Współczesne postępowania podatkowe i kontrole skarbowe są coraz bardziej złożone i pełne pułapek formalnych. Dla przedsiębiorcy czy osoby fizycznej uczestniczącej w takim postępowaniu, ryzyko pomyłki, przekroczenia terminu czy niewłaściwego złożenia wniosku może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych lub nawet karnych. Dlatego rola pełnomocnika w postępowaniu dowodowym jest kluczowa – profesjonalny pełnomocnik nie tylko wspiera stronę merytorycznie, ale też czuwa nad poprawnością procedury, chroniąc jej interesy na każdym etapie.
Kiedy warto ustanowić pełnomocnika w sprawach podatkowych?
Polskie prawo przewiduje możliwość działania przez pełnomocnika w niemal wszystkich rodzajach postępowań podatkowych. W praktyce – w sytuacji, gdy do Twojej firmy zapuka urząd skarbowy lub rozpoczęta zostanie kontrola celno-skarbowa, najlepiej od razu rozważyć ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika.
Dlaczego?
Pełnomocnik może:
- przygotować i złożyć wnioski dowodowe,
- uczestniczyć w przesłuchaniach,
- nadzorować poprawność działań organów podatkowych,
- reprezentować stronę w kontaktach z urzędami,
- chronić przed nieświadomym przyznaniem się do naruszeń, które faktycznie nie miały miejsca.
To ważne, ponieważ – jak podkreśla Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z dnia 29 maja 2023 r., sygn. I FPS 2/23 – prawidłowe zawiadomienie organu o ustanowieniu pełnomocnika ma kluczowe znaczenie dla skuteczności jego działania. Dopiero od momentu, w którym do organu podatkowego wpłynie dokument pełnomocnictwa (art. 138i § 2 Ordynacji podatkowej), pełnomocnik może skutecznie reprezentować stronę w postępowaniu dowodowym.
Ograniczenia uprawnień pełnomocnika – nie zawsze może zastąpić podatnika
Pamiętaj, że zgodnie z art. 138a § 1 Ordynacji podatkowej, podatnik może ustanowić pełnomocnika, chyba że przepis wymaga osobistego działania strony (np. przy niektórych czynnościach dowodowych wymagających osobistego oświadczenia). Typowy przypadek to złożenie wyjaśnień wymagających oświadczenia wiedzy – w tym zakresie pełnomocnik nie może działać za stronę.
Kiedy ustanowienie pełnomocnika jest obowiązkowe?
Nie zawsze pełnomocnik to wybór – czasem jest to wymóg ustawowy. Na przykład, gdy podatnik wyjeżdża na dłużej za granicę i nie będzie miał możliwości odbierania korespondencji, musi ustanowić pełnomocnika do doręczeń.
Przykład 1 – przedsiębiorca pod kontrolą
Pan Tomasz, prowadzący działalność handlową w Nowym Sączu, dowiaduje się o rozpoczęciu kontroli podatkowej dotyczącej rozliczeń VAT za ostatnie dwa lata. Z obawy przed nieprawidłowościami w dokumentacji postanawia od razu ustanowić profesjonalnego pełnomocnika – doradcę podatkowego. Pełnomocnik reprezentuje go w trakcie przesłuchań, składa wnioski dowodowe i czuwa nad tym, aby organy skarbowe rzetelnie dokumentowały każdą czynność. Podczas jednego z przesłuchań pełnomocnik zgłasza zastrzeżenia do sposobu zapisywania wypowiedzi świadka, dzięki czemu udaje się uniknąć błędnego protokołu, który mógłby mieć niekorzystne skutki dla przedsiębiorcy.
Przykład 2 – wyjazd za granicę
Pani Joanna prowadzi salon kosmetyczny w Poznaniu. Na czas długiego pobytu w Hiszpanii ustanawia swoją zaufaną księgową pełnomocnikiem do doręczeń. W tym czasie urząd skarbowy wszczyna kontrolę w zakresie rozliczeń podatku dochodowego. Dzięki ustanowionemu pełnomocnikowi wszystkie pisma trafiają do osoby uprawnionej, a Pani Joanna nie ryzykuje, że przegapi ważny termin na złożenie wyjaśnień.
Jak prawidłowo ustanowić pełnomocnika? Najważniejsze formalności
- Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie.
- W przypadku tzw. pełnomocnictwa szczególnego (do konkretnej sprawy podatkowej), konieczne jest złożenie dokumentu pełnomocnictwa w urzędzie.
- Zgodnie z uchwałą NSA, skuteczność pełnomocnictwa rozpoczyna się od dnia, w którym dokument dotrze do organu.
- Forma zawiadomienia urzędu jest dowolna, ale musi być do niej załączony dokument pełnomocnictwa.
Co może, a czego nie może pełnomocnik w postępowaniu dowodowym?
Pełnomocnik może m.in.:
- brać udział w przesłuchaniu świadków,
- zgłaszać zastrzeżenia do protokołów,
- wnosić wnioski dowodowe,
- wypowiadać się w imieniu strony podczas czynności kontrolnych.
Pełnomocnik NIE może:
- składać w imieniu strony oświadczeń wiedzy (np. co do okoliczności, które zna wyłącznie podatnik),
- wykonywać czynności, które prawo zastrzega wyłącznie dla podatnika.
Obowiązki organu wobec pełnomocnika
Jeśli ustanowisz pełnomocnika, organ podatkowy ma obowiązek doręczać mu wszelką korespondencję, o ile zakres pełnomocnictwa to obejmuje (art. 145 § 2 Ordynacji podatkowej). W przeciwnym razie doręczenie pism bezpośrednio stronie może być nieskuteczne!
⚠️ Pamiętaj: Jeśli organ nieprawidłowo doręczy pismo, np. nie dopełni obowiązku doręczenia pełnomocnikowi, masz podstawę do złożenia zarzutu naruszenia procedury!
Najważniejsze korzyści z ustanowienia pełnomocnika
- Bezpieczeństwo proceduralne – masz pewność, że terminy i procedury są dotrzymane.
- Ochrona interesów – pełnomocnik zgłasza zastrzeżenia, których Ty możesz nie zauważyć.
- Wsparcie merytoryczne – lepsza argumentacja w sprawie i profesjonalne prowadzenie postępowania dowodowego.
Podsumowanie – kiedy warto działać przez pełnomocnika?
Jeśli grozi Ci kontrola podatkowa, wszczęto wobec Ciebie postępowanie podatkowe lub celno-skarbowe – rozważ niezwłoczne ustanowienie profesjonalnego pełnomocnika. To inwestycja w bezpieczeństwo i skuteczną ochronę swoich praw w starciu z aparatem państwa.
Podstawa prawna
- art. 138a § 1, art. 138i § 2, art. 145 § 2 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- pełnomocnik w postępowaniu podatkowym
- postępowanie dowodowe a pełnomocnictwo
- obowiązki urzędu wobec pełnomocnika
- kontrola podatkowa reprezentacja
Przydatne adresy urzędowe: