- straty w części pokrytej już dokonanymi odpisami amortyzacyjnymi.
Przykład 8
Samochód pana Pawła (wartość początkowa 100 000 zł) uległ wypadkowi i został zezłomowany po 20 miesiącach.
- Odpisy amortyzacyjne: 1666 zł × 20 = 33 320 zł
- Koszty podatkowe (75% odpisów): 26 660 zł
- Strata z likwidacji: 100 000 – 33 320 = 66 680 zł
- Kwota niezaliczona do kosztów: 6660 zł
- Strata podatkowa (19%): 1265 zł
📌 Ważne
Stratę można zaliczyć do kosztów tylko wtedy, gdy pojazd miał dobrowolne ubezpieczenie. Nie musi to być AC – wystarczy każde dobrowolne ubezpieczenie chroniące ryzyka związane z samochodem.
Wprowadzenie prywatnego samochodu do działalności gospodarczej
Przedsiębiorca może wprowadzić prywatny samochód do ewidencji środków trwałych. Wówczas zyskuje możliwość:
- dokonywania odpisów amortyzacyjnych,
- rozliczania kosztów remontów,
- ujmowania pełnych kosztów eksploatacyjnych (bez 20% ograniczenia).
Wprowadzenie auta nie wymaga specjalnej procedury – wystarczy wpisać je do ewidencji środków trwałych w momencie oddania do używania.
Przykład 9
Pan Grzegorz kupił w 2000 r. samochód za 60 000 zł. W styczniu 2012 r. wprowadził go do działalności jako środek trwały (koszt podatkowy: 60 000 zł). W grudniu tego samego roku sprzedał auto za 10 000 zł.
- Koszt: 60 000 zł
- Przychód: 10 000 zł
- Wynik podatkowy: strata 50 000 zł
📌 Uwaga
- Jeżeli przedsiębiorca nie ujawni samochodu w ewidencji, a go sprzeda – i tak będzie to przychód z działalności gospodarczej.
- Warto wprowadzić samochód do firmy, jeśli planowane jest jego używanie krócej niż rok – cała wartość początkowa stanie się kosztem w momencie sprzedaży.
Sprzedaż samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności
Sprzedaż samochodu firmowego zawsze generuje przychód z działalności gospodarczej.
Dochód = cena sprzedaży – wartość początkowa + suma odpisów amortyzacyjnych.
📌 Wyjątek
Jeżeli samochód zostanie sprzedany po 6 latach od pierwszego dnia miesiąca następującego po likwidacji działalności, przychód nie powstaje.
Nieopłacalność limitu 150 000 zł
W przypadku aut droższych niż 150 000 zł (225 000 zł – elektryki) podatnik nie mógł wcześniej zaliczyć nadwyżki wartości do kosztów, ale przy sprzedaży cała wartość powiększa dochód. To rozwiązanie jest więc dla podatnika niekorzystne.
📌 Ważne
Ograniczenie to nie dotyczy firm, których działalnością jest wynajem/leasing – w ich przypadku cała wartość początkowa powiększa koszty odpłatnego zbycia.
Sprzedaż prywatnego samochodu osobowego
Sprzedaż prywatnego auta (nieużywanego w działalności) podlega opodatkowaniu tylko wtedy, gdy nastąpiła w ciągu 6 miesięcy od zakupu. Dochód = cena sprzedaży – cena nabycia.
Od 2022 r. inaczej traktowane są samochody wykupione z leasingu operacyjnego. Sprzedaż takiego pojazdu zawsze wiąże się z przychodem z działalności, jeśli nastąpiła przed upływem 6 lat od wykupu.
Przykład 10
Pani Natalia kupiła w styczniu 2021 r. auto za 10 000 zł.
- Sprzedaż w marcu 2021 r. za 12 000 zł → dochód 2000 zł (opodatkowany).
- Sprzedaż w sierpniu 2021 r. za 12 000 zł → dochód 2000 zł (zwolniony z podatku).
Przykład 11
Pan Łukasz wykupił z leasingu w lipcu 2021 r. auto za 100 zł. W styczniu 2022 r. sprzedał je za 12 100 zł.
- Dochód do opodatkowania: 12 000 zł.
Gdyby sprzedaż nastąpiła w lutym 2022 r. (po 6 miesiącach), dochód byłby wolny od PIT.
Przykład 12
Pani Agata wykupiła samochód z leasingu w lipcu 2022 r. za 100 zł i sprzedała w grudniu 2022 r. za 12 100 zł.
- Cała kwota 12 100 zł stanowi przychód z działalności gospodarczej.
📌 Uwaga
Dochód ze sprzedaży prywatnego auta należy wykazać w PIT-36 (bez obowiązku zaliczek w trakcie roku).
Kilometrówka dla pojazdów służbowych
Jeśli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT, uznaje się, że samochód jest używany również prywatnie, co ogranicza możliwość rozliczania kosztów (maks. 75%).
Szczególne zasady dotyczą prywatnych samochodów pracowników używanych na potrzeby działalności pracodawcy. W takim przypadku rozliczanie kosztów możliwe jest tylko w ramach tzw. kilometrówki.
Obowiązek kilometrówki dotyczy:
- prywatnych aut pracowników w podróżach służbowych,
- prywatnych aut pracowników używanych do jazd lokalnych (np. wizyty u klientów),
- samochodów najętych krótkoterminowo,
- pojazdów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych przedsiębiorcy.
Nie dotyczy natomiast aut w leasingu.
Stawki kilometrówki (od 16.01.2023 r.):
- samochód do 900 cm³ – 0,89 zł/km,
- samochód powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
- motocykl – 0,69 zł/km,
- motorower – 0,42 zł/km.
Kilometrówkę rozlicza się narastająco w ciągu roku.
Ewidencja przebiegu pojazdu musi zawierać:
- dane użytkownika (imię, nazwisko, adres),
- numer rejestracyjny i pojemność silnika,
- cel i trasę przejazdu,
- datę i liczbę kilometrów,
- stawkę za 1 km i wyliczoną kwotę,
- podpis pracodawcy.
📌 Ważne
Koszty można zaliczać do podatkowych tylko wtedy, gdy ewidencja przebiegu jest prowadzona prawidłowo i potwierdzana przez przedsiębiorcę co miesiąc.
Przykład 12
Pracownik pana Rafała wykorzystuje swój samochód prywatny (powyżej 900 cm³).
- Styczeń: 100 km × 1,15 = 115 zł. Koszty faktyczne: 85 zł → w całości rozliczone, limit pozostały: 30 zł.
- Luty: 200 km × 1,15 = 230 zł. Koszty faktyczne: 50 zł → w całości rozliczone, limit pozostały: 180 zł.
- Marzec: 100 km × 1,15 = 115 zł. Koszty faktyczne: 310 zł → tylko 115 zł rozliczone, 195 zł nierozliczone, ale 15 zł przeniesione z lutego.
- Kwiecień: 100 km × 1,15 = 115 zł. Koszty faktyczne: 0 zł → można rozliczyć 15 zł z marca, pozostaje limit 100 zł.
Prywatne wykorzystanie służbowych samochodów przez pracowników
Jeżeli pracownik korzysta z auta służbowego do celów prywatnych, powstaje u niego przychód ze stosunku pracy.
Ryczałtowe wartości świadczenia:
- 250 zł/miesiąc – dla samochodów do 60 kW oraz elektrycznych,
- 400 zł/miesiąc – dla pozostałych samochodów.
W przypadku korzystania tylko przez część miesiąca stosuje się proporcję dzienną (1/30 kwoty ryczałtowej).
📌 Ważne
Do ryczałtu wlicza się wszystkie koszty utrzymania auta – paliwo, ubezpieczenie, serwis, przeglądy, opony.
Dojazdy do miejsca pracy
Jeśli pracownik został zobowiązany do parkowania auta w miejscu zamieszkania (np. dla bezpieczeństwa lub wygody firmy), przejazdy do pracy nie generują przychodu – traktowane są jak czynności służbowe (takie jak tankowanie czy czyszczenie).
Przykład 13
Pan Piotr ma przydzielony samochód służbowy (powyżej 60 kW). Auto parkuje przy miejscu zamieszkania i codziennie dojeżdża nim do pracy – nie powstaje przychód. Jednak w weekendy korzysta z auta prywatnie (1/4 miesiąca).
- Przychód z tytułu prywatnego używania: 400 zł × 1/4 = 100 zł.
- Dodawany do jego przychodu ze stosunku pracy (np. pensja 900 zł + 100 zł = 1000 zł).
- Zaliczka na podatek: 162 zł.
Przykład 14
Firma udostępniła pracownikowi samochód służbowy na pół miesiąca podczas urlopu. Do jego przychodów doliczono 200 zł ryczałtu. Jednak koszty eksploatacji auta i paliwa w tym czasie nie mogą być kosztem podatkowym pracodawcy, ponieważ nie mają związku z przychodami firmy.
📌 Najkorzystniejsze rozwiązanie
Dla pracodawcy opłacalne jest wprowadzenie choć częściowej odpłatności za używanie auta służbowego do celów prywatnych – wówczas część kosztów eksploatacyjnych pozostaje kosztem podatkowym.
Podstawa prawna
- art. 5a pkt 19a, art. 5d, art. 12 ust. 2a–2c, art. 14 ust. 2 pkt 1, art. 22k ust. 1, 7 i 14, art. 23 ust. 1 pkt 4, 46–47a, ust. 3b, 4–5h ustawy z 26.07.1991 o podatku dochodowym od osób fizycznych
- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
Tematy porad zawarte w poradniku
- samochód osobowy w PIT – pełne zasady rozliczania
- amortyzacja i ubezpieczenie samochodu powyżej 150 tys. zł
- sprzedaż i likwidacja samochodu osobowego w działalności gospodarczej
- kilometrówka i prywatne korzystanie z samochodu służbowego