Obowiązek okresowej weryfikacji danych osób z niepełnosprawnościami to wymóg, który wynika zarówno z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jak i z RODO. Pracodawca, jako administrator danych, musi tak zorganizować procesy i dokumentację, aby spełnić wymóg przeglądów co najmniej raz na 5 lat oraz zasady ograniczenia przechowywania danych. Dzięki prawidłowemu wdrożeniu procedur zminimalizuje ryzyko naruszenia przepisów i ewentualnych kar.
Obowiązek wynikający z ustawy i RODO
📄 Art. 2b ust. 1 i ust. 7 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych stanowi, że:
- dane osobowe osób z niepełnosprawnościami mogą być przetwarzane do czasu ustania celu, w jakim zostały zebrane,
- pracodawca musi przeprowadzać ich przegląd nie rzadziej niż raz na 5 lat.
📚 Dodatkowo art. 5 ust. 1 lit. e RODO nakazuje przechowywać dane osobowe „w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane”.
To oznacza, że sam fakt gromadzenia danych na podstawie przepisów nie zwalnia z obowiązku ich cyklicznej weryfikacji oraz usuwania, gdy cel przetwarzania przestaje istnieć.
Jakie procedury warto wdrożyć w firmie?
Ustawodawca nie wskazuje gotowego wzorca, ale praktyka oraz zasady RODO podpowiadają, że kluczowe są trzy dokumenty wewnętrzne:
1. Procedura retencji danych
- Określa okresy przechowywania poszczególnych kategorii danych dotyczących osób z niepełnosprawnościami (np. orzeczenia, wnioski o dofinansowanie, dokumenty medyczne).
- Uwzględnia wymóg przeglądu co najmniej raz na 5 lat.
- Wskazuje moment ustania celu przetwarzania (np. zakończenie zatrudnienia lub utrata statusu osoby niepełnosprawnej).
2. Procedura przeglądu danych
- Definiuje częstotliwość i tryb przeglądu danych (np. corocznie w styczniu lub w cyklu 5-letnim zgodnie z ustawą).
- Określa osoby odpowiedzialne (np. Inspektor Ochrony Danych, kierownik działu kadr).
- Wskazuje sposób dokumentowania przeglądu – np. protokół lub raport z podpisem osoby przeprowadzającej.
3. Procedura usuwania danych i nośników
- Opisuje metody trwałego usuwania danych z systemów informatycznych i niszczenia nośników papierowych.
- Wskazuje osoby odpowiedzialne za wykonanie usunięcia.
- Wymaga potwierdzenia usunięcia w formie protokołu lub raportu.
Jak może wyglądać proces w praktyce? – Przykłady
Przykład 1
Firma Technoplus Sp. z o.o. zatrudnia 20 osób, w tym 4 z orzeczeniem o niepełnosprawności. W styczniu 2025 r. dział kadr przegląda dokumenty:
- dwa orzeczenia straciły ważność w 2023 r.,
- wnioski o dofinansowanie za 2018 r. są starsze niż 5 lat.
Kadry, zgodnie z procedurą, usuwają nieaktualne dokumenty i archiwizują jedynie te, które muszą być przechowywane z powodu obowiązków podatkowych.
Przykład 2
Szkoła językowa LinguaPro ma dane 15 byłych pracowników z niepełnosprawnościami. W 2024 r. IOD (Inspektor Ochrony Danych) przeprowadza weryfikację i stwierdza, że część dokumentów przechowywana jest wyłącznie „na wszelki wypadek”, bez podstawy prawnej. W efekcie wdrożono nową procedurę, a zbędne dane usunięto, co ograniczyło ryzyko naruszenia RODO.
Kluczowe wskazówki dla pracodawców
- Nie odkładaj przeglądu na ostatnią chwilę – choć ustawa wymaga go minimum raz na 5 lat, częstsza weryfikacja jest bezpieczniejsza.
- Dostosuj procedury do swojej branży – w firmach z dużą rotacją pracowników przegląd może być potrzebny co roku.
- Dokumentuj każdą czynność – brak dowodów na przeprowadzenie przeglądu może być problemem w razie kontroli PFRON lub UODO.
- Szkol pracowników kadr w zakresie przepisów RODO i ustawy o rehabilitacji.
Podsumowanie
Pracodawca ma dużą swobodę w wyborze sposobu realizacji obowiązku przeglądów przydatności danych, ale musi stworzyć spójny system: procedurę retencji, przeglądu i usuwania danych. Dzięki temu spełni wymogi ustawy i RODO, a przy okazji uporządkuje dokumentację kadrową.
Podstawa prawna
- art. 2b ust. 1 i ust. 7 – ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych
- art. 5 ust. 1 lit. e – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- przegląd danych osobowych pracowników z niepełnosprawnościami
- procedura retencji danych RODO
- obowiązki pracodawcy PFRON 2025
Przydatne linki do instytucji i urzędów: