W spółkach kapitałowych wiele decyzji zapada na zgromadzeniach wspólników lub walnych zgromadzeniach akcjonariuszy. Jednak nie każda uchwała może zostać podjęta w dowolnej formie – niektóre z nich muszą być zaprotokołowane przez notariusza, a ich brak formalny może skutkować nieważnością. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy taki obowiązek występuje, jak powinien wyglądać prawidłowy protokół oraz jaką rolę pełni notariusz.
Kiedy uchwała musi być zaprotokołowana przez notariusza?
W zależności od rodzaju spółki (z o.o., akcyjna, prosta spółka akcyjna) obowiązek protokołowania uchwał przez notariusza jest różny. Przepisy precyzyjnie wskazują, które decyzje muszą mieć formę aktu notarialnego.
✔ Spółka akcyjna i komandytowo-akcyjna
W tych spółkach wszystkie uchwały walnego zgromadzenia muszą być umieszczone w protokole notarialnym.
🔹 Wynika to z art. 421 § 1 k.s.h., który stanowi:
„Uchwały walnego zgromadzenia spółki akcyjnej są umieszczane w protokole sporządzonym przez notariusza.”
Dodatkowo uchwała zarządu o podwyższeniu kapitału zakładowego w ramach kapitału docelowego także musi być sporządzona w formie aktu notarialnego (art. 446 k.s.h.).
✔ Spółka z o.o.
Tu sytuacja jest bardziej złożona. Nie wszystkie uchwały wymagają formy notarialnej, ale niektóre z nich już tak – w szczególności:
- zmiana umowy spółki, chyba że umowa została zawarta przez system S24 i zmiana następuje przez wzorzec (art. 255 § 1 i 3 k.s.h.),
- obniżenie kapitału zakładowego, gdy wiąże się z oświadczeniem o automatycznym umorzeniu udziałów (art. 255 § 2 i art. 265 § 4 k.s.h.),
- rozwiązanie spółki lub przeniesienie siedziby za granicę (art. 270 pkt 2 k.s.h.),
- połączenie, podział lub przekształcenie spółki.
📌 Uwaga: W tych przypadkach nie można głosować pisemnie – konieczna jest osobista obecność i protokół notarialny.
✔ Prosta spółka akcyjna
W tym przypadku obowiązek notarialny ogranicza się tylko do uchwał zmieniających umowę spółki (art. 300¹⁰⁰ § 2 k.s.h.). Jest to zatem najbardziej liberalna forma w zakresie wymogów protokołowania.
Czym jest protokół notarialny i co powinien zawierać?
Protokoły sporządzane przez notariusza muszą spełniać wymogi przewidziane dla aktu notarialnego. Oznacza to, że nie jest to zwykła notatka ze zgromadzenia, ale pełnoprawny dokument o określonej strukturze i treści.
Zgodnie z art. 104 § 1 i § 4 ustawy – Prawo o notariacie, taki protokół powinien zawierać m.in.:
- datę, godzinę i miejsce sporządzenia,
- dane notariusza i kancelarii,
- dane uczestników (spółka, wspólnicy, pełnomocnicy),
- opis przebiegu zgromadzenia,
- pełne treści uchwał (nie można ich ograniczać do załączników!),
- wyniki głosowań,
- podpisy przewodniczącego i notariusza.
📄 Ważne: Protokół musi zawierać całą treść uchwały, a nie jedynie wzmiankę o jej podjęciu. Próba zamieszczenia tylko „wyciągu” czy też przeniesienie uchwały do załącznika jest niedopuszczalna i powoduje jej nieważność.
Przykład 1: Spółka akcyjna – nieważna uchwała przez brak treści w protokole
📍 Wrocławska spółka akcyjna „Futurium S.A.” zwołała walne zgromadzenie, na którym przyjęto uchwałę o emisji nowych akcji serii D. Protokół notarialny zawierał jedynie wzmiankę: „Walne Zgromadzenie podjęło uchwałę o emisji akcji serii D zgodnie z punktem 5 porządku obrad”. Treść uchwały nie została wpisana do protokołu, lecz załączona jako odrębny dokument.
📌 Skutek: Uchwała została uznana za nieważną, ponieważ nie została „umieszczona” w protokole w rozumieniu art. 421 § 1 k.s.h., co naruszyło wymogi formy prawnej.
Lista obecności i głosowanie
Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia. W spółkach, w których umożliwiono udział zdalny (np. przez wideokonferencję), należy sporządzić osobną listę głosujących elektronicznie, ale ich podpis nie jest wymagany.
Dodatkowo protokół powinien zawierać:
- stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia,
- informację o zdolności do podejmowania uchwał (kworum),
- wyniki każdego głosowania, w tym liczbę głosów „za”, „przeciw”, „wstrzymujących się” oraz ewentualne sprzeciwy.
Rola notariusza – protokolant, nie arbiter
Notariusz nie ocenia merytorycznej treści uchwał, lecz wyłącznie dba o ich prawidłową formę prawną. Nie może ingerować w porządek obrad, treść uchwały ani sposób jej podjęcia, chyba że uchwała narusza prawo w sposób oczywisty – wtedy może odmówić jej zaprotokołowania.
📌 Notariusz nie decyduje, czy zgromadzenie jest ważne – to obowiązek przewodniczącego zgromadzenia, a notariusz jedynie odnotowuje jego stanowisko.
Szczegółowe wymagania protokołu – różnice między spółkami
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)
Wymogi formalne protokołu zgromadzenia wspólników określa art. 248 k.s.h. Protokół powinien zawierać:
- stwierdzenie prawidłowego zwołania zgromadzenia,
- informację o zdolności zgromadzenia do podejmowania uchwał,
- pełne treści uchwał,
- liczbę głosów oddanych „za” każdą uchwałą,
- odnotowanie zgłoszonych sprzeciwów,
- listę obecności z podpisami wspólników.
Dodatkowo, jeżeli w umowie spółki przewidziano możliwość udziału w zgromadzeniu przez Internet, trzeba załączyć listę wspólników głosujących elektronicznie – bez konieczności ich podpisów.
Spółka akcyjna (S.A.)
W protokole należy wskazać:
- prawidłowość zwołania walnego zgromadzenia,
- zdolność do podejmowania uchwał,
- treści uchwał oraz dla każdej z nich:
- liczbę akcji, z których oddano głosy,
- procentowy udział tych akcji w kapitale zakładowym,
- łączną liczbę ważnych głosów,
- liczbę głosów: „za”, „przeciw”, „wstrzymujących się”,
- zgłoszone sprzeciwy,
- listę obecności oraz listę akcjonariuszy głosujących zdalnie.
Prosta spółka akcyjna (P.S.A.)
Wymogi te są niemal identyczne z wymogami dla S.A., ale zawarte zostały w art. 300¹⁰⁰ § 1 k.s.h. Dodatkowo należy dołączyć dowody zwołania walnego zgromadzenia.
Przykład 2: Spółka z o.o. z Internetu – pierwsza zmiana umowy wymaga notariusza
📍 Spółka „NowyStart Sp. z o.o.” została zarejestrowana przez system S24. Po kilku miesiącach wspólnicy zdecydowali się zmienić zapisy umowy, modyfikując je poza zakresem wzorca.
📌 Skutek: Choć pierwsza umowa została zawarta online, zmiana jej poza wzorcem wymagała uchwały zaprotokołowanej przez notariusza. Co więcej – każda kolejna zmiana również będzie już musiała mieć formę aktu notarialnego.
Typowe błędy – jak uniknąć nieważności?
🔴 Niepełna treść uchwały w protokole – np. przeniesienie jej treści do załącznika. To narusza przepisy i skutkuje nieważnością.
🔴 Brak podpisu przewodniczącego zgromadzenia lub notariusza – akt notarialny musi zawierać oba podpisy, zgodnie z art. 104 § 2 pr. not.
🔴 Błędne określenie wyników głosowania – brak danych o liczbie głosów „przeciw” i „wstrzymujących się” może stanowić podstawę do zakwestionowania uchwały.
🔴 Nieodnotowanie zgłoszonych sprzeciwów – ich pominięcie może narazić uchwałę na skuteczne zaskarżenie.
Czy można dokonywać zmian w treści protokołu?
Zasadą jest, że notariusz samodzielnie redaguje treść protokołu. Jeśli przewodniczący zgromadzenia wnosi zastrzeżenia, notariusz może:
- uznać je za zasadne i wprowadzić poprawki,
- odrzucić zastrzeżenia i załączyć osobny dokument z ich treścią jako załącznik do protokołu.
Takie rozwiązanie zapewnia przejrzystość dokumentacji i zabezpiecza interesy spółki oraz jej wspólników.
Notariusz – czy może odmówić sporządzenia protokołu?
Co do zasady notariusz nie ingeruje merytorycznie w treść uchwał. Wyjątkiem są przypadki, w których:
- uchwała rażąco narusza prawo,
- numer PESEL osoby uczestniczącej w czynności został zastrzeżony w rejestrze zastrzeżeń PESEL (od 1 czerwca 2024 roku),
- system teleinformatyczny do weryfikacji PESEL jest niedostępny przez ponad 15 minut.
📌 W razie odmowy, notariusz sporządza protokół odmowy. Uczestnik może wnieść zażalenie do sądu okręgowego za pośrednictwem tego notariusza – w terminach określonych w art. 81–83 ustawy – Prawo o notariacie.
Podsumowanie
✔ Spółki akcyjne i komandytowo-akcyjne – wszystkie uchwały wymagają protokołu notarialnego.
✔ Spółki z o.o. i PSA – tylko wybrane uchwały (np. zmiana umowy, rozwiązanie spółki, przekształcenie).
✔ Forma notarialna musi być zachowana co do pełnej treści uchwał – nie wolno ograniczać się do załączników ani skrótów.
✔ Notariusz pełni rolę protokolanta, nie arbitra – wyjątkiem są oczywiste naruszenia prawa lub zastrzeżenie PESEL.
✔ Błędy formalne, takie jak brak podpisów, niepełne dane o głosowaniach lub niewłaściwe załączniki, mogą skutkować nieważnością uchwał.
Podstawa prawna
- art. 126 § 1 pkt 2, art. 248, art. 255, art. 265, art. 270, art. 421, art. 446, art. 300¹⁰⁰ – ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych
- art. 81–85, art. 92 § 1, art. 104 – ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie
- Rozdział 6 ustawy z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia niektórych skutków kradzieży tożsamości – dotyczy zastrzeżeń PESEL
Tematy porad zawartych w poradniku
- protokołowanie uchwał notarialnie
- forma aktu notarialnego spółka
- obowiązki notariusza na zgromadzeniu
- nieważność uchwały spółki
- protokół zgromadzenia wspólników
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.gov.pl/web/gov/zastrzezenie-numeru-pesel
- https://ekrs.ms.gov.pl/
- https://www.krn.org.pl/ (dla weryfikacji notariuszy)
- https://isap.sejm.gov.pl/ (tekst ujednolicony k.s.h. i pr. not.)