W sporach z organami podatkowymi kluczowe jest nie tylko znajomość przepisów podatkowych, ale przede wszystkim świadomość własnych praw podczas kontroli czy postępowań wyjaśniających. Niestety, naruszenia uprawnień podatnika przez fiskusa wciąż należą do częstych przypadków i mogą skutkować nie tylko niewłaściwym wynikiem kontroli, ale też – w poważniejszych sytuacjach – uchyleniem decyzji lub nawet wznowieniem całego postępowania. Z tego poradnika dowiesz się, jakie prawa przysługują przedsiębiorcy i osobom kontrolowanym na każdym etapie postępowań podatkowych i jak z nich skutecznie korzystać.
Dlaczego warto znać swoje prawa podczas kontroli podatkowej?
Kontrola podatkowa to nie tylko szereg obowiązków, ale również liczne prawa dla kontrolowanego. Świadomość uprawnień gwarantuje nie tylko sprawiedliwy przebieg kontroli, ale także pozwala bronić się przed ewentualnymi nadużyciami lub pomyłkami ze strony organów podatkowych. Pamiętaj, że naruszenie Twoich praw przez organ skarbowy może być podstawą uchylenia decyzji w postępowaniu odwoławczym lub sądowym.
Najważniejsze zasady postępowania podatkowego i ich znaczenie w praktyce
Wszystkie procedury podatkowe, w tym czynności sprawdzające i kontrole podatkowe, muszą być prowadzone zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale 1 działu IV Ordynacji podatkowej oraz w ustawie Prawo przedsiębiorców. Są to przepisy gwarantujące rzetelność, transparentność oraz ochronę praw podatnika.
Zasada legalizmu (legalności) – art. 120 Ordynacji podatkowej
Organy podatkowe mogą działać wyłącznie na podstawie przepisów prawa. Pracownicy urzędu nie mają prawa wykraczać poza normy prawne, nawet jeśli przepisy czegoś wprost nie zakazują. To zabezpieczenie przed nadużyciami i podstawowy filar praworządności.
Przykład:
Pani Maria prowadzi sklep odzieżowy w Opolu. Podczas kontroli urzędnicy próbują żądać od niej okazania prywatnych wiadomości e-mail, nie powołując się na żaden przepis prawa. Pani Maria ma prawo odmówić, powołując się na zasadę legalizmu – jeśli żądanie nie wynika wprost z przepisów, nie musi go spełniać.
Zasada budzenia zaufania – art. 121 § 1 Ordynacji podatkowej
Organy podatkowe muszą działać w sposób budzący zaufanie podatników, starannie rozpatrując ich interesy oraz nie rozstrzygając wątpliwości na ich niekorzyść.
Przykład:
Pan Wojciech prowadzi firmę usługową w Gdańsku. Urząd Skarbowy rozpatruje jego sprawę i mimo niejednoznacznych dowodów, wydaje decyzję na jego niekorzyść bez wyjaśnienia wątpliwości. Pan Wojciech może złożyć odwołanie, wskazując naruszenie zasady zaufania i żądając rozstrzygnięcia wątpliwości na swoją korzyść.
Zasada udzielania informacji i wyjaśnień – art. 121 § 2 Ordynacji podatkowej
Organ podatkowy jest zobowiązany do informowania strony o jej prawach i obowiązkach w toku postępowania oraz do wyjaśniania wątpliwości związanych z przepisami podatkowymi.
Wskazówka:
Skorzystaj z prawa do informacji. Jeśli nie rozumiesz, czego oczekuje od Ciebie urząd lub jakie są skutki wykonania danej czynności – zapytaj i żądaj wyjaśnienia. Urzędnik musi odpowiedzieć na Twoje pytania, a pouczenia powinny być zrozumiałe i konkretne.
Zasada prawdy obiektywnej – art. 122 Ordynacji podatkowej
Organ podatkowy powinien dążyć do ustalenia rzeczywistego stanu faktycznego sprawy. Nie wystarczy opierać się wyłącznie na niekorzystnych dla podatnika dowodach – należy zebrać i przeanalizować wszystkie okoliczności, także te przemawiające na korzyść kontrolowanego.
Zasada czynnego udziału strony – art. 123 Ordynacji podatkowej
Każda osoba kontrolowana ma prawo czynnie uczestniczyć w każdej czynności kontrolnej: być obecnym podczas czynności, wnosić wnioski dowodowe, przeglądać akta, zadawać pytania świadkom itd.
Zasada przekonywania – art. 124 Ordynacji podatkowej
Organ podatkowy ma obowiązek wytłumaczyć stronie zasadność swoich ustaleń oraz dążyć do tego, aby podatnik dobrowolnie wykonał decyzję, bez konieczności stosowania przymusu.
Zasada wnikliwości i szybkości – art. 125 Ordynacji podatkowej
Postępowania podatkowe powinny być prowadzone dokładnie, ale też bez zbędnej zwłoki. Wyjątek stanowią kontrole przedsiębiorców – tu obowiązuje prymat zasady ograniczenia czasu trwania kontroli zgodnie z Prawem przedsiębiorców.
Zasada pisemności – art. 126 Ordynacji podatkowej
Każda czynność kontrolna powinna być dokumentowana na piśmie. Dotyczy to nie tylko decyzji, ale również wezwań, żądań czy pouczeń.
Zasada jawności postępowania dla stron – art. 129 Ordynacji podatkowej
Tylko strona postępowania oraz jej pełnomocnik mają prawo wglądu do akt sprawy i informacji o prowadzonej kontroli. Dane osób trzecich, które np. złożyły donos podatkowy, nie są udostępniane podatnikowi.
Kluczowe uprawnienia kontrolowanego podczas kontroli podatkowej
Poniżej znajdziesz najważniejsze prawa przysługujące przedsiębiorcy lub podatnikowi w czasie kontroli oraz praktyczne wskazówki, jak z nich korzystać.
1. Prawo czynnego udziału w każdej czynności kontrolnej
- Możesz być obecny podczas każdej czynności, a także wyznaczyć swojego przedstawiciela lub pełnomocnika.
- Masz prawo wnosić zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu kontroli.
- Możesz żądać przeprowadzenia konkretnych dowodów, np. przesłuchania świadków czy oględzin.
Przykład:
Firma logistyczna „Expres-Trans” z Katowic podczas kontroli skarbowej wyznacza swojego głównego księgowego jako reprezentanta do kontaktu z urzędem. Księgowy uczestniczy w przesłuchaniach, a po zakończeniu kontroli wnosi pisemne zastrzeżenia do protokołu.
2. Prawo do wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli
- Organ podatkowy (co do zasady) powinien poinformować przedsiębiorcę o planowanej kontroli, podając zakres i przewidywany czas jej trwania.
- Zawiadomienie pozwala przygotować dokumentację i zapewnić sprawny przebieg czynności.
3. Prawo do informacji o prawach i obowiązkach
- Masz prawo być pouczony o wszystkich przysługujących Ci prawach i obowiązkach, najlepiej w formie pisemnej.
- Żądaj pouczenia przed pierwszą czynnością kontrolną.
4. Prawo do identyfikacji kontrolujących
- Pracownicy organu muszą okazać legitymacje służbowe i pisemne upoważnienie do kontroli.
- Sprawdź, czy upoważnienie pochodzi od właściwego organu i zawiera niezbędne dane.
5. Prawo do kontroli w siedzibie firmy i w godzinach pracy
- Co do zasady kontrola powinna odbywać się w miejscu prowadzenia działalności i w godzinach pracy firmy.
- Wyjątki wymagają Twojej zgody.
6. Prawo do sprawnego i niezakłócającego funkcjonowania firmy przebiegu kontroli
- Masz prawo oczekiwać, że czynności kontrolne będą wykonywane tak, aby nie zakłócały normalnego działania Twojej firmy.
- Jeśli zauważysz, że kontrola istotnie utrudnia działalność (np. blokuje pracę magazynu, zabiera dokumenty na zbyt długi czas), możesz złożyć pisemne zastrzeżenie. Kontrolujący powinien to uwzględnić lub wyjaśnić powody odstąpienia od Twojego żądania w protokole.
7. Prawo do ograniczenia liczby jednocześnie prowadzonych kontroli
- Co do zasady w jednym czasie nie może być prowadzona więcej niż jedna kontrola działalności przedsiębiorcy (art. 54 Prawo przedsiębiorców).
- Jeśli różne organy chcą prowadzić kontrole jednocześnie, możesz żądać ich wstrzymania – poza wyjątkami wskazanymi w ustawie.
8. Prawo do kontroli w wyznaczonym terminie i ograniczenia czasu trwania kontroli
- Kontrola musi zakończyć się w terminie określonym w upoważnieniu. Przedłużenie wymaga pisemnego powiadomienia o przyczynach i nowym terminie.
- Zgodnie z Prawem przedsiębiorców, maksymalny czas trwania kontroli zależy od wielkości firmy:
- mikroprzedsiębiorcy – do 12 dni roboczych,
- mali przedsiębiorcy – do 18 dni roboczych,
- średni przedsiębiorcy – do 24 dni roboczych,
- duzi przedsiębiorcy – do 48 dni roboczych w roku kalendarzowym.
Przykład praktyczny:
Spółka „Print-Tech” (średni przedsiębiorca) została poddana kontroli skarbowej. Kontrolujący po 24 dniach chcą dalej prowadzić czynności – firma może żądać zakończenia kontroli i wskazać przekroczenie dopuszczalnego czasu, chyba że zachodzą szczególne okoliczności opisane w ustawie.
9. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec czynności kontrolnych
- Dotyczy przedsiębiorców – jeśli organ prowadzi kontrolę z naruszeniem przepisów (np. bez upoważnienia lub przekracza zakres kontroli), możesz wnieść sprzeciw na piśmie do organu nadrzędnego w terminie 3 dni od dnia naruszenia.
- Wniesienie sprzeciwu wstrzymuje czynności kontrolne do czasu rozstrzygnięcia sprawy.
10. Prawo do przeglądania akt i uzyskania kopii dokumentów
- Na każdym etapie postępowania możesz przeglądać akta, sporządzać z nich notatki, odpisy i kopie (art. 178 Ordynacji podatkowej).
- To prawo pozwala kontrolowanemu zapoznać się z materiałem dowodowym i skutecznie się bronić.
11. Prawo do składania wyjaśnień i wniosków dowodowych
- Masz prawo składać wyjaśnienia zarówno na żądanie organu, jak i z własnej inicjatywy.
- Możesz zgłaszać wnioski o przeprowadzenie konkretnych dowodów (np. powołanie świadka, okazanie dokumentu).
- Organ musi ustosunkować się do każdego wniosku dowodowego i odpowiednio go rozpatrzyć.
12. Prawo do żądania wyłączenia kontrolera (pracownika organu)
- Jeśli masz uzasadnione wątpliwości co do bezstronności osoby prowadzącej kontrolę (np. spokrewniona z Tobą, wcześniej zaangażowana w konflikt), możesz żądać jej wyłączenia. Wniosek należy złożyć na piśmie, uzasadniając przyczyny.
13. Prawo do zachowania formy pisemnej w komunikacji z urzędem
- Każde żądanie ze strony urzędnika (np. wezwanie do okazania dokumentów) powinno być sformułowane na piśmie.
- Ustne prośby nie mają mocy wiążącej. Zawsze żądaj pisemnego potwierdzenia, szczególnie przy ważnych czynnościach.
14. Prawo do ustanowienia pełnomocnika i wyznaczenia stałego reprezentanta
- Możesz ustanowić pełnomocnika do reprezentowania Cię podczas kontroli. Organ powinien umożliwić mu udział we wszystkich czynnościach.
- Możesz też wyznaczyć osobę (stałego reprezentanta), która będzie Cię reprezentować przy codziennych czynnościach kontrolnych, szczególnie jeśli nie możesz być obecny osobiście.
15. Prawo do korekty deklaracji po zakończeniu kontroli
- Po zakończeniu kontroli podatkowej (czyli doręczeniu protokołu) masz prawo do złożenia korekty deklaracji podatkowej (art. 81 Ordynacji podatkowej).
- Warto z tego prawa skorzystać, jeśli kontrola wykazała błędy, które można naprawić, by uniknąć poważniejszych sankcji.
Przykłady praktycznego zastosowania praw podatnika w kontroli
Przykład 1: Zaskarżenie decyzji wydanej z naruszeniem uprawnień
Firma „Neo-System” z Poznania otrzymała decyzję podatkową po przeprowadzonej kontroli, w trakcie której nie umożliwiono jej czynnego udziału w czynnościach dowodowych (np. nie poinformowano o przesłuchaniu kluczowego świadka). Spółka w odwołaniu do izby administracji skarbowej podniosła naruszenie art. 123 Ordynacji podatkowej. W wyniku odwołania decyzja została uchylona, a sprawa wróciła do ponownego rozpatrzenia.
Przykład 2: Skuteczne skorzystanie z prawa do sprzeciwu
Mikroprzedsiębiorca z Lublina, pan Adam, został objęty kontrolą przez dwa różne organy w tym samym czasie – urząd skarbowy i urząd celny. Powiadomił o tym fakcie oba organy i powołał się na art. 54 Prawa przedsiębiorców, żądając zawieszenia jednej z kontroli. W wyniku sprzeciwu jedna kontrola została odroczona do zakończenia pierwszej.
Podsumowanie – o czym pamiętać podczas kontroli podatkowej?
- Zawsze żądaj pisemnych pouczeń oraz dokumentowania wszystkich czynności.
- Nie obawiaj się korzystać z prawa do składania wyjaśnień, zgłaszania wniosków dowodowych i przeglądania akt.
- Kontrola powinna być zapowiedziana, trwać w wyznaczonym czasie i nie zakłócać pracy firmy.
- Masz prawo żądać wyłączenia kontrolera, ustanowienia pełnomocnika i składania korekty deklaracji.
- Naruszenie Twoich praw przez organ może być podstawą do uchylenia decyzji lub nawet wznowienia postępowania.
Podstawa prawna
- art. 120–129, art. 178, art. 188, art. 190, art. 283–291, art. 293, art. 130, art. 138a, art. 138d – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa
- art. 45–59, art. 81 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców
Tematy porad zawartych w poradniku
- prawa kontrolowanego w kontroli podatkowej
- uprawnienia podatnika podczas kontroli 2025
- procedura wniesienia sprzeciwu w kontroli podatkowej
- zasady kontroli podatkowej przedsiębiorców