Coraz więcej firm z branży IT korzysta z nowoczesnych narzędzi sztucznej inteligencji, takich jak ChatGPT Plus. Dzięki temu możliwe jest usprawnienie pracy zespołów programistycznych, a także mentoring i wsparcie procesów rozwojowych. Jednak zakup tego typu subskrypcji od zagranicznego dostawcy wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi. Sprawdź, jak prawidłowo rozliczyć taki wydatek pod kątem VAT, by uniknąć błędów i sankcji podczas kontroli skarbowej.
Dlaczego prawidłowe rozliczenie subskrypcji ChatGPT Plus jest istotne?
Zakup usług od podmiotów zagranicznych, takich jak OpenAI, wiąże się z koniecznością rozpoznania tzw. importu usług. To z kolei przekłada się na obowiązki związane z podatkiem VAT – zarówno w zakresie jego naliczenia, jak i ewentualnego odliczenia. Prawidłowe rozliczenie jest kluczowe, aby:
- nie narazić się na zarzut zaniżenia podatku należnego,
- zapewnić sobie prawo do odliczenia podatku naliczonego,
- prawidłowo prezentować transakcje w pliku JPK_V7.
Poniżej krok po kroku tłumaczymy, jak należy postępować.
Kiedy zakup ChatGPT Plus stanowi import usług?
Jeśli Twoja firma z branży IT nabywa dostęp do ChatGPT Plus (lub innej podobnej usługi AI) bezpośrednio od dostawcy mającego siedzibę poza Polską, najczęściej mamy do czynienia z importem usług. Wynika to wprost z przepisów ustawy o VAT.
Kluczowe kryteria importu usług:
- Dostawcą usługi jest podmiot zagraniczny, który nie posiada siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski.
- Usługa jest świadczona na rzecz polskiego podatnika VAT (czyli przedsiębiorstwa zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny lub zwolniony).
- Miejsce świadczenia usługi określone jest zgodnie z art. 28b ustawy o VAT, co w praktyce oznacza, że opodatkowanie następuje w kraju nabywcy, czyli w Polsce.
Pamiętaj: Nie ma znaczenia, czy usługa została zakupiona na potrzeby rozwoju oprogramowania, wsparcia IT czy innej działalności – mechanizm podatkowy jest taki sam.
Jak rozpoznać import usług w praktyce? Instrukcja krok po kroku
Krok 1: Ustal, kto jest dostawcą usługi
W przypadku subskrypcji ChatGPT Plus dostawcą usługi najczęściej jest firma OpenAI z siedzibą w USA lub innym kraju poza Polską. To spełnia podstawowy warunek uznania transakcji za import usług.
Krok 2: Ustal, czy usługa jest świadczona na rzecz podatnika VAT
Jeżeli subskrypcja została zakupiona na firmę (nawet jeśli służy jednemu pracownikowi), a Twoja firma jest podatnikiem VAT – podlegasz rozliczeniu importu usług.
Krok 3: Sprawdź miejsce opodatkowania
Zgodnie z art. 28b ustawy o podatku od towarów i usług, miejsce świadczenia tego typu usług określa się na terytorium kraju, w którym usługobiorca ma siedzibę działalności gospodarczej. Cytat z ustawy:
„Art. 28b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług
Miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (…).”
W praktyce oznacza to, że nabycie subskrypcji ChatGPT Plus przez polskiego przedsiębiorcę należy opodatkować polskim VAT.
Jak rozliczyć VAT z tytułu importu usług?
1. Rozpoznanie obowiązku podatkowego
Po nabyciu subskrypcji od zagranicznego dostawcy, Twoja firma powinna:
- wykazać VAT należny z tytułu importu usług,
- jeśli usługa jest wykorzystywana do czynności opodatkowanych, masz prawo do odliczenia VAT naliczonego.
