Nieuregulowane składki na ubezpieczenia społeczne mogą być przyczyną poważnych problemów dla każdego przedsiębiorcy czy byłego pracodawcy. Jednak obowiązek ich zapłaty nie trwa wiecznie – po upływie określonego czasu następuje przedawnienie, które powoduje wygaśnięcie obowiązku i uniemożliwia ZUS dalsze egzekwowanie należności. W tym poradniku wyjaśniam krok po kroku, kiedy przedawnienie następuje, co może je przerwać lub zawiesić oraz jak sprawdzić, czy dotyczy to Twojej sprawy.
Czym jest przedawnienie składek do ZUS?
Przedawnienie to instytucja prawa, która powoduje, że po upływie określonego czasu ZUS traci możliwość przymusowego egzekwowania zaległości z tytułu nieopłaconych składek. Dla płatnika oznacza to, że po przedawnieniu nie musi już regulować zobowiązań, a ZUS nie może dochodzić ich zapłaty – ani w drodze decyzji, ani egzekucji komorniczej.
❗Uwaga: Jeśli składki zostały zabezpieczone hipoteką lub zastawem, to choć się przedawniają, ZUS może dochodzić ich zapłaty wyłącznie z tego konkretnego majątku, do wysokości zadłużenia i odsetek naliczonych do dnia przedawnienia.
Kiedy powstaje obowiązek zapłaty składek?
Obowiązek ten pojawia się z chwilą, gdy dana osoba staje się płatnikiem składek – np. jako przedsiębiorca, zleceniobiorca czy osoba zatrudniająca pracowników. Składki obejmują:
- ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),
- ubezpieczenie zdrowotne,
- składki na Fundusz Pracy, FGŚP, Fundusz Emerytur Pomostowych i Fundusz Solidarnościowy.
Wszystkie te należności podlegają przedawnieniu według zasad określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (u.s.u.s.).
Od kiedy liczy się termin przedawnienia?
Zgodnie z art. 24 ust. 4 u.s.u.s., bieg przedawnienia zaczyna się:
📆 W dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin płatności składek.
Przykład: Jeśli termin płatności składek za luty 2020 r. upłynął 10 marca 2020 r., to termin przedawnienia zaczyna się 11 marca 2020 r.
Jaki jest okres przedawnienia składek?
Od 1 stycznia 2012 r. obowiązuje jednolity termin:
✔ 5 lat – licząc od dnia, w którym należność stała się wymagalna (art. 24 ust. 4 u.s.u.s.)
Ale uwaga! Jeżeli obowiązek zapłaty składek powstał wcześniej, należy zastosować przepisy przejściowe:
| Okres wymagalności | Termin przedawnienia |
|---|---|
| 1.01.1999 – 31.12.2002 | 5 lat |
| 1.01.2003 – 31.12.2011 | 10 lat |
| od 1.01.2012 | 5 lat |
Wyjątek: Składki na ubezpieczenie zdrowotne z lat 1999–2004 – zawsze 5 lat.
Przykład praktyczny: Pani Małgorzata prowadziła działalność w latach 2005–2010 i nie opłaciła składek za 2009 r. Zgodnie z ówczesnymi przepisami składki te ulegają przedawnieniu po 10 latach, czyli najwcześniej z początkiem 2020 r., ale przy obliczeniu terminu należy także sprawdzić, czy nie wystąpiły przesłanki zawieszenia lub przerwania biegu przedawnienia (o tym niżej).
Jak ustalić termin przedawnienia?
Aby precyzyjnie ustalić, czy nastąpiło przedawnienie, trzeba sprawdzić:
- Datę wymagalności składki
- Obowiązujący wówczas termin przedawnienia (5 lub 10 lat)
- Czy bieg terminu nie został zawieszony lub przerwany?
