Wielu przedsiębiorców prowadzących działalność zwolnioną z VAT zadaje sobie pytanie: czy muszę wystawiać fakturę, skoro nie jestem czynnym podatnikiem VAT? Odpowiedź brzmi: nie zawsze. W niektórych przypadkach wystarczy rachunek – prostszy dokument sprzedaży, który nadal spełnia wymogi ewidencyjne. Dowiedz się, kiedy musisz wystawić rachunek, co powinien zawierać i jakie są terminy jego wystawienia. Ten poradnik rozwieje Twoje wątpliwości 📌
Kiedy należy wystawić rachunek?
Podatnicy zwolnieni z VAT co do zasady nie są zobowiązani do wystawiania faktur. Obowiązek dokumentowania transakcji nadal jednak istnieje. Zgodnie z art. 87 §1 Ordynacji podatkowej, przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą muszą na żądanie klienta wystawić rachunek potwierdzający sprzedaż lub wykonanie usługi.
❗ Uwaga: Brak obowiązku wystawienia faktury nie oznacza całkowitego braku dokumentowania sprzedaży. Jeśli klient poprosi o rachunek, musisz go wystawić – i to w określonym terminie.
Terminy wystawienia rachunku – nie przegap ich!
Czas na wystawienie rachunku zależy od tego, kiedy klient złoży żądanie jego wystawienia:
- 🕒 Jeśli żądanie wpłynęło przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru – rachunek należy wystawić nie później niż 7 dni po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru.
- 🕒 Jeśli żądanie wpłynęło po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru – masz 7 dni od dnia zgłoszenia żądania, by wystawić rachunek.
⚠️ Nie musisz wystawiać rachunku, jeśli klient zgłosił żądanie później niż 3 miesiące po dokonaniu transakcji.
🧩 Przykłady praktyczne
- 🧑🔧 Pan Adam prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie rękodzieła artystycznego. 5 lipca sprzedał klientowi obraz na zamówienie.
- Klient poprosił o rachunek 4 lipca – Pan Adam musi wystawić dokument do 12 lipca.
- Klient zgłosił żądanie 10 lipca – czas na wystawienie rachunku mija 17 lipca.
- Klient odezwał się z prośbą w listopadzie – Pan Adam nie musi już wystawiać rachunku.
- 🧑🔧 Pani Renata świadczy usługi korepetycji i korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. W styczniu przeprowadziła cykl zajęć dla ucznia.
- Rodzic ucznia poprosił o rachunek dopiero w czerwcu – zbyt późno. Żądanie przekracza 3-miesięczny termin, więc rachunek nie musi być wystawiony.
Jakie dane powinien zawierać prawidłowy rachunek?
Rachunek powinien być prosty, ale zawierać kluczowe dane, które umożliwiają identyfikację transakcji. Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym, rachunek musi zawierać:
- Nazwy lub imiona i nazwiska oraz adresy sprzedawcy i nabywcy,
- Datę wystawienia dokumentu i jego kolejny numer,
- Rodzaj i ilość towarów lub usług,
- Cenę jednostkową,
- Suma należności liczbowo i słownie.
Rachunek nie zawiera stawki ani kwoty podatku VAT, co jest logiczne – skoro podatnik korzysta ze zwolnienia.
Obowiązki podatnika w zakresie rachunków
Wystawienie rachunku to nie wszystko. Przedsiębiorca musi również:
- 📁 Numerować rachunki kolejno – najlepiej w ramach rocznego lub miesięcznego ciągu numeracji.
- 📁 Przechowywać kopie wystawionych rachunków – aż do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
Dzięki temu w razie kontroli z urzędu skarbowego możesz bez problemu przedstawić odpowiednią dokumentację.
Kto nie musi wystawiać rachunku?
Niektóre grupy przedsiębiorców są wyłączone z obowiązku wystawiania rachunku, nawet na żądanie nabywcy. Dotyczy to:
✔ Rolników sprzedających własne produkty rolne, nieprzetworzone przemysłowo – poza miejscem ich uprawy lub chowu, z wyjątkiem sprzedaży na targowiskach (art. 87 §2 pkt 1 o.p.).
✔ Podatników korzystających z procedur szczególnych w VAT, np. One Stop Shop (OSS), Import One Stop Shop (IOSS) – zgodnie z art. 87 §2 pkt 2 o.p.
📜 Przepisy prawne
„Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.”
art. 87 §1 – Ordynacja podatkowa
„Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.”
art. 88 §1 – Ordynacja podatkowa
Podsumowanie
✔ Jeśli prowadzisz działalność zwolnioną z VAT i nie wystawiasz faktur – na żądanie klienta musisz wystawić rachunek.
✔ Termin na wystawienie rachunku wynosi 7 dni, liczonych zależnie od momentu zgłoszenia żądania.
✔ Nie musisz wystawiać rachunku, jeśli żądanie wpłynie po 3 miesiącach od sprzedaży.
✔ Pamiętaj o wymaganych elementach rachunku i jego archiwizacji.
📚 Podstawa prawna
- art. 87 §1–5, art. 88 §1–2 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zakresu danych zawartych w rachunku
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- rachunek zamiast faktury
- wystawienie rachunku po terminie
- obowiązki podatnika bez VAT
- rachunek uproszczony 2025
- dokumentowanie sprzedaży bez faktury