Prawo do sprostowania danych to jedno z podstawowych uprawnień przyznanych osobie fizycznej w RODO. Ma ono charakter korekcyjny – pozwala każdemu doprowadzić swoje dane do zgodności z rzeczywistością oraz uzupełnić je, jeśli są niepełne.
Dzięki temu mechanizmowi osoba, której dane dotyczą, może zapobiec sytuacjom, w których nieaktualne lub błędne dane wywołują dla niej negatywne skutki – np. błędne rozliczenie wynagrodzenia, nieprawidłowe obliczenie stażu pracy czy błędy w korespondencji handlowej.
Na czym polega prawo z art. 16 RODO?
Zgodnie z art. 16 RODO:
- osoba ma prawo żądać od administratora niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych,
- a także uzupełnienia niekompletnych danych osobowych.
➡️ Uprawnienia te mają zastosowanie tylko wtedy, gdy nie ma innej procedury pozwalającej na sprostowanie danych.
📌 Przykład: błędy w decyzjach administracyjnych można poprawiać w trybie art. 113 kodeksu postępowania administracyjnego – wówczas to procedura administracyjna, a nie art. 16 RODO, będzie właściwą drogą.
Czym są dane nieprawidłowe i niekompletne?
- Dane nieprawidłowe – to dane niezgodne z rzeczywistością, czyli po prostu nieprawdziwe.
👉 Przykład: w systemie bankowym figuruje błędny PESEL klienta. - Dane niekompletne – to dane prawdziwe, ale niepełne co do zakresu.
👉 Przykład: pracownik nie dostarczył świadectwa pracy z poprzedniego zatrudnienia, przez co pracodawca błędnie obliczył jego staż pracy.
➡️ Niekompletność może prowadzić do nieprawidłowości – np. błędne wyliczenie wysokości wynagrodzenia lub prawa do urlopu.
Jak administrator powinien realizować prawo do sprostowania?
- Podmiot danych musi wykazać, że dane są rzeczywiście nieprawidłowe lub niekompletne (np. przedkładając dokumenty).
- Administrator jest zobowiązany niezwłocznie sprostować lub uzupełnić dane.
- Wybór sposobu działania zależy od treści żądania, ale musi być proporcjonalny do celu przetwarzania.
➡️ Uzupełnienie danych nie może prowadzić do nadmiarowego przetwarzania.
📌 Przykład: sklep internetowy, który przetwarza dane w celu realizacji zamówienia, nie może uzupełnić danych klienta o jego informacje medyczne – byłoby to naruszenie zasady minimalizacji danych.
Ograniczenia prawa do sprostowania
- Podmiot danych nie może żądać wprowadzenia danych nieprawidłowych – np. wpisania innej daty urodzenia, która nie jest zgodna z rzeczywistością.
- Administrator może odmówić sprostowania, jeśli nie jest w stanie zidentyfikować osoby, której dane dotyczą.
- Jednak gdy osoba dostarczy dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację, administrator nie może już odmówić.
Praktyczne przykłady zastosowania prawa do sprostowania
📌 Przykład 1 – Klient banku
Klient zauważył, że w systemie bankowym figuruje błędny numer PESEL.
✔ Zgłasza wniosek o sprostowanie, załączając kopię dowodu osobistego.
➡ Bank ma obowiązek niezwłocznie poprawić dane, bo błędny PESEL może prowadzić do poważnych skutków (np. problemów z identyfikacją lub blokadą konta).
📌 Przykład 2 – Pracownik w firmie
Pracownik przedłożył nowe świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia, którego wcześniej nie dostarczył.
✔ Dzięki temu pracodawca musi uzupełnić dane w systemie kadrowym, aby prawidłowo obliczyć staż pracy i przysługujący wymiar urlopu.
📌 Przykład 3 – Klient sklepu internetowego
Klient zamawiając towar podał błędny adres e-mail.
✔ Złożył wniosek o sprostowanie danych.
➡ Sklep poprawia adres w systemie sprzedażowym, aby klient otrzymywał korespondencję dotyczącą zamówienia.
Podsumowanie – kluczowe zasady
- Prawo do sprostowania danych ma charakter korekcyjny – służy poprawie błędów i uzupełnianiu braków.
- Administrator musi sprostować dane niezwłocznie, jeśli osoba wykaże ich nieprawidłowość lub niekompletność.
- Uzupełnienie danych musi uwzględniać cel przetwarzania – nie można żądać danych nadmiarowych.
- Administrator może odmówić, jeśli nie zidentyfikuje osoby – ale gdy ta dostarczy dodatkowe informacje, odmowa nie jest już dopuszczalna.
- Podmiot danych nie może żądać wprowadzenia fałszywych informacji.
Podstawa prawna
- art. 16 – RODO (prawo do sprostowania i uzupełnienia danych),
- art. 113 – Kodeks postępowania administracyjnego (sprostowanie oczywistych omyłek i błędów w decyzjach administracyjnych – jako odrębny tryb).
Tematy porad zawartych w poradniku
- prawo do sprostowania danych RODO
- art. 16 RODO przykład
- korekta danych osobowych pracownika
- sprostowanie błędnych danych klienta