ZUS często twierdzi, że przedawnienie nie nastąpiło – bo np. została zawarta umowa ratalna albo wszczęto egzekucję. Warto to dokładnie zweryfikować, bo błędna ocena ZUS może być podstawą do skutecznego odwołania.
Kiedy termin przedawnienia składek ZUS ulega przerwaniu lub zawieszeniu?
Ustalenie terminu przedawnienia nie kończy się na prostym obliczeniu liczby lat od dnia wymagalności składek. Kluczowe znaczenie mają okoliczności, które mogą zatrzymać bieg terminu (zawieszenie) albo spowodować jego wyzerowanie i rozpoczęcie od nowa (przerwanie).
Zrozumienie tych różnic ma ogromne znaczenie – od tego zależy, czy ZUS ma jeszcze prawo domagać się zapłaty, czy już nie.
Przerwanie biegu przedawnienia – co to oznacza?
Przerwanie biegu przedawnienia powoduje, że dotychczasowy okres się nie liczy – po ustaniu przyczyny termin liczy się od nowa.
Przykład przerwania:
📌 Ogłoszenie upadłości płatnika.
W takim przypadku bieg przedawnienia zostaje przerwany i zaczyna się ponownie po zakończeniu postępowania upadłościowego.
Podstawa prawna:
Art. 24 ust. 5c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Zawieszenie biegu przedawnienia – jak działa?
W przypadku zawieszenia, czas się „zatrzymuje”, ale po zakończeniu przyczyny bieg terminu kontynuuje się od momentu, w którym został przerwany.
Zawieszenie następuje w następujących sytuacjach:
- Umowa ratalna lub o odroczenie terminu płatności
- Czas zawieszenia: od dnia podpisania umowy do dnia spłaty ostatniej raty lub całej kwoty.
- Wszczęcie postępowania egzekucyjnego przez ZUS
- Zawieszenie od momentu rozpoczęcia egzekucji do jej zakończenia.
- Sprawa zależna od innego organu lub sądu
- Zawieszenie trwa do dnia, gdy inna decyzja lub wyrok stanie się ostateczny – maksymalnie 2 lata.
- Wydanie decyzji przez ZUS w sprawie obowiązku ubezpieczeniowego
- Od wszczęcia postępowania do dnia uprawomocnienia się decyzji.
- Śmierć spadkodawcy
- Zawieszenie biegu przedawnienia od dnia śmierci do dnia nabycia spadku – maksymalnie 2 lata.
Podstawa prawna:
Art. 24 ust. 5a, 5b, 5e, 5f i 6 u.s.u.s.
Przykład praktyczny – zawieszenie:
Pan Andrzej miał zaległe składki za 2015 rok. W 2018 r. zawarł z ZUS umowę ratalną, którą spłacał do 2021 r. W tym czasie bieg przedawnienia uległ zawieszeniu. Dopiero po 2021 r. czas „znowu zaczął płynąć”, więc przedawnienie może nastąpić dopiero w 2026 roku, a nie w 2020, jak można by sądzić bez uwzględnienia zawieszenia.
Dlaczego to takie ważne?
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że np. złożenie wniosku o raty nie tylko nie rozwiązuje problemu, ale wręcz wydłuża okres przedawnienia.
‼️ Pamiętaj: ZUS często podejmuje działania celowo zmierzające do zawieszenia lub przerwania terminu – np. wszczyna egzekucję, wydaje decyzję ustalającą zaległość albo proponuje układ ratalny. Dlatego każda decyzja płatnika – także podpisanie ugody – powinna być przemyślana pod kątem wpływu na przedawnienie.
Co oznacza przedawnienie składek ZUS dla płatnika?
Gdy upłynie termin przedawnienia, zaległości składkowe tracą charakter wymagalny, a ZUS nie może już skutecznie dochodzić ich zapłaty. Przedawnienie wywołuje skutki zarówno dla samego długu, jak i dla dalszych działań ZUS.
