Rosnąca popularność pracy zdalnej i mobilności zawodowej sprawia, że coraz więcej osób wykonuje obowiązki służbowe spoza granic Polski – czasowo, okresowo lub stale. Z pozoru niewielka zmiana miejsca pracy może jednak rodzić poważne konsekwencje prawne, podatkowe, organizacyjne i kadrowe – zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Ten poradnik pomoże Ci zrozumieć, jakie obowiązki należy spełnić, jakie ryzyka uwzględnić i jak zaplanować zagraniczną pracę zdalną, by uniknąć problemów z ZUS, urzędem skarbowym czy sądem pracy.
🧭 Czym różni się praca zdalna za granicą w UE i poza UE?
Zasadniczy podział w analizie pracy zdalnej za granicą przebiega według tego, czy miejsce wykonywania pracy znajduje się:
- na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej lub EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego), czy też
- poza tym obszarem – w państwach trzecich, np. w USA, Tajlandii, Australii czy Szwajcarii.
Ten podział ma ogromne znaczenie, ponieważ państwa UE/EOG podlegają wspólnemu unijnemu reżimowi koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, który upraszcza formalności i chroni pracowników przed podwójnym opodatkowaniem lub składkowaniem. Poza UE – takich zabezpieczeń często brakuje.
🛂 Praca zdalna poza UE/EOG – ryzyka i obowiązki
⚠️ 1. Prawo imigracyjne
Jeśli pracownik planuje pracować zdalnie z kraju spoza UE, musi pamiętać o spełnieniu lokalnych wymogów imigracyjnych, np.:
- posiadaniu wizy (w tym coraz popularniejszych wiz cyfrowego nomady),
- rejestracji pobytu lub meldunku,
- ewentualnym pozwoleniu na pracę – nawet jeśli praca wykonywana jest dla polskiego pracodawcy.
📄 Przykład:
Katarzyna – specjalistka IT z Wrocławia – wyjechała do Indonezji na pół roku i pracowała stamtąd zdalnie. Po dwóch miesiącach została wezwana przez lokalne służby, ponieważ jej wiza turystyczna nie uprawniała do pracy – nawet jeśli nie była zatrudniona w Indonezji. Groziła jej deportacja i kara finansowa.
💸 2. System zabezpieczenia społecznego
Poza UE brak jest wspólnej koordynacji ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że:
- pracownik może zostać uznany za podlegającego lokalnemu systemowi ubezpieczeń społecznych,
- lokalne przepisy mogą nakładać obowiązki składkowe na pracodawcę (tak jak w Polsce),
- w niektórych krajach brak składek może być traktowany jako naruszenie prawa pracy.
📄 Przykład:
Polska firma informatyczna zatrudniła grafika, który przez 10 miesięcy pracował z Meksyku. W związku z lokalnym prawem, władze meksykańskie uznały, że firma powinna była zarejestrować się jako pracodawca zagraniczny i odprowadzać składki do meksykańskiego systemu IMSS.
🧾 3. Rezydencja podatkowa i opodatkowanie pracy zdalnej
Wiele państw uznaje, że wykonywanie pracy z ich terytorium (nawet zdalnie) powoduje powstanie obowiązku podatkowego. Może to prowadzić do:
- powstania rezydencji podatkowej pracownika w kraju pracy zdalnej,
- obowiązku opodatkowania dochodu w tym kraju (nawet przy jednoczesnym opodatkowaniu w Polsce – ryzyko podwójnego opodatkowania),
- obowiązków dla pracodawcy w zakresie rejestracji podatkowej (jeśli kraj uzna, że firma prowadzi tam działalność).
📌 Warto zatem przeanalizować postanowienia umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których Polska zawarła kilkadziesiąt.
📚 4. RODO i ochrona danych
W przypadku przetwarzania danych osobowych z terytorium państw trzecich należy pamiętać, że:
- dane osobowe pracodawcy (np. klientów, kontrahentów) mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym,
- konieczne może być wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń, jak standardowe klauzule umowne (SCC),
- niektóre kraje (np. Chiny) mają odmienne podejście do prywatności i mogą nakładać lokalne ograniczenia.
⚖️ 5. Właściwość sądów zagranicznych
Niektóre systemy prawne mogą uznać, że pracownik wykonujący pracę z ich terytorium podlega lokalnemu prawu pracy i może korzystać z ochrony lokalnych sądów. To szczególnie ważne przy sporach sądowych i rozwiązaniu umowy o pracę.
📄 Przykład:
Tomasz – handlowiec zatrudniony w Polsce – przez 8 miesięcy pracował z RPA. Po wypowiedzeniu umowy skierował pozew do sądu w Johannesburgu, który uznał się za właściwy z uwagi na miejsce wykonywania pracy.
🇪🇺 Praca zdalna z terytorium UE/EOG – jak wyglądają zasady?
W przypadku pracy zdalnej wykonywanej w jednym z krajów Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego mamy do czynienia z nieco bardziej przejrzystą sytuacją, dzięki istnieniu unijnego systemu koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Kluczowe znaczenie ma tu:
Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
To rozporządzenie określa m.in., jakie prawo ubezpieczeniowe obowiązuje danego pracownika, jeśli wykonuje pracę w więcej niż jednym państwie członkowskim.
