Praca zdalna to rozwiązanie, które zyskało ogromną popularność po pandemii COVID-19 i które zostało na stałe uregulowane w Kodeksie pracy. Pracodawcy, którzy chcą wdrożyć pracę zdalną w sposób uporządkowany i zgodny z przepisami, powinni opracować regulamin (lub zawrzeć porozumienie) regulujące jej zasady. To obowiązkowe, jeśli praca zdalna ma mieć charakter powszechny, nie tylko incydentalny.
W tym poradniku wyjaśniam, jak krok po kroku opracować prawidłowy regulamin lub porozumienie o pracy zdalnej, jakie elementy muszą się w nim znaleźć, jakie są pułapki prawne i jak ich uniknąć.
📌 Kto może być objęty pracą zdalną?
Jednym z podstawowych elementów porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej jest wskazanie grup pracowników, którzy mogą korzystać z tego trybu pracy. Nie każdy pracownik może wykonywać swoje obowiązki poza siedzibą firmy, dlatego Kodeks pracy wymaga, aby regulacja wyraźnie określała, kogo obejmuje praca zdalna.
Można to zrobić na dwa sposoby:
- Wskazując konkretne stanowiska pracy, np. „specjalista ds. marketingu”, „analityk danych”,
- Określając ogólne grupy, np. „pracownicy administracyjni”, „działy operujące wyłącznie w systemie CRM”.
⚠️ Uwaga: sposób wskazania musi być jednoznaczny i zrozumiały – nie może budzić wątpliwości, kto jest uprawniony do pracy zdalnej, a kto nie.
Równość i brak dyskryminacji
Choć regulamin może przewidywać pracę zdalną tylko dla wybranych grup, pracodawca nie może naruszać zasady równego traktowania.
Przykład 1:
W firmie SoftPlus sp. z o.o. pracownicy działu IT mogą pracować zdalnie, ale w tym samym dziale niektórzy analitycy mają zgodę, a inni – bez wyraźnego uzasadnienia – nie. Jeśli nie istnieje obiektywne kryterium tego rozróżnienia, może to stanowić naruszenie zasady równego traktowania (art. 112 Kodeksu pracy).
Przykład 2:
Jeśli odmowa pracy zdalnej wynika z faktu, że pracownik zatrudniony jest na umowę na czas określony, a inni – na czas nieokreślony – to może dojść do dyskryminacji w rozumieniu art. 183a § 1 Kodeksu pracy.
Zalecenie praktyczne: w regulaminie warto wskazać obiektywne kryteria dostępu do pracy zdalnej, np. charakter pracy, konieczność obsługi dokumentów papierowych, konieczność bezpośredniego kontaktu z klientem.
Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca musi pokrywać określone koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej – nie może tego zrzucić na pracownika.
Koszty obowiązkowe:
- energia elektryczna,
- usługi telekomunikacyjne (np. Internet).
Koszty dobrowolne:
- inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, np. papier, toner, amortyzacja krzesła, zużycie sprzętu biurowego.
W regulaminie należy jasno wskazać, jakie koszty będą pokrywane, w jakiej formie oraz na jakich zasadach.
Ekwiwalent i ryczałt – czym się różnią?
Ekwiwalent pieniężny
Jeśli pracownik używa własnych narzędzi i materiałów (np. prywatnego laptopa), należy się mu ekwiwalent pieniężny (art. 67²⁴ § 3 K.p.).
Ryczałt
Zamiast zwracać konkretne koszty i ekwiwalenty osobno, można przyjąć ryczałt – czyli jedną, uśrednioną kwotę miesięczną (art. 67²⁴ § 4 K.p.).
Warunek: kwota ryczałtu musi odpowiadać przewidywanym kosztom. Nie może być „z sufitu” ani rażąco zaniżona lub zawyżona.
