Czym jest refakturowanie? Podstawowe zasady
Refakturowanie polega na ponownym obciążeniu innego podmiotu kosztem usługi, którą pierwotnie nabył pierwszy podatnik, działając jednak we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej. Taka konstrukcja wynika wprost z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT.
To oznacza, że w świetle prawa podatkowego refakturujący jest traktowany tak, jakby:
- samodzielnie nabył usługę od dostawcy,
- następnie sam ją świadczył dalej na rzecz ostatecznego odbiorcy.
🧩 Przykład praktyczny:
Spółka Ekomix wynajmuje biuro w Warszawie podnajemcy – firmie TechPro. Rachunki za prąd wystawiane są na Ekomix, ale z energii elektrycznej korzysta głównie TechPro. W takiej sytuacji Ekomix może „refakturować” koszty prądu na TechPro.
Warunki skutecznego refakturowania
Aby refakturowanie było zgodne z przepisami i nie zostało zakwestionowane przez urząd skarbowy, muszą być spełnione określone przesłanki:
✅ Przedmiotem refakturowania są usługi, a nie towary.
✅ Usługa była świadczona głównie na rzecz finalnego odbiorcy, a nie refakturującego.
✅ (Opcjonalnie) w umowie między stronami można zawrzeć zapis o refakturowaniu – nie jest to konieczne, ale bardzo pomocne dowodowo.
🧩 Przykład praktyczny:
Firma LogiRent wynajmuje od spółki RealCon halę magazynową. RealCon płaci za ochronę całego kompleksu, w tym również części użytkowanej przez LogiRent. W tej sytuacji RealCon może wystawić LogiRent refakturę za usługi ochrony.
Refakturowana cena usługi – czy musi być taka sama?
Nie ma obowiązku, aby refaktura opiewała na identyczną kwotę jak pierwotna faktura. Przedsiębiorca wystawiający refakturę może ustalić inną cenę, np.:
- doliczyć marżę za pośrednictwo lub obsługę,
- obniżyć cenę w ramach własnej polityki rabatowej,
- zaokrąglić kwotę dla uproszczenia.
⚠️ Uwaga na transakcje między podmiotami powiązanymi!
W takim przypadku cena musi być ustalona na poziomie rynkowym, inaczej fiskus może zakwestionować warunki jako nierynkowe (art. 11c ustawy o CIT).
Stawka VAT przy refakturowaniu – kiedy może się różnić?
To jedna z najczęstszych pomyłek! Stawka VAT przy refakturowaniu nie musi być taka sama jak w pierwotnej fakturze.
Możliwe różnice:
- Pierwotny usługodawca był zwolniony z VAT, a refakturujący nie – trzeba zastosować odpowiednią stawkę (np. 23%).
- Odbiorca jest zagraniczny – zastosowanie ma mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge).
- Zmienność stawki zależnie od kwalifikacji usługi i miejsca jej świadczenia.
🧩 Przykład praktyczny (z międzynarodowym elementem):
Spółka AdVisio Polska kupiła usługę doradczą od kancelarii z Warszawy (stawka 23%). Następnie refakturuje ją na spółkę matkę AdVisio GmbH z Niemiec. Refaktura będzie zawierała adnotację „odwrotne obciążenie”, a stawka VAT w Polsce wyniesie 0%.
Moment powstania obowiązku podatkowego
W przypadku refakturowania bardzo ważne jest ustalenie właściwego momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Zależy on od rodzaju usługi:
| Typ usługi | Moment powstania obowiązku podatkowego |
|---|---|
| Usługi na zasadach ogólnych (np. doradcze) | Data wykonania usługi |
| Media (energia, gaz, woda) | Data wystawienia faktury |
| Usługi ciągłe (np. najem, leasing) | Koniec okresu rozliczeniowego lub wystawienie faktury |
🧩 Przykład praktyczny:
Firma Techsol refakturuje w maju usługę doradczą wykonaną przez zewnętrznego eksperta w marcu. Musi więc wykazać VAT za marzec, nawet jeśli faktura refakturowa powstała w maju – obowiązek podatkowy powstał w momencie wykonania usługi.
Czy można refakturować usługi w ramach świadczenia kompleksowego?
Nie zawsze! Jeśli dana usługa jest elementem świadczenia kompleksowego, czyli nie może być oddzielnie rozliczana (bo stanowi jedną całość z innymi czynnościami), wówczas nie stosujemy refakturowania.
📄 Orzecznictwo TSUE wskazuje, że usługę należy traktować jako pomocniczą, jeśli:
- nie stanowi celu samego w sobie,
- jest środkiem do realizacji głównego świadczenia.
🧩 Przykład praktyczny:
W przypadku wynajmu biura z usługą sprzątania, ochrony i dostępu do internetu – jeśli umowa traktuje wszystko jako jeden pakiet – nie można oddzielnie refakturować usług. Całość stanowi świadczenie kompleksowe.
📚Podstawa prawna
📜 art. 8 ust. 2a – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.)
📜 art. 19a ust. 1, ust. 5 pkt 4 – ustawa o VAT
📜 art. 11c ust. 1 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805, z późn. zm.)
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- refakturowanie usług w VAT
- różnice między fakturą a refakturą
- stawka VAT przy refakturowaniu
- refakturowanie między podmiotami powiązanymi
- obowiązek podatkowy przy refakturze