Publiczna usługa hybrydowa (PUH) została wprowadzona, aby zapewnić dostęp do korespondencji osobom, które nie korzystają z adresów do doręczeń elektronicznych. Dzięki niej podmioty publiczne mogą nadal skutecznie doręczać pisma obywatelom oraz przedsiębiorcom, którzy nie są jeszcze objęci pełnym systemem e-doręczeń.
W praktyce oznacza to, że dokument nadany przez urząd w formie elektronicznej zostaje przekształcony przez operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska) w list polecony, a następnie doręczony adresatowi w tradycyjnej formie papierowej.
Czym jest publiczna usługa hybrydowa?
Zgodnie z art. 2 pkt 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.), PUH to usługa pocztowa w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 3 Prawa pocztowego, świadczona przez operatora wyznaczonego, jeśli nadawcą przesyłki jest podmiot publiczny.
Mechanizm działania PUH polega na:
- elektronicznym nadaniu dokumentu przez urząd lub inny podmiot publiczny,
- automatycznym przekształceniu go w list polecony przez operatora wyznaczonego,
- doręczeniu listu w formie papierowej adresatowi.
Dzięki temu osoby bez adresu do doręczeń elektronicznych nadal mogą odbierać pisma urzędowe w tradycyjnej formie, a urzędy nie muszą prowadzić podwójnej dokumentacji.
Kiedy stosuje się publiczną usługę hybrydową?
PUH stosuje się w sytuacjach wskazanych w art. 5 u.d.e.:
- gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych,
- gdy osoba fizyczna posiadająca taki adres została pozbawiona wolności (np. odbywa karę pozbawienia wolności).
Terminy wprowadzania PUH pokrywają się z terminami dla publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, z wyjątkiem jednostek samorządu terytorialnego i ich związków, które mają obowiązek stosowania PUH dopiero od 1 października 2029 r.
Jak działa PUH w praktyce?
- Podmiot publiczny (np. urząd skarbowy) wysyła dokument elektronicznie.
- Operator wyznaczony (Poczta Polska) odbiera dokument.
- Jeśli adresat ma adres do doręczeń – dokument trafia elektronicznie.
- Jeśli nie – dokument zostaje automatycznie wydrukowany i zapakowany w kopertę.
- List jest doręczany jak tradycyjna przesyłka polecona.
- Urząd otrzymuje elektroniczne potwierdzenie odbioru przesyłki.
📌 Przykład:
Pani Maria z Krosna nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych. Urząd gminy wysłał jej decyzję administracyjną drogą elektroniczną do operatora wyznaczonego. Dokument został wydrukowany, zapakowany w kopertę i doręczony pani Marii jako list polecony. Gmina otrzymała elektroniczne potwierdzenie, że przesyłka została odebrana.
Wymogi techniczne i bezpieczeństwo
PUH musi być realizowana zgodnie z wymogami art. 45–46 u.d.e.:
- jednolite warunki świadczenia usługi na terenie całego kraju,
- dostępność placówek pocztowych,
- doręczanie co najmniej 5 dni w tygodniu,
- przystępne ceny,
- elektroniczne potwierdzenie odbioru,
- automatyczne i bezpieczne przekształcenie dokumentów z zachowaniem tajemnicy pocztowej.
Operator musi zapewnić:
- system wydruku i kopertowania,
- sieć sortowania i doręczania,
- zachowanie integralności dokumentów,
- wydruki posiadające moc równą dokumentom elektronicznym.
⚠️ Dokument nie może być przekształcony, jeśli:
- ma formę nagrania, grafiki 3D, oprogramowania lub bazy danych,
- jego treść nie mogłaby być w pełni odczytana po wydrukowaniu.
W takich przypadkach operator natychmiast informuje nadawcę o braku możliwości realizacji usługi.
Regulacje szczegółowe
Świadczenie PUH reguluje m.in.:
- rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji PUH w obrocie krajowym,
- Minimalne wymagania techniczne dla wydruków dokumentów elektronicznych (BIP Ministerstwa Cyfryzacji, 21.05.2021),
- Regulamin świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i PUH (od 18.05.2023),
- Cennik PUH (od 5.10.2023).
Parametry techniczne kopertowania:
- format kopert: C6/5 lub C5,
- koperty z dwoma oknami adresowymi,
- nadruk monochromatyczny,
- do 8 kartek w kopercie C6/5 i do 12 kartek w kopercie C5.
Odpowiedzialność operatora i reklamacje
Zasady odpowiedzialności określają art. 55–57 u.d.e. oraz rozporządzenie z 9.08.2021 r. w sprawie reklamacji.
Za niewykonanie usługi uznaje się w szczególności doręczenie listu lub zawiadomienia o próbie doręczenia po 14 dniach od nadania (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy).
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 7 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320)
- art. 5, art. 45–46, art. 48, art. 55–57 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 2 ust. 1 pkt 3, art. 3 pkt 23, art. 47 pkt 3 – ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. 2012 poz. 1529)
Tematy porad zawartych w poradniku
- publiczna usługa hybrydowa a e-doręczenia,
- zasady działania publicznej usługi hybrydowej,
- kto i kiedy korzysta z publicznej usługi hybrydowej,
- odpowiedzialność operatora wyznaczonego za doręczenia hybrydowe.