Jednym z kluczowych praw każdej osoby lub firmy będącej stroną postępowania administracyjnego jest możliwość zapoznania się z aktami sprawy. Dzięki temu można nie tylko sprawdzić, jak urząd prowadzi naszą sprawę, ale również skutecznie zadbać o swoje interesy i aktywnie uczestniczyć w całym procesie. Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który w jasny sposób wyjaśnia, komu przysługuje dostęp do akt, jakie czynności można wykonać oraz co zrobić w przypadku odmowy przez urząd.
Dlaczego prawo do dostępu do akt sprawy jest tak ważne?
Prawo dostępu do akt postępowania administracyjnego to gwarancja, że żadna decyzja nie zapadnie za plecami zainteresowanych. Zapoznając się z dokumentacją urzędową, możesz sprawdzić dowody, które zebrano, zgłosić własne zastrzeżenia, przedstawić argumenty lub nowe wnioski dowodowe. W praktyce to jeden z najważniejszych instrumentów ochrony Twoich praw w starciu z urzędem czy inną instytucją publiczną.
Jeśli urząd ograniczy to prawo lub niewłaściwie odmówi dostępu do akt, możesz skutecznie się odwołać – nawet do sądu administracyjnego. Dowiedz się, jak to robić zgodnie z najnowszymi przepisami oraz orzecznictwem.
Komu i kiedy przysługuje prawo dostępu do akt postępowania administracyjnego?
Kto może przeglądać akta sprawy?
Prawo do przeglądania akt postępowania administracyjnego ma strona postępowania – czyli każdy, kogo interes prawny lub obowiązek dotyczy prowadzonej sprawy, a także jej przedstawiciel ustawowy, pełnomocnik lub kurator (art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego). Dotyczy to zarówno postępowania „głównego”, jak i sytuacji, gdy rozpoznawany jest wniosek o dostęp do akt.
Pamiętaj:
- Jeśli postępowanie dotyczy kilku stron (np. kilku współwłaścicieli nieruchomości), każda z nich może przeglądać akta.
- Po zakończeniu sprawy dostęp do akt mają tylko ci, którzy byli stronami w danym postępowaniu.
Przykład 1 (zastosowanie w praktyce)
Pani Agnieszka prowadzi sklep w Gorzowie Wielkopolskim. Złożyła wniosek o pozwolenie na sprzedaż alkoholu. Po wydaniu decyzji negatywnej jej były wspólnik – który nie był stroną postępowania – chciał zobaczyć akta. Urząd odmówił, ponieważ nie brał udziału w sprawie jako strona. Jeżeli uważał, że powinien być stroną, mógłby wnieść o wznowienie postępowania.
Organizacje społeczne
Organizacje społeczne mogą przeglądać akta dopiero po wydaniu przez urząd postanowienia o dopuszczeniu ich do udziału w postępowaniu (art. 33 § 2 i 3 k.p.a.).
Przykład 2
Fundacja Ekologiczna „Czysta Ziemia” złożyła wniosek o udział w postępowaniu o wycinkę drzew. Przed wydaniem postanowienia przez urząd przedstawiciel fundacji zażądał dostępu do akt. Urząd prawidłowo odmówił – dostęp jest możliwy dopiero po formalnym dopuszczeniu organizacji.
Inne podmioty z prawem wglądu w akta
- Prokurator – bez dodatkowych postanowień (art. 183 k.p.a., art. 69 § 1 i 2 Prawa o prokuraturze).
- Mediator – o ile uczestnicy mediacji się na to zgodzą (art. 96i k.p.a.).
Na czym polega prawo do dostępu do akt sprawy?
Możliwości strony w zakresie przeglądania akt
Prawo dostępu do akt obejmuje:
- Przeglądanie akt w lokalu organu, w obecności pracownika urzędu.
- Sporządzanie notatek, kopii, odpisów z akt sprawy.
- Wykonywanie fotografii dokumentów (np. telefonem).
- Żądanie wydania uwierzytelnionych kopii – jeśli wykażesz ważny interes.
