Refakturowanie opłat leasingowych to popularna praktyka wśród przedsiębiorców, którzy dzielą koszty leasingu z innym podmiotem gospodarczym. Jednak w przypadku działalności opodatkowanej ryczałtem, pojawia się istotne pytanie: jaka stawka ryczałtu ma zastosowanie przy refakturowaniu – czy rzeczywiście 8,5%? Odpowiedź zależy od kilku czynników, które należy dokładnie przeanalizować, aby nie narazić się na błędy podatkowe i korekty.
Czym jest refakturowanie opłat leasingowych?
Refakturowanie, zgodnie z przyjętą praktyką i orzecznictwem, oznacza odsprzedaż usługi bez doliczania marży. Podmiot A nabywa usługę (np. leasing pojazdu), a następnie jej koszt (częściowo lub w całości) przenosi na podmiot B, wystawiając mu fakturę. Kluczowe jest to, że:
- Podmiot refakturujący działa we własnym imieniu, ale na rzecz innego podmiotu,
- Usługa pierwotnie nabyta jest wyświadczona dalej, bez przekształceń,
- Nie powstaje zysk – to przeniesienie kosztu.
Z prawnego punktu widzenia taka czynność mieści się w definicji z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT:
„W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że sam otrzymał i wyświadczył te usługi.”
— art. 8 ust. 2a – ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
Refakturowanie może więc być potraktowane jako usługa, którą podatnik sam świadczy, nawet jeśli jest ona identyczna z usługą pierwotnie nabytą.
Ryczałt ewidencjonowany a refaktura – czy 8,5% to właściwa stawka?
W przedstawionym przykładzie przedsiębiorca rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym oraz będący czynnym podatnikiem VAT, dokonuje refaktury raty leasingowej. Podstawowa działalność jest opodatkowana stawką 3%, ale to nie ma bezpośredniego wpływu na stawkę stosowaną przy odsprzedaży leasingu.
👉 Kluczowe jest odpowiednie zaklasyfikowanie usługi na gruncie PKWiU. Jeżeli chodzi o leasing operacyjny pojazdu osobowego, to usługa ta najczęściej klasyfikowana jest jako:
PKWiU 77.11.10.0 – Wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek, bez kierowcy
Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym:
„Przychody z działalności usługowej w zakresie wynajmu i dzierżawy są opodatkowane stawką 8,5% do kwoty 100.000 zł, a od nadwyżki – 12,5%.”
— art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. f tiret pierwsze – ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym
Zatem, jeśli podatnik refakturuje leasing jako usługę najmu, to zastosowanie stawki 8,5% (do 100.000 zł) i 12,5% (powyżej) jest prawidłowe.
🧾 Przykład 1: Refakturowanie leasingu auta w firmie handlowej
Pani Elwira prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – sprzedaje żywność ekologiczną, rozlicza się ryczałtem 3%. Leasinguje samochód osobowy na firmę, ale korzysta z niego także zaprzyjaźniona firma kurierska „Zielony Pakiet”. Pani Elwira, za zgodą leasingodawcy, refakturuje połowę miesięcznej raty leasingowej na firmę „Zielony Pakiet”.
👉 Refaktura jest traktowana jako świadczenie usługi najmu, a więc:
✔ Prawidłową stawką ryczałtu jest 8,5% (jeśli przychód z tej działalności nie przekroczy 100.000 zł rocznie),
✔ Jeśli przekroczy – nadwyżka podlega 12,5%,
✔ Niezależnie od stawki ryczałtu w podstawowej działalności (sprzedaży żywności).
Warunki stosowania ryczałtu przy refakturowaniu leasingu
Aby przedsiębiorca mógł opodatkować przychód z refakturowania leasingu stawką ryczałtu 8,5% lub 12,5%, musi spełnić określone warunki. Kluczowe znaczenie ma tu prawidłowe zaklasyfikowanie usługi jako wynajmu lub dzierżawy oraz brak wyłączenia z ryczałtu na podstawie ustawy.
Poniżej najważniejsze warunki:
✅ Warunek 1: Odpowiednia klasyfikacja PKWiU
Usługa musi być zakwalifikowana jako działalność objęta stawką 8,5% – najczęściej:
PKWiU 77.11.10.0 – wynajem i dzierżawa samochodów osobowych bez kierowcy
Jeśli leasing dotyczy innych rzeczy – np. maszyn, urządzeń – należy dobrać odpowiednią klasyfikację PKWiU, a następnie sprawdzić, czy odpowiada ona stawkom 8,5% lub 12,5% wskazanym w art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym.