📌 Przykład praktyczny:
Firma ProTech ustaliła ryczałt za pracę zdalną w wysokości 100 zł miesięcznie. Pracownik pracuje całkowicie zdalnie i zużywa Internet i prąd w szacowanej wartości ok. 80–120 zł/m-c. Ryczałt w tej wysokości jest uzasadniony. Gdyby natomiast wszystkim pracownikom (także tym, którzy pracują 1 dzień w tygodniu zdalnie) wypłacano 100 zł, mogłoby to zostać zakwestionowane przez ZUS lub skarbówkę jako nieuzasadnione przysporzenie.
Komunikacja i potwierdzanie obecności w pracy zdalnej – jak to uregulować?
Praca zdalna wymaga nowego podejścia do organizacji dnia pracy. Skoro pracodawca nie ma fizycznego kontaktu z pracownikiem, konieczne jest ustalenie jasnych zasad komunikacji oraz sposobu potwierdzania obecności na stanowisku pracy.
📨 Sposoby komunikacji – co powinno znaleźć się w regulaminie?
Kodeks pracy nie narzuca konkretnych środków komunikacji, ale nakazuje, by regulamin lub porozumienie precyzowały zasady porozumiewania się między stronami (art. 67²⁰ § 6 pkt 4 K.p.).
Najczęściej stosowane środki komunikacji:
- służbowa poczta elektroniczna (e-mail),
- komunikatory korporacyjne (np. Microsoft Teams, Slack),
- systemy HR lub CRM zawierające czaty,
- telefon służbowy.
💡 Dobre praktyki:
- określ minimalne wymagania dostępności (np. reagowanie na wiadomości w ciągu 30 minut),
- ustal obowiązek korzystania z konkretnego narzędzia (np. „komunikacja służbowa odbywa się wyłącznie przez Teams”),
- ustal godziny, w których pracownik musi być dostępny.
📅 Potwierdzanie obecności – nie tylko „logowanie się rano”
Kodeks pracy posługuje się pojęciem „potwierdzania obecności na stanowisku pracy” – nie chodzi zatem tylko o rozpoczęcie pracy, ale o potwierdzanie bieżącej dostępności w godzinach pracy.
Regulamin powinien określić:
- czy wymagane jest zalogowanie się do systemu (np. CRM, komunikatora),
- czy konieczne jest potwierdzanie obecności w ustalonych odstępach czasu,
- jak należy postąpić w razie awarii Internetu lub innego problemu technicznego.
📌 Przykład praktyczny:
W firmie Kancelaria Sprawna sp. z o.o. pracownicy logują się codziennie do aplikacji służbowej i pozostają dostępni przez cały dzień w Teams. Jeżeli pracownik nie odpowiada przez 2 godziny, przełożony kontaktuje się z nim telefonicznie. Brak kontaktu skutkuje obowiązkiem złożenia wyjaśnień.
🚫 Brak kontaktu z pracownikiem – jak się zabezpieczyć?
Brak odpowiedzi na wiadomości czy telefony może budzić uzasadnione wątpliwości co do świadczenia pracy. Dlatego warto zawrzeć w regulaminie zapis o:
- obowiązku niezwłocznego poinformowania o awarii,
- numerze telefonu alarmowego, na który pracownik ma obowiązek zadzwonić w razie problemów,
- procedurze, jaką stosuje pracodawca przy braku kontaktu z pracownikiem.
🛠️ Konsekwencje naruszeń – obowiązki i sankcje
Regulamin pracy zdalnej jest źródłem prawa pracy – naruszenie jego zapisów może skutkować konsekwencjami służbowymi, w tym upomnieniem, naganą, a w skrajnych przypadkach – wypowiedzeniem umowy.
⚠️ Jeśli pracownik ignoruje obowiązki dotyczące potwierdzania obecności, nie odbiera telefonu i nie reaguje na komunikaty – pracodawca może uznać to za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Kontrola wykonywania pracy – jak daleko może sięgać pracodawca?
Zgodnie z art. 67²⁰ § 6 pkt 5 Kodeksu pracy, regulamin musi określać zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej.
