Wierzyciele często stają przed dylematem, czy mogą zaliczyć wierzytelność do kosztów uzyskania przychodów w CIT, sporządzając tzw. protokół o nieopłacalności dochodzenia roszczeń (art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT). W praktyce pojawia się pytanie: czy jest to możliwe, gdy wobec dłużnika toczy się postępowanie upadłościowe, a sąd zmienia tryb upadłości układowej na upadłość likwidacyjną i wyznacza termin na zgłaszanie wierzytelności?
Poniżej wyjaśniamy, jak należy postąpić.
Na czym polega protokół nieściągalności wierzytelności?
Ustawa o CIT przewiduje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych wierzytelności uznanych za nieściągalne. Jednym z dokumentów potwierdzających taką sytuację jest protokół, o którym mowa w:
„art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 2805): Nieściągalność wierzytelności uznaje się za udokumentowaną również w przypadku sporządzenia protokołu stwierdzającego, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.”
W praktyce oznacza to, że podatnik może samodzielnie sporządzić dokument wewnętrzny, gdy z ekonomicznego punktu widzenia dochodzenie roszczenia w sądzie i komornicze byłoby całkowicie nieopłacalne.
Dlaczego w postępowaniu upadłościowym protokół nie wystarczy?
W opisanej sytuacji sąd ogłosił już upadłość spółki i wyznaczył syndyka. Wierzyciele otrzymali informację o terminie zgłaszania swoich wierzytelności (np. w ciągu 2 miesięcy).
Na tym etapie:
- wierzyciel nie może już samodzielnie dochodzić roszczeń na drodze sądowej, ponieważ postępowanie sądowe wobec dłużnika prowadzi się w trybie upadłościowym,
- nie jest możliwa egzekucja komornicza w odrębnym postępowaniu, gdyż jedyną drogą odzyskania środków jest zgłoszenie wierzytelności syndykowi,
- w konsekwencji nie ma podstaw do sporządzenia protokołu, skoro nie można nawet mówić o potencjalnych kosztach procesu czy egzekucji (bo te drogi są prawnie zablokowane).
Co powinien zrobić wierzyciel?
📌 Zgłosić wierzytelność syndykowi – nawet jeśli wierzytelność jest niewielka, formalne zgłoszenie to jedyna droga, aby znaleźć się na liście wierzycieli i ewentualnie uzyskać częściowe zaspokojenie.
📌 Oczekiwać na rozliczenie masy upadłościowej – syndyk sporządza listę wierzycieli i prowadzi likwidację majątku. Dopiero po zakończeniu postępowania i wydaniu stosownego postanowienia sądu będzie wiadomo, czy i w jakim stopniu wierzytelność zostanie zaspokojona.
📌 W razie umorzenia lub bezskuteczności postępowania – dopiero wtedy wierzyciel może rozważyć możliwość rozliczenia straty podatkowej na podstawie protokołu lub innej formy dokumentacji przewidzianej w art. 16 ust. 2 ustawy o CIT.
Przykład praktyczny
Spółka „Alfa-Tech” sp. z o.o. dostarczyła towar kontrahentowi za 12 000 zł netto. Po kilku miesiącach kontrahent ogłosił upadłość układową, która następnie została zmieniona przez sąd na upadłość likwidacyjną. Syndyk poinformował wierzycieli o możliwości zgłaszania wierzytelności w terminie 2 miesięcy.
Księgowa spółki „Alfa-Tech” rozważała sporządzenie protokołu nieściągalności, uznając, że koszty procesu i egzekucji przekroczyłyby wartość roszczenia. Jednak w tej sytuacji nie może tego zrobić – ponieważ droga sądowa i egzekucyjna została już zamknięta, a jedyną możliwością jest zgłoszenie wierzytelności w postępowaniu upadłościowym.
Wnioski praktyczne
✔ Na etapie postępowania upadłościowego wierzyciel nie może dokumentować nieściągalności wierzytelności protokołem.
✔ Obowiązkowe jest zgłoszenie wierzytelności syndykowi.