✅ Warunek 2: Usługa nie może być wyłączona z ryczałtu
Niektóre przychody, mimo że formalnie są usługami, są wyłączone z możliwości opodatkowania ryczałtem – np. działalność finansowa, niektóre usługi prawnicze czy medyczne. Leasing operacyjny jako forma najmu zwykle nie podlega takim wyłączeniom, ale każdorazowo trzeba to zweryfikować.
✅ Warunek 3: Leasingodawca wyraża zgodę
Z punktu widzenia cywilnoprawnego oraz ewentualnych obowiązków wobec leasingodawcy, konieczne jest jego poinformowanie o refakturowaniu oraz uzyskanie zgody na dalsze obciążenie podmiotu trzeciego. Brak zgody może być podstawą do wypowiedzenia umowy leasingu.
⚠️ Ryzyka podatkowe przy nieprawidłowej refakturze
Refakturowanie usług leasingowych niesie ze sobą pewne ryzyka podatkowe, szczególnie jeśli nie zostaną spełnione wyżej wymienione warunki.
Najczęstsze błędy to:
- ❌ Zaklasyfikowanie refaktury jako sprzedaży towarów lub innego rodzaju usługi (np. pośrednictwa),
- ❌ Brak umowy lub innego dokumentu, który potwierdzałby, że świadczenie nastąpiło na rzecz innego podmiotu,
- ❌ Niespełnienie warunków formalnych dla stosowania ryczałtu – skutkujące koniecznością opodatkowania na zasadach ogólnych,
- ❌ Błędna stawka VAT na fakturze – niezależnie od formy opodatkowania dochodu, VAT trzeba rozliczyć prawidłowo (refakturowanie leasingu zazwyczaj podlega stawce 23%).
🧾 Przykład 2: Leasing komputera refakturowany między spółkami powiązanymi
Pan Robert prowadzi działalność informatyczną jako osoba fizyczna na ryczałcie 15% (świadczenie usług IT). Leasinguje nowoczesny komputer stacjonarny, ale korzysta z niego także spółka z o.o., w której Pan Robert pełni funkcję doradczą. Wystawia faktury refakturujące połowę rat leasingowych.
📌 Kluczowe pytania:
- Czy refakturowany leasing można potraktować jako najem urządzenia komputerowego?
- Jaki PKWiU będzie właściwy?
- Czy nie następuje tutaj ukryte świadczenie usług doradczych?
📝 Rozwiązanie:
Zakładając, że leasing dotyczy urządzenia sklasyfikowanego jako środek trwały do wynajmu, a usługa nie obejmuje innych elementów (np. serwisu, doradztwa), zastosowanie może mieć stawka 8,5%. Jednak w sytuacji powiązań kapitałowych i osobowych, organy podatkowe mogą poddać transakcję dokładniejszej analizie.
Podsumowanie – co musisz wiedzieć o stawce ryczałtu przy refakturowaniu leasingu?
Refakturowanie opłat leasingowych w działalności rozliczanej ryczałtem może być objęte stawką 8,5%, o ile spełnione są określone warunki formalne i klasyfikacyjne. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe określenie rodzaju usługi (najczęściej jako najem) oraz klasyfikacja do odpowiedniego PKWiU.
🔑 Najważniejsze wnioski dla przedsiębiorców:
- ✔ Refakturowanie leasingu to odsprzedaż usługi – podlega opodatkowaniu jak świadczenie własne.
- ✔ W przypadku leasingu operacyjnego samochodu osobowego najczęściej stosowana jest klasyfikacja PKWiU 77.11.10.0.
- ✔ Jeśli działalność mieści się w tej klasyfikacji, a nie jest wyłączona z ryczałtu, stawka 8,5% jest prawidłowa do 100.000 zł przychodu rocznie, a 12,5% od nadwyżki.
- ✔ Leasingodawca powinien wyrazić zgodę na dalsze obciążanie innych podmiotów – to istotne także z perspektywy prawa cywilnego.
- ✔ Nieprawidłowa klasyfikacja może skutkować korektą podatku i obowiązkiem rozliczenia według zasad ogólnych.
Podstawa prawna
- art. 8 ust. 2a – ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- art. 12 ust. 1 pkt 4 lit. f tiret pierwsze – ustawa z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
Tematy porad zawartych w poradniku
- stawka ryczałtu leasing 2025
- refakturowanie leasingu ryczałt
- leasing a ryczałt ewidencjonowany
- PKWiU przy refakturze leasingu
- ryzyko podatkowe przy leasingu
Przydatne strony urzędowe
- https://www.biznes.gov.pl – Centralna platforma usług administracji publicznej
- https://www.podatki.gov.pl – Portal podatkowy Ministerstwa Finansów