Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak prawidłowo zakwalifikować ponoszone wydatki związane z pracami budowlanymi czy wykończeniowymi: czy są to koszty remontu, które można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, czy może wydatki na ulepszenie środka trwałego, zwiększające jego wartość początkową i rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne? Odpowiednie przyporządkowanie tych kosztów ma kluczowe znaczenie dla podatków i płynności finansowej firmy. Z tego poradnika dowiesz się, jak rozróżnić te dwa pojęcia na przykładach i jak bezpiecznie rozliczać prace remontowe oraz ulepszeniowe w praktyce.
Różnica między remontem a ulepszeniem środka trwałego
Rozróżnienie prac remontowych od ulepszeniowych wynika wprost z przepisów podatkowych oraz licznych interpretacji organów podatkowych. To, czy dany wydatek zostanie potraktowany jako koszt uzyskania przychodu, czy jako zwiększenie wartości początkowej środka trwałego, zależy przede wszystkim od celu i efektu przeprowadzonych prac.
Remont to wszelkie działania, które mają na celu przywrócenie pierwotnego stanu technicznego środka trwałego, bez zmiany jego charakteru, funkcji ani parametrów użytkowych. Remont polega więc na usunięciu uszkodzeń i zużycia powstałego w trakcie eksploatacji.
Ulepszenie (modernizacja) to prace, które powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego, jego standardu technicznego, parametrów lub przystosowanie do nowych funkcji. Ulepszenie może polegać np. na rozbudowie, przebudowie, rekonstrukcji, adaptacji, czy modernizacji.
Prace remontowe – przykłady i interpretacje
Przykład 1: Remont powierzchni biurowej w firmie informatycznej
Firma SoftMark z Krakowa wynajmuje lokal użytkowy jako biuro. Po kilku latach eksploatacji pojawiły się ubytki w podłogach, ścianach oraz uszkodzenia drzwi. W 2024 r. właściciel zdecydował się na renowację podłóg, naprawę ubytków, malowanie ścian, a także wymianę i naprawę drzwi. W związku z tym złożył zapytanie do Krajowej Informacji Skarbowej.
Organ podatkowy potwierdził:
„Opisane prace zmierzały do wyeliminowania usterek, które zostały ujawnione podczas użytkowania budynku, już po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych oraz do przywrócenia pierwotnego stanu technicznego budynku, nie zmieniając przy tym charakteru i funkcji budynku”.
(Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2.10.2023 r., 0111-KDIB1-1.4010.427.2023.1.SH)
Oznacza to, że tego typu wydatki można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
Przykład 2: Remont mieszkania pod wynajem
Pani Iwona z Gdańska nabyła mieszkanie, które planuje przeznaczyć na wynajem krótkoterminowy. Przed wynajęciem musi jednak przeprowadzić szeroki zakres prac, takich jak: remont instalacji elektrycznej, remont kanalizacji, podłóg, drzwi, kafli oraz urządzeń sanitarnych, a także gipsowanie, szpachlowanie i malowanie.
Organ podatkowy wskazał:
„Wydatki ponoszone w celu przygotowania mieszkania do wynajmu warunkują możliwość jego wykorzystania gospodarczo i powinny powiększyć wartość początkową środka trwałego”.
(Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22.02.2023 r., 0115-KDIT3.4011.2.2023.2.JS)
W tym przypadku prace nie były remontem w sensie podatkowym, lecz przystosowaniem lokalu do działalności gospodarczej – wydatki powiększają wartość początkową środka trwałego i są rozliczane poprzez amortyzację.
Prace ulepszeniowe (modernizacyjne) – przykłady i interpretacje
Przykład 3: Modernizacja instalacji w budynku usługowym
Spółka SilverMed z Poznania zdecydowała się na rozbudowę istniejącego oświetlenia w budynku: dodano nowe punkty świetlne i gniazda elektryczne oraz internetowe, wymieniono niektóre lampy na nowoczesne LED-y, a cała instalacja została dostosowana do aktualnych potrzeb stanowisk pracy.
Organ podatkowy stwierdził:
„Dodanie nowych punktów oświetleniowych i gniazdek nie polegało na wymianie dotychczasowej instalacji, lecz jej rozbudowie i dostosowaniu do funkcji, jakie pomieszczenia mają spełniać. Tego typu wydatki mają charakter modernizacyjny i nie są remontem środka trwałego”.
(Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 27.11.2023 r., 0111-KDIB2-1.4010.375.2023.2.AR)
Oznacza to, że wydatki tego rodzaju powiększają wartość początkową środka trwałego i powinny być amortyzowane.
Przykład 4: Wymiana źródła ogrzewania na miejską sieć ciepłowniczą
Właściciel budynku biurowo-usługowego w Toruniu postanowił zrezygnować z ogrzewania olejem opałowym na rzecz przyłączenia obiektu do miejskiej sieci ciepłowniczej. Taka inwestycja nie polegała na odtworzeniu poprzedniego sposobu ogrzewania, lecz na poprawie standardu użytkowego budynku.
Organ podatkowy wyjaśnił:
„Zmiana źródła ogrzewania sprawia, że środek trwały został ulepszony, zmodernizowany”.
(Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 20.03.2024 r., 0114-KDIP3-2.4011.9.2024.2.MT)
Wydatki te należy zakwalifikować jako ulepszenie środka trwałego.
Kluczowe zasady rozliczania remontów i ulepszeń
Remont:
- Przywraca pierwotny stan techniczny środka trwałego.
- Nie zmienia charakteru, funkcji ani parametrów użytkowych.
- Wydatki remontowe można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.
Ulepszenie (modernizacja):
- Powoduje wzrost wartości użytkowej, poprawę parametrów technicznych, dostosowanie do nowych funkcji.
- Obejmuje rozbudowę, przebudowę, adaptację, modernizację, rekonstrukcję środka trwałego.
- Powoduje zwiększenie wartości początkowej środka trwałego; wydatki są rozliczane poprzez odpisy amortyzacyjne.
Prace trudne do sklasyfikowania – graniczne przypadki
Nie zawsze klasyfikacja jest jednoznaczna. Na przykład, jeśli wymieniamy całą instalację elektryczną na nową, nowszą technologicznie, ale o takich samych funkcjach, można to uznać za remont (gdy nie zmieniamy funkcjonalności lokalu). Jednak już rozbudowa instalacji o nowe gniazdka lub punkty świetlne – to modernizacja.
Podobnie, odtworzenie zniszczonego środka trwałego po pożarze lub zalaniu, nawet jeśli nie zmieniamy funkcji, często zostaje zakwalifikowane jako rekonstrukcja ulepszająca (zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT).
(Interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1.02.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.656.2023.2.MR1)
Najczęstsze błędy przedsiębiorców – na co zwracać uwagę?
- Nie sugeruj się wyłącznie nazwą na fakturze czy umowie („remont”, „modernizacja”) – liczy się efekt prac!
- Jeśli prace mają na celu przystosowanie nowo nabytego lokalu do działalności (np. po zakupie mieszkania pod wynajem), wydatki powiększają wartość początkową środka trwałego.
- Remonty wykonywane po kilku latach użytkowania, które mają na celu wyłącznie odnowienie i naprawę zużytych elementów, zwykle mogą być kosztem bezpośrednim.
- Rozbudowa instalacji, dodanie nowych funkcji, znacząca poprawa standardu lub parametrów – to już ulepszenie.
Podsumowanie – jak bezpiecznie rozliczać wydatki na prace budowlane?
- Zawsze analizuj cel i efekt prac – czy przywracają one pierwotny stan, czy go ulepszają?
- Dokumentuj zakres prac i uzasadnij ich charakter w przypadku kontroli podatkowej.
- W razie wątpliwości – wystąp o indywidualną interpretację podatkową.
- Zwróć uwagę na czas poniesienia wydatków – jeśli inwestycja jest przed wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych, najczęściej powiększa wartość początkową.
- Pamiętaj o przepisach szczególnych dotyczących amortyzacji, ulepszeń i remontów – nie każda wymiana to remont!
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 13 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805, ze zm.)
- art. 22g ust. 17 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 226, ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczanie remontów i modernizacji środka trwałego
- prace budowlane w kosztach uzyskania przychodu 2024
- różnica między remontem a ulepszeniem środka trwałego
- jak rozliczyć prace wykończeniowe w firmie
- podatkowe skutki ulepszenia środka trwałego