✔ Dopiero po zakończeniu lub umorzeniu postępowania możliwe będzie rozliczenie wierzytelności jako nieściągalnej w kosztach podatkowych.
Podstawa prawna
- art. 16 ust. 2 pkt 3 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 2805)
- ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 2549)
Tematy powiązane (SEO)
- protokół nieściągalności wierzytelności CIT
- zgłoszenie wierzytelności do syndyka w upadłości likwidacyjnej
- koszty podatkowe a wierzytelności nieściągalne
Jak rozliczyć wierzytelność w upadłości likwidacyjnej?
Poniżej wyjaśniamy temat krok po kroku dla księgowej:
1. Sprawdzenie informacji o upadłości
- Uzyskaj postanowienie sądu o ogłoszeniu upadłości likwidacyjnej.
- Sprawdź, kto został powołany syndykiem i jaki termin został wyznaczony na zgłoszenie wierzytelności.
- Informacje można też zweryfikować w Monitorze Sądowym i Gospodarczym lub w systemie KRS.
📄 Dokumentacja: postanowienie sądu, zawiadomienie syndyka.
2. Zgłoszenie wierzytelności syndykowi
- Zgłoś wierzytelność w formie pisemnej w wyznaczonym terminie (np. 2 miesiące).
- Dołącz dokumenty potwierdzające istnienie długu (faktury, umowy, wezwania do zapłaty).
- Pamiętaj: brak zgłoszenia oznacza utratę możliwości uczestniczenia w podziale masy upadłościowej.
📄 Dokumentacja: zgłoszenie wierzytelności, potwierdzenie nadania/odbioru.
3. Oczekiwanie na listę wierzycieli
- Syndyk sporządza listę wierzycieli i przedstawia ją sędziemu-komisarzowi.
- Jeżeli wierzytelność zostanie uwzględniona – pojawia się szansa na częściowe zaspokojenie.
- Jeżeli zostanie pominięta – można wnieść sprzeciw.
📄 Dokumentacja: lista wierzycieli, ewentualny sprzeciw.
4. Rozliczenie podatkowe – dopiero po zakończeniu postępowania
W zależności od efektu upadłości:
✔ Jeśli wierzytelność zostanie częściowo zaspokojona – w księgach rachunkowych rozlicza się realnie otrzymaną kwotę, a pozostała część może być uznana za nieściągalną.
✔ Jeśli wierzytelność nie zostanie zaspokojona – podstawą podatkowego rozliczenia może być:
- postanowienie sądu o zakończeniu lub umorzeniu postępowania, albo
- dokumenty syndyka potwierdzające brak środków w masie upadłościowej.
Dopiero wtedy możliwe jest zaliczenie jej do kosztów podatkowych – na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o CIT.
📄 Dokumentacja: postanowienie sądu o zakończeniu/umorzeniu postępowania, sprawozdanie syndyka.
5. Kiedy protokół z art. 16 ust. 2 pkt 3 CIT może być użyty?
- Nie na etapie upadłości – ponieważ droga sądowa i egzekucyjna jest wyłączona.
- Tak, ale tylko poza postępowaniem upadłościowym – gdy wierzytelność dotyczy innego dłużnika, wobec którego koszty procesu i egzekucji przewyższyłyby jej wartość.
Przykład z praktyki
Spółka „Beta Logistic” sp. z o.o. posiadała wierzytelność wobec kontrahenta w wysokości 18 000 zł. W czerwcu 2024 r. sąd ogłosił wobec kontrahenta upadłość likwidacyjną i wyznaczył 2-miesięczny termin na zgłoszenie wierzytelności.
Księgowa spółki przygotowała zgłoszenie i wysłała je do syndyka wraz z fakturami i umową.
- W 2025 r. syndyk poinformował, że masa upadłościowa jest niewystarczająca i wierzyciele nie otrzymają żadnych środków.
- Na tej podstawie spółka ujęła wierzytelność jako koszt podatkowy w CIT – dokumentując stratę postanowieniem sądu o zakończeniu postępowania.