Przedawnienie = wygaśnięcie zobowiązania
Zgodnie z art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, po upływie terminu przedawnienia:
„Zobowiązanie z tytułu składek wygasa.”
Oznacza to, że:
- płatnik nie ma już obowiązku zapłaty zaległych składek,
- ZUS nie może wszcząć ani kontynuować postępowania egzekucyjnego,
- wydana wcześniej decyzja o obowiązku zapłaty staje się bezskuteczna,
- nie nalicza się dalszych odsetek ani dodatkowych opłat.
Co ZUS nie może zrobić po przedawnieniu?
Po przedawnieniu ZUS nie może:
- wydać decyzji ustalającej zaległość składkową,
- kontynuować wcześniej wszczętej egzekucji,
- domagać się zapłaty poprzez urząd skarbowy,
- doliczać zaległych składek do podstawy przyszłych świadczeń (np. emerytury).
Jednak… ❗
Wyjątek – zabezpieczenie hipoteczne lub zastaw
Jeżeli zaległości zostały zabezpieczone:
- hipoteką na nieruchomości, lub
- zastawem na ruchomości,
to choć przedawnione, nadal mogą być dochodzone, ale tylko z przedmiotu zabezpieczenia i tylko do wysokości zaległości i odsetek naliczonych do dnia przedawnienia.
Podstawa prawna:
Art. 24 ust. 5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
Co powinien zrobić płatnik, jeśli uważa, że składki się przedawniły?
✅ Krok 1: Sprawdź dokładnie terminy
- data wymagalności składki,
- obowiązujący termin przedawnienia (5 lub 10 lat),
- ewentualne zawieszenia/przerwania biegu terminu.
✅ Krok 2: Porównaj z działaniami ZUS
- Czy była decyzja?
- Czy toczyła się egzekucja?
- Czy zawierano układ ratalny?
- Czy ZUS podejmował jakiekolwiek czynności?
✅ Krok 3: Złóż wniosek o umorzenie lub zarzut przedawnienia
Jeśli uznasz, że zobowiązanie się przedawniło, możesz:
- złożyć zarzut przedawnienia w odpowiedzi na decyzję ZUS,
- zaskarżyć decyzję do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych,
- w przypadku egzekucji – złożyć zarzut w postępowaniu egzekucyjnym.
‼️ Pamiętaj: ZUS nie umarza z urzędu przedawnionych należności – trzeba samodzielnie podnieść zarzut. Jeśli tego nie zrobisz, ZUS może skutecznie egzekwować składki, nawet jeśli technicznie są już przedawnione.
Przykład praktyczny:
Firma „BIURO-SERWIS” miała zaległości składkowe z 2011 roku. ZUS wszczął egzekucję w 2013 r., ale postępowanie zostało umorzone w 2016 r. Nie było żadnej decyzji, ani umowy ratalnej. W 2023 roku ZUS znów próbował ściągnąć dług. Po analizie okazało się, że nie doszło do przerwania lub zawieszenia biegu przedawnienia. Przedawnienie nastąpiło z końcem 2021 roku. Płatnik złożył skuteczny zarzut i postępowanie egzekucyjne zostało umorzone.
W kolejnej części przeanalizujemy specjalne przypadki – przedawnienie wobec spadkobierców, osób trzecich i następców prawnych, a także orzecznictwo sądowe, które może pomóc płatnikom w sporach z ZUS.
Przedawnienie składek ZUS wobec spadkobierców, osób trzecich i następców prawnych
Przedawnienie składek może dotyczyć nie tylko samego płatnika, ale również innych osób, które ZUS uzna za odpowiedzialne za długi – np. spadkobierców, członków zarządu czy osoby trzecie. W takich przypadkach terminy przedawnienia liczy się inaczej, a sama odpowiedzialność ma odrębne podstawy prawne.