🔄 Zasada jednego ustawodawstwa
Zgodnie z art. 11 ust. 1 rozporządzenia:
„Osoba, do której ma zastosowanie niniejsze rozporządzenie, podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego.”
To oznacza, że nie można być ubezpieczonym jednocześnie w dwóch państwach członkowskich, a głównym kryterium jest:
- miejsce wykonywania pracy, a nie miejsce zamieszkania, siedziba firmy czy zawarcia umowy.
📍 Gdzie płacić składki?
W przypadku pracy zdalnej z zagranicy (np. osoba zatrudniona w Polsce, ale pracująca zdalnie z Hiszpanii), zasadniczo obowiązuje zasada:
✔ Składki opłaca się w kraju, w którym faktycznie wykonywana jest praca – czyli Hiszpania.
✖ Nie opłaca się składek w Polsce, mimo że to tu zarejestrowany jest pracodawca.
📄 Delegowanie i zaświadczenie A1
Wyjątek od tej zasady przewiduje art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004:
„Osoba, która wykonuje pracę najemną w jednym państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który zazwyczaj prowadzi tam działalność, i która jest przez tego pracodawcę delegowana do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania tam pracy na jego rachunek, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego (…), pod warunkiem że przewidywany czas pracy nie przekracza 24 miesięcy.”
Dzięki temu pracodawca może uzyskać dla pracownika tzw. zaświadczenie A1, które potwierdza, że dany pracownik nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.
📌 Aby ZUS wydał zaświadczenie A1, muszą zostać spełnione m.in. warunki:
- pracodawca realnie prowadzi działalność w Polsce,
- delegowanie nie trwa dłużej niż 24 miesiące,
- nie następuje zastępowanie wcześniej delegowanego pracownika.
❓ A co z workation?
Coraz częściej zdarza się, że pracownik nie jest formalnie delegowany, tylko np. pracuje zdalnie z Hiszpanii podczas urlopu wypoczynkowego. Czy to również wymaga A1?
Komisja Europejska w dokumencie „Guidance Note on telework” z 2022 r. wskazuje, że:
- art. 12 ust. 1 może mieć zastosowanie również do pracy zdalnej,
- jeśli praca z innego kraju ma charakter tymczasowy i incydentalny, np. 2–3 tygodnie, można uznać ją za sytuację podobną do delegowania,
- wyjazdy w celach wakacyjnych połączone z pracą mogą kwalifikować się do A1 – o ile spełnione są pozostałe warunki formalne.
⚠️ Niestety, ZUS nie wydał do tej pory jednoznacznego stanowiska w tej sprawie. Każdy przypadek analizowany jest indywidualnie.
📄 Przykład 1:
Firma „NeoNet Software” z Krakowa zatrudnia specjalistkę UX – Annę. Anna planuje spędzić miesiąc pracując z Portugalii. Firma wnioskuje do ZUS o wydanie A1, powołując się na art. 12 ust. 1 i wskazując, że Anna nadal pracuje na rzecz firmy z Polski i jest to tymczasowe. ZUS przyjmuje wniosek i wydaje A1 – Anna nadal podlega ubezpieczeniom w Polsce.
📄 Przykład 2:
Pracownik działu sprzedaży przebywa przez 9 miesięcy na Malcie, nie mając zgody pracodawcy na delegowanie. W tym czasie wykonuje codziennie swoje obowiązki online. Organ maltański uznaje, że miejscem wykonywania pracy jest Malta i wymaga rejestracji pracodawcy jako płatnika składek. Pracodawca musi uregulować zaległe składki z odsetkami.
✅ Praktyczne rekomendacje dla pracodawców i pracowników
🔹 Stwórz jasną politykę pracy zdalnej z zagranicy – wskazując dozwolone miejsca, zasady zgłoszeń, czas maksymalny, wymagane dokumenty.
🔹 Weryfikuj lokalne przepisy – imigracyjne, składkowe, podatkowe, RODO. Możesz potrzebować konsultacji z lokalnym doradcą.
🔹 Wnioskuj o A1 w przypadkach pracy zdalnej w UE/EOG – nawet jeśli praca nie jest klasycznym delegowaniem.
🔹 Zachowuj dokumentację – decyzje ZUS, zgłoszenia, deklaracje – mogą być potrzebne przy kontroli ZUS lub urzędu skarbowego.
🔹 Nie zapominaj o ubezpieczeniach wypadkowych i zdrowotnych – nawet jeśli formalnie nie ma obowiązku składkowego w Polsce.
🧾 Podstawa prawna
- art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 – Rozporządzenie (WE) nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
- rozporządzenie (WE) nr 987/2009 wykonujące rozporządzenie 883/2004
- RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
- Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawarte przez Polskę z państwami trzecimi (zależnie od konkretnego przypadku)
🏷️ Tematy porad zawartych w poradniku:
- praca zdalna za granicą a ZUS
- opodatkowanie pracy zdalnej za granicą
- zaświadczenie A1 do pracy zdalnej UE
- praca zdalna workation a rezydencja podatkowa
- ochrona danych przy pracy zdalnej z zagranicy