Kluczowe elementy:
- kto może przeprowadzać kontrolę (np. bezpośredni przełożony, dział HR),
- czy kontrola odbywa się zdalnie, czy także fizycznie (po wcześniejszym uzgodnieniu),
- jak pracownik ma być o niej informowany – np. z 1-dniowym wyprzedzeniem,
- jakie narzędzia mogą być wykorzystywane (np. monitoring aktywności, dziennik logowania).
🔐 Ważne: każda forma kontroli musi odbywać się z poszanowaniem prywatności pracownika – szczególnie gdy praca zdalna odbywa się z jego domu.
📌 Przykład praktyczny:
W firmie Analiza24 SA ustalono, że pracodawca może kontrolować postęp zadań poprzez system zarządzania projektami. Pracownik musi codziennie zaktualizować status zadań. Dodatkowo raz w miesiącu przełożony może przeprowadzić rozmowę online oceniającą realizację celów.
Kontrola BHP i ochrona zdrowia w pracy zdalnej – co musi ustalić pracodawca?
🏠 BHP w warunkach domowych – kto odpowiada?
Zgodnie z art. 67²⁰ § 6 pkt 6 Kodeksu pracy, porozumienie lub regulamin pracy zdalnej musi zawierać zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Choć praca zdalna odbywa się poza zakładem pracy, to odpowiedzialność za organizację bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nadal spoczywa na pracodawcy (art. 207 § 1 Kodeksu pracy).
Co powinien zrobić pracodawca?
✔ Zapewnić pracownikowi instrukcje BHP dla pracy zdalnej (np. minimalne wymagania dot. stanowiska pracy, oświetlenia, ergonomii),
✔ Określić procedurę oceny warunków pracy – np. poprzez wypełnienie formularza samooceny przez pracownika,
✔ Ustalić zasady kontroli BHP – np. zdalnie przez wideokonferencję lub wizytę po wcześniejszym uzgodnieniu.
📌 Uwaga: pracownik musi wyrazić zgodę na kontrolę w miejscu wykonywania pracy zdalnej, jeśli odbywa się ona w jego miejscu zamieszkania – poszanowanie prywatności jest kluczowe.
🔐 Ochrona informacji i danych osobowych – obowiązki pracodawcy i pracownika
Praca zdalna oznacza ryzyko dla bezpieczeństwa informacji – w szczególności danych osobowych. Zgodnie z RODO (art. 24 i 32), pracodawca jako administrator danych musi wdrożyć odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, zapewniające ochronę danych w warunkach pracy zdalnej.
Co powinno znaleźć się w regulaminie?
✅ Zasady korzystania ze sprzętu służbowego lub prywatnego – np. zakaz przetwarzania danych osobowych na niezabezpieczonych urządzeniach,
✅ Obowiązek korzystania z połączeń VPN, szyfrowania dysków, stosowania haseł,
✅ Zakaz pozostawiania danych w miejscach dostępnych dla osób trzecich (np. domowników),
✅ Obowiązek zgłaszania incydentów bezpieczeństwa – np. utraty nośnika danych.
📌 Przykład praktyczny:
Pracownik biura rachunkowego FinPlus sp. z o.o. wykonuje pracę zdalną z domu. Regulamin wymaga od niego, aby dane klientów przetwarzał wyłącznie na służbowym laptopie z szyfrowanym dyskiem i dostępem przez VPN. Dodatkowo zobowiązany jest do nieprzechowywania dokumentów papierowych poza miejscem pracy służbowej.
🧰 Utrzymanie sprzętu i oprogramowania – kto za co odpowiada?
Praca zdalna wymaga użycia sprzętu, który często jest powierzany pracownikowi przez pracodawcę. Regulamin lub porozumienie powinny określać:
📦 Zasady instalacji i inwentaryzacji
- Obowiązek sporządzenia protokołu przekazania sprzętu,
- Obowiązek instalowania wyłącznie oprogramowania zatwierdzonego przez pracodawcę.
🔧 Zasady konserwacji i aktualizacji
- Pracodawca powinien określić procedurę aktualizacji oprogramowania (np. przez dział IT zdalnie lub na wezwanie),
- Pracownik powinien zgłaszać problemy techniczne i awarie bez zbędnej zwłoki.
🔄 Serwisowanie i zwrot sprzętu
- Regulamin może wskazywać, że sprzęt musi być regularnie serwisowany – np. raz na 6 miesięcy,
- W przypadku zakończenia pracy zdalnej – sprzęt powinien być zwrócony niezwłocznie w stanie niepogorszonym.
📌 Przykład praktyczny:
Firma TechLink przekazuje pracownikowi laptop z systemem Windows i pakietem biurowym. W regulaminie określa, że wszelkie aktualizacje oprogramowania są wykonywane automatycznie przez dział IT zdalnie, a pracownik zobowiązany jest do nieinstalowania aplikacji z nieznanych źródeł. Serwis sprzętu odbywa się co 6 miesięcy na koszt firmy.
Kluczowe wnioski i dobre praktyki dla pracodawcy
Wdrożenie pracy zdalnej wymaga od pracodawcy nie tylko przygotowania się organizacyjnego, ale przede wszystkim starannie opracowanego regulaminu lub porozumienia, które będzie zgodne z przepisami i realiami pracy w danej firmie.
🔑 Najważniejsze wnioski:
- Regulamin pracy zdalnej musi zawierać minimum 8 obowiązkowych elementów, w tym m.in. zasady komunikacji, potwierdzania obecności, kontroli pracy i ochrony danych.
- Nie każdemu pracownikowi musi przysługiwać prawo do pracy zdalnej, ale różnicowanie dostępności musi być oparte na obiektywnych kryteriach, a nie uprzedzeniach czy wygodzie pracodawcy.
- Zwrot kosztów, ekwiwalent lub ryczałt nie mogą stanowić dodatkowego wynagrodzenia – muszą odzwierciedlać rzeczywiste koszty ponoszone przez pracownika.
- Praca zdalna nie zwalnia pracodawcy z obowiązku zapewnienia BHP ani z odpowiedzialności za ochronę danych osobowych.
- Kontrola pracy zdalnej jest dopuszczalna, ale musi odbywać się z poszanowaniem prywatności pracownika i jego domowników.
- Ustalenie zasad pracy zdalnej w formie regulaminu lub porozumienia to najbezpieczniejsze rozwiązanie prawne – daje podstawy do egzekwowania obowiązków i ochrony interesów obu stron.
📋 Lista kontrolna – co powinno się znaleźć w regulaminie?
Poniżej przedstawiam praktyczną checklistę elementów, które powinien zawierać każdy regulamin pracy zdalnej:
| ✅ Element regulaminu | Czy ujęto? |
|---|---|
| 1. Grupy pracowników objętych pracą zdalną | ✔ |
| 2. Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej | ✔ |
| 3. Zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu | ✔ |
| 4. Zasady komunikacji i potwierdzania obecności | ✔ |
| 5. Zasady kontroli wykonywania pracy | ✔ |
| 6. Zasady kontroli BHP | ✔ |
| 7. Zasady ochrony danych i informacji | ✔ |
| 8. Zasady konserwacji i serwisu sprzętu | ✔ |
| 9. Tryb wnioskowania i cofania pracy zdalnej | (opcjonalnie) |
| 10. Szczególne zasady dla pracy hybrydowej | (opcjonalnie) |
📚 Podstawa prawna
- art. 67²⁰ § 5–7, art. 67²⁴ § 1–4, art. 67²⁵, art. 67²⁸ – Kodeks pracy
- art. 112, art. 113, art. 183a § 1 – Kodeks pracy
- art. 207 § 1 – Kodeks pracy
- art. 5 ust. 1 lit. f, art. 5 ust. 2, art. 24, art. 25, art. 32 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku (frazy SEO)
- regulamin pracy zdalnej 2025
- zwrot kosztów pracy zdalnej
- ryczałt za home office
- obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
- ochrona danych osobowych w pracy zdalnej