Odpowiedzialność osób trzecich i następców prawnych
ZUS może wydać decyzję o odpowiedzialności za nieopłacone składki wobec:
- członków zarządu spółki z o.o. (na podstawie art. 116 Ordynacji podatkowej w zw. z art. 31 u.s.u.s.),
- osób trzecich, np. pełnomocników, byłych właścicieli firmy,
- spadkobierców zmarłego płatnika.
📌 Termin przedawnienia takich należności to również 5 lat, ale liczony od końca roku kalendarzowego, w którym została wydana decyzja o odpowiedzialności osoby trzeciej lub następcy prawnego.
Podstawa prawna:
Art. 24 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych
Przykład – odpowiedzialność członka zarządu
Pan Tomasz był prezesem zarządu spółki „LOGIMA” do 2019 roku. W 2022 r. ZUS wydał wobec niego decyzję o odpowiedzialności za nieuregulowane składki spółki. Termin przedawnienia w jego przypadku liczy się od 31 grudnia 2022 r., a więc zobowiązanie może ulec przedawnieniu dopiero z końcem 2027 roku, o ile nie nastąpią inne zdarzenia przerywające lub zawieszające bieg terminu.
Przedawnienie a śmierć płatnika – co z odpowiedzialnością spadkobierców?
Z chwilą śmierci płatnika obowiązki przechodzą na spadkobierców, a ZUS może żądać od nich zapłaty zaległości – w granicach ich odpowiedzialności za długi spadkowe.
Zawieszenie biegu terminu przedawnienia następuje:
- od dnia śmierci spadkodawcy,
- do dnia prawomocnego postanowienia o nabyciu spadku lub aktu poświadczenia dziedziczenia,
🕑 Nie dłużej jednak niż przez 2 lata.
Podstawa prawna:
Art. 24 ust. 5f u.s.u.s.
Przykład – zawieszenie z powodu śmierci
Pani Anna zmarła w 2020 roku, pozostawiając zaległości składkowe za lata 2014–2016. Jej syn, jako jedyny spadkobierca, nabył spadek w sierpniu 2023 roku. Od 2020 do 2023 roku bieg przedawnienia był zawieszony, ale tylko do końca 2022 roku (maksymalne 2 lata). Od 2023 roku termin przedawnienia znowu zaczął płynąć, dlatego ZUS ma jeszcze czas na działania do 2025 roku.
Co orzekają sądy w sprawie przedawnienia?
Sądy wielokrotnie stawały po stronie płatników, zwłaszcza jeśli ZUS:
- nie udowodnił, że doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminu,
- próbował dochodzić przedawnionych składek bez podstawy prawnej,
- błędnie wyliczył terminy lub powołał się na nieaktualne przepisy.
Przykład orzecznictwa:
🧾 Wyrok SN z 2.09.2020 r., sygn. I UK 53/19
Sąd Najwyższy potwierdził, że przy ustalaniu przedawnienia należy porównać termin wynikający z przepisów „starych” i „nowych” i przyjąć ten bardziej korzystny dla płatnika.
🧾 Wyrok TK z 20.05.2020 r., P 2/18
Trybunał Konstytucyjny uznał, że art. 24 ust. 5 u.s.u.s. (wyłączający przedawnienie należności zabezpieczonych hipoteką) jest zgodny z Konstytucją, ale egzekucja może być prowadzona tylko z zabezpieczonego składnika majątku.
Jak bronić się przed niesłusznym żądaniem zapłaty składek? 📌🛡️
Skoro już wiesz, czym jest przedawnienie składek i kiedy następuje, czas na praktyczne wskazówki, które pozwolą Ci obronić się przed niezasadnymi roszczeniami ZUS. Pamiętaj: ZUS nie sprawdza automatycznie, czy zobowiązanie się przedawniło – musisz działać samodzielnie!
📋 Jak sprawdzić, czy Twoje składki są przedawnione?
- Zbierz dane o zobowiązaniu:
- miesiąc i rok, za które powstała zaległość,
- termin płatności danej składki.