Zgodnie z art. 73 § 1 i 2 k.p.a. strona korzysta z tych uprawnień zarówno w toku sprawy, jak i po jej zakończeniu.
Czy urząd może pytać, po co chcesz zobaczyć akta?
Nie. Urząd nie ma prawa żądać uzasadnienia wniosku o dostęp do akt czy pytania o cel żądania.
Przykład 3
Pan Adam prowadzi warsztat samochodowy. Po kontroli Inspekcji Sanitarnej poprosił o dostęp do akt i wydanie kopii protokołów. Urząd zażądał wyjaśnienia, po co Adam potrzebuje tych dokumentów. Działanie urzędu jest nieprawidłowe – strona nie musi uzasadniać wniosku.
Uwierzytelnione kopie dokumentów – kiedy i jak je otrzymać?
Wydanie uwierzytelnionych kopii lub odpisów możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy wykażesz „ważny interes” (art. 73 § 2 k.p.a.). W praktyce chodzi np. o przedstawienie dokumentu w sądzie lub innej instytucji.
- Jeśli nie uzasadnisz wniosku o uwierzytelnione kopie, urząd powinien najpierw wezwać Cię do uzupełnienia uzasadnienia.
- Odmowa wydania uwierzytelnionych kopii bez wcześniejszego wezwania – jest nieprawidłowa.
Przykład 4
Pani Beata chciała uwierzytelnione kopie decyzji i dokumentów do sprawy podatkowej. Nie podała, po co ich potrzebuje. Urząd powinien wezwać Beatę do uzupełnienia wniosku. Dopiero po braku odpowiedzi lub niewykazaniu ważnego interesu może odmówić wydania uwierzytelnionych kopii.
Wydanie kopii dokumentów z akt – na miejscu czy na odległość?
Czy urząd musi wysłać kopie akt pocztą lub e-mailem?
Co do zasady akta przegląda się na miejscu, w urzędzie (art. 73 § 1a k.p.a.). Jednak praktyka i orzecznictwo dopuszczają dwa podejścia:
Podejście dominujące (ostrożne):
- Urząd nie musi wysyłać kopii akt do domu strony.
- Wyjątek: szczególne okoliczności (np. pobyt w zakładzie karnym, brak realnej możliwości osobistego stawiennictwa).
Podejście elastyczne (nowocześniejsze):
- Urząd powinien rozważyć przesłanie kopii, jeśli nie jest to technicznie ani organizacyjnie utrudnione (np. skan kilku stron decyzji).
- Jeżeli przesłanie kopii byłoby dużym obciążeniem – może odmówić, ale musi to uzasadnić.
Przykład 5
Pan Michał przebywa za granicą. Poprosił o przesłanie mu kopii decyzji w sprawie podatkowej e-mailem. Urząd może wyrazić zgodę, jeśli wykonanie kopii nie wiąże się z nadmiernym obciążeniem technicznym lub kosztowym. Jeśli jednak kopii jest kilkaset stron, urząd ma prawo odmówić.
Ograniczenia w dostępie do akt postępowania administracyjnego
Kiedy urząd może odmówić dostępu do akt?
Prawo do dostępu do akt nie jest nieograniczone. Urząd odmówi wglądu w przypadku:
- Akt zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne” (art. 74 § 1 k.p.a.).
- Akt wyłączonych ze względu na ważny interes państwowy – to np. kwestie bezpieczeństwa państwa, tajemnica przedsiębiorstwa o strategicznym znaczeniu.
WAŻNE: Jeśli tylko część akt zawiera takie informacje, urząd może odmówić dostępu tylko do tych konkretnych dokumentów, a nie do całych akt.
Przykład 6
Sprawa dotyczyła koncesji na wydobycie surowców strategicznych. Część dokumentów była objęta klauzulą „ściśle tajne”. Urząd umożliwił stronie dostęp do pozostałej części akt, odmawiając tylko do wyłączonych dokumentów.
Odmowa dostępu do akt – jak skutecznie się odwołać?