2. Podstawa opodatkowania
Podstawę opodatkowania stanowi kwota z faktury otrzymanej od zagranicznego kontrahenta (w tym przypadku – opłata za subskrypcję ChatGPT Plus, np. 20 USD miesięcznie). W przypadku braku faktury, podstawę można udokumentować innym dowodem zakupu, np. potwierdzeniem płatności.
3. Wykazanie transakcji w JPK_V7
Import usług należy odpowiednio ująć w pliku JPK_V7:
- VAT należny z tytułu importu usług (w części sprzedażowej),
- VAT naliczony – jeśli usługa służy działalności opodatkowanej (w części zakupowej).
Ważne: W pliku JPK_V7 import usług ujmuje się przy pomocy odpowiednich oznaczeń, a podatek należny i naliczony mogą się „skompensować” – jeśli masz prawo do pełnego odliczenia.
Praktyczne przykłady rozliczenia subskrypcji AI jako importu usług
Przykład 1 – subskrypcja wykorzystywana do rozwoju oprogramowania
Firma informatyczna „TechNow” z Krakowa nabyła miesięczną subskrypcję „AI Mentor Pro” od amerykańskiego dostawcy, płacąc 20 USD netto. Usługa służy programistom do analizy kodu i automatyzacji zadań.
- Podstawą opodatkowania jest 20 USD przeliczone na złote według kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury.
- Firma wykazuje import usług w JPK_V7, naliczając i odliczając VAT (jeśli całość działalności jest opodatkowana).
- W przypadku braku faktury, można sporządzić dokument wewnętrzny potwierdzający zakup (tzw. dokument WEW).
Przykład 2 – subskrypcja wykorzystywana w działalności mieszanej
Firma „DataFlow” z Poznania kupuje usługę AI „SmartAssistant” za 25 EUR miesięcznie, która wspiera zarówno projekty opodatkowane, jak i zwolnione z VAT.
- Przysługujące odliczenie VAT należy ustalić proporcjonalnie do struktury sprzedaży firmy (tzw. wskaźnik proporcji).
- Rozliczenie VAT odbywa się na takich samych zasadach jak wyżej, ale odliczenie dotyczy tylko tej części podatku, która przypada na działalność opodatkowaną.
Podsumowanie – jak bezpiecznie rozliczyć subskrypcję ChatGPT Plus w polskiej firmie?
Zakup narzędzi AI, takich jak ChatGPT Plus, od zagranicznego dostawcy przez polską firmę IT, niemal zawsze stanowi import usług w rozumieniu ustawy o VAT. Oznacza to obowiązek:
- rozpoznania podatku VAT należnego w Polsce,
- wykazania transakcji w JPK_V7,
- odliczenia VAT naliczonego – jeśli zakup służy działalności opodatkowanej,
- stosowania odpowiednich kursów przeliczeniowych walut,
- dokumentowania wydatku fakturą źródłową lub dokumentem wewnętrznym (gdy brak faktury).
Pamiętaj, aby regularnie weryfikować poprawność rozliczeń – zarówno pod względem formalnym (prawidłowa dokumentacja), jak i podatkowym (prawidłowe ujęcie w JPK_V7 i rejestrach VAT). W razie wątpliwości, konsultuj szczegóły z doradcą podatkowym lub księgowym.
Podstawa prawna
- art. 28b ust. 1, art. 2 pkt 9, art. 17 ust. 1 pkt 4 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, ze zm.)
- art. 31a ust. 1 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dot. przeliczania waluty obcej na złote według kursu NBP)
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (dot. JPK_V7)
Tematy porad zawartych w poradniku
- import usług IT rozliczenie VAT
- zakup subskrypcji AI przez firmę 2025
- ChatGPT Plus faktura a VAT Polska
- rozliczanie usług zagranicznych w JPK_V7
Przydatne linki urzędowe
- https://www.podatki.gov.pl/vat/ (Oficjalna strona VAT Ministerstwa Finansów)
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00247 (Portal informacyjny dla przedsiębiorców)
- https://www.podatki.gov.pl/jpk-vat/ (Informacje o JPK_V7)
- https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/ (Weryfikacja statusu VAT kontrahenta)