- Oblicz początek biegu terminu przedawnienia:
- to dzień następujący po terminie płatności.
- Sprawdź długość terminu:
- 5 lub 10 lat w zależności od okresu (patrz wcześniejsze części poradnika).
- Sprawdź, czy wystąpiły przerwy lub zawieszenia:
- umowa ratalna, decyzja ZUS, egzekucja, postępowanie spadkowe itd.
- Ustal datę upływu przedawnienia.
✉️ Co zrobić, jeśli ZUS dochodzi przedawnionych składek?
1. Zgłoś zarzut przedawnienia:
- W odpowiedzi na decyzję ZUS (np. w odwołaniu do sądu),
- W postępowaniu egzekucyjnym – zarzut można złożyć u komornika lub do ZUS.
2. Złóż wniosek o umorzenie postępowania egzekucyjnego:
- Jeżeli egzekucja została wszczęta po upływie terminu.
3. Odwołaj się od decyzji ZUS do sądu:
- Termin: 1 miesiąc od doręczenia decyzji,
- Skieruj sprawę do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych.
📄 Wzór zarzutu przedawnienia (uproszczony przykład):
[miejscowość, data]
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
Oddział w [miasto]
Dotyczy: zarzut przedawnienia należności z tytułu składek
Szanowni Państwo,
W odpowiedzi na decyzję z dnia [data], znak: [znak sprawy], dotyczącą zaległości składkowych za okres [okres], niniejszym podnoszę **zarzut przedawnienia** zobowiązania z tytułu składek.
Zgodnie z art. 24 ust. 4 i art. 31 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zobowiązanie to uległo przedawnieniu z dniem [data].
Wnoszę o zaprzestanie egzekucji i umorzenie postępowania w niniejszej sprawie.
Z poważaniem,
[imię i nazwisko / nazwa firmy]
Wzór pisma o przedawnienie składek zus
[Miejscowość], [Data]
Dane wnioskodawcy: [Imię i Nazwisko / Nazwa firmy] [Adres zamieszkania / Siedziba firmy] [Numer PESEL / NIP płatnika składek] [Numer telefonu / adres e-mail – opcjonalnie]
Adresat: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w [Miejscowość oddziału ZUS właściwego dla płatnika] [Adres oddziału ZUS]
Dotyczy: Wniosek o stwierdzenie przedawnienia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne / ubezpieczenie zdrowotne / Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych* (*niepotrzebne skreślić lub wybrać właściwe)
Szanowni Państwo,
działając w imieniu własnym / jako płatnik składek* (*wybrać właściwe), na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z [aktualny rok] r. poz. [aktualny numer]), wnoszę o stwierdzenie przedawnienia należności z tytułu składek na:
- [ ] ubezpieczenia społeczne
- [ ] ubezpieczenie zdrowotne
- [ ] Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
za okres od [data początkowa okresu zadłużenia, np. 01.01.2018] do [data końcowa okresu zadłużenia, np. 31.12.2018].
Zgodnie z powołanym przepisem art. 24 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.
Wskazane w niniejszym wniosku należności składkowe dotyczą okresu od [data początkowa] do [data końcowa]. Terminy płatności dla poszczególnych składek za ten okres przypadały odpowiednio od [data wymagalności pierwszej składki z okresu, np. 15.02.2018] do [data wymagalności ostatniej składki z okresu, np. 15.01.2019].
Biorąc pod uwagę, że 5-letni termin przedawnienia, liczony od dnia wymagalności każdej ze składek objętych wnioskiem, upłynął odpowiednio w okresie od [data przedawnienia pierwszej składki, np. 15.02.2023] do [data przedawnienia ostatniej składki, np. 15.01.2024], wnoszę o uznanie ich za przedawnione.