Jakie decyzje podejmuje urząd w sprawie dostępu do akt?
Urząd musi zakończyć sprawę dostępu do akt w jeden z trzech sposobów:
- Udostępnienie akt – bez formalnej decyzji.
- Postanowienie o odmowie – wydane, gdy odmawia udostępnienia całości lub części akt (art. 74 § 2 k.p.a.).
- Postanowienie o umorzeniu postępowania – gdy osoba wnioskująca nie ma statusu strony.
Odmowa musi mieć formę postanowienia – zawierającego uzasadnienie, pouczenie o środkach odwoławczych i podpis osoby upoważnionej.
Jak odwołać się od odmowy dostępu do akt?
- Na postanowienie o odmowie przysługuje zażalenie do organu wyższej instancji.
- Zażalenie wnosi się w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia.
- Jeśli urząd nie rozpatrzy Twojego wniosku o dostęp do akt, możesz złożyć skargę do sądu administracyjnego na bezczynność organu.
Przykład 7
Firma GreenTech złożyła zażalenie na postanowienie urzędu odmawiające udostępnienia kopii dokumentacji technicznej. Wskazała, że dokumenty nie mają klauzuli tajności ani nie dotyczą interesu państwowego. Organ wyższej instancji uchylił postanowienie i nakazał udostępnić żądaną dokumentację.
Udostępnianie akt a ochrona danych osobowych
Czy urząd musi anonimizować dane osobowe w aktach?
- Zasadą jest, że strona postępowania ma prawo do zapoznania się z całością akt, w tym z danymi osobowymi innych stron, świadków czy osób trzecich.
- Wyjątek: jeśli postępowanie wszczęto na podstawie skargi, dane skarżącego są chronione przed innymi stronami (art. 73 § 1b k.p.a.), chyba że wyrazi zgodę na ich ujawnienie.
Przykład 8
Pani Katarzyna uczestniczyła w postępowaniu dotyczącym świadczeń rodzinnych. Zwróciła się o wgląd do akt. Otrzymała pełny dostęp do dokumentów, w tym z danymi innych stron i świadków. Urząd nie miał obowiązku anonimizowania tych danych.
WAŻNE: Osoba, której dane znajdują się w aktach, może zażądać informacji o tym, komu dane udostępniono (art. 74a k.p.a. i art. 15 RODO).
Kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
- Prawo dostępu do akt jest podstawowym uprawnieniem strony postępowania administracyjnego i dotyczy także możliwości sporządzania notatek, kopii oraz w określonych sytuacjach żądania uwierzytelnionych odpisów.
- Urząd nie może pytać o cel wniosku ani uzależniać wydania kopii (z wyjątkiem uwierzytelnionych) od uzasadnienia interesu.
- Odmowa dostępu lub ograniczenie uprawnień musi być uzasadnione przepisami – najczęściej klauzulą tajności lub ważnym interesem państwowym, a także udokumentowane w formie postanowienia.
- W razie problemów – składaj zażalenie lub skargę na bezczynność urzędu.
- Nie masz prawa do żądania anonimizacji danych innych stron czy świadków w aktach (poza wyjątkami przewidzianymi w k.p.a.).
- W praktyce wiele zależy od argumentacji i konsekwencji strony – nie rezygnuj z przysługujących Ci narzędzi!
Podstawa prawna
- art. 8 § 1, art. 9, art. 10, art. 28, art. 33, art. 73, art. 73 § 1b, art. 73 § 2, art. 74, art. 74a, art. 96i, art. 105 § 1, art. 124, art. 126, art. 145 § 1 pkt 4, art. 183 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 69 § 1 i 2 – ustawa z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze
- art. 15 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. – o ochronie informacji niejawnych
- ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. – o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania RODO
Tematy porad zawartych w poradniku
- dostęp do akt postępowania administracyjnego 2025
- przeglądanie akt w urzędzie praktyka
- odmowa udostępnienia akt postępowania środki odwoławcze
- ochrona danych osobowych w aktach sprawy
- uwierzytelnione kopie dokumentów z urzędu