Oświadczam, iż według mojej najlepszej wiedzy, w stosunku do wyżej wymienionych należności nie doszło do przerwania biegu terminu przedawnienia na skutek zastosowania środka egzekucyjnego, o którym został(a)m zawiadomiony/a, ani do zawieszenia biegu terminu przedawnienia, w szczególności poprzez zawarcie umowy o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu należności na raty, czy też na skutek innych czynności wskazanych w art. 24 ust. 5-5b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
(W przypadku, gdy doszło do przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia, należy ten akapit zmodyfikować, opisując zdarzenie i wskazując, dlaczego mimo to termin przedawnienia upłynął lub wnosząc o uznanie przedawnienia dla części należności).
W związku z powyższym, wnoszę o:
- Wydanie decyzji stwierdzającej przedawnienie należności z tytułu składek za wskazany okres.
- Dokonanie stosownych korekt na koncie płatnika składek, uwzględniających przedawnienie ww. należności.
Z poważaniem,
[Czytelny podpis wnioskodawcy]
Ważne uwagi:
- Właściwy Oddział ZUS: Upewnij się, że pismo kierujesz do oddziału ZUS właściwego ze względu na Twoje miejsce zamieszkania lub siedzibę firmy.
- Dane Identyfikacyjne: Podaj dokładne dane (PESEL lub NIP), aby ZUS mógł bez problemu zidentyfikować Twoje konto płatnika.
- Precyzja: Dokładnie określ, jakich składek (społeczne, zdrowotne, FP/FGŚP) i za jaki konkretny okres dotyczy wniosek.
- Termin Przedawnienia: Pamiętaj, że podstawowy termin przedawnienia to 5 lat od dnia wymagalności składki (dnia, w którym upłynął termin jej zapłaty). Zasada ta dotyczy należności, których termin płatności upłynął po 31 grudnia 2011 r.
- Przerwanie/Zawieszenie Biegu Przedawnienia: Zastanów się, czy nie miały miejsca zdarzenia, które mogły przerwać lub zawiesić bieg terminu przedawnienia (np. wszczęcie egzekucji, układ ratalny, uznanie długu). Jeśli tak, musisz to uwzględnić w piśmie.
- Sposób Dostarczenia: Pismo najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub złożyć osobiście w placówce ZUS, uzyskując potwierdzenie złożenia na kopii pisma.
- Konsultacja: W razie wątpliwości, zwłaszcza w skomplikowanych przypadkach, rozważ konsultację z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
- Aktualność: Wzór opiera się na przepisach obowiązujących w maju 2025 r. Zawsze warto upewnić się co do aktualności regulacji prawnych.
Kluczowe wskazówki na koniec:
✔ Zawsze licz terminy samodzielnie.
✔ Nie podpisuj umowy ratalnej bez analizy – może zawiesić przedawnienie.
✔ Egzekucja nie zawsze jest legalna – przedawnienie można podnieść także po jej wszczęciu.
✔ ZUS nie ma prawa dochodzić przedawnionych składek, nawet jeśli wcześniej wydał decyzję.
✔ Jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się z doradcą lub prawnikiem.
📚 Podstawa prawna
- Art. 24 ust. 4–6, art. 31 – ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2022 poz. 1009 ze zm.)
- Art. 116 Ordynacji podatkowej – w zakresie odpowiedzialności członków zarządu
- Art. 27 ustawy z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. Nr 232, poz. 1378)
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku:
- przedawnienie składek ZUS 2025
- ZUS dług po latach
- zarzut przedawnienia wobec ZUS
- egzekucja przedawnionych składek
- umorzenie zaległości ZUS
📌 Przydatne adresy urzędowe:
- https://www.zus.pl – oficjalna strona Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
- https://orzeczenia.nsa.gov.pl – baza orzeczeń Naczelnego Sądu Administracyjnego
- https://orzeczenia.sn.pl – baza orzeczeń Sądu Najwyższego
- https://bip.zus.pl – Biuletyn Informacji Publicznej ZUS