W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej pracodawcy muszą pamiętać o nowych obowiązkach, które nakłada na nich Kodeks pracy. W szczególności chodzi o konieczność zapewnienia narzędzi pracy, pokrywania kosztów mediów oraz zagwarantowanie wsparcia technicznego i szkoleń. Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Z tego poradnika dowiesz się, za co konkretnie odpowiada pracodawca i jak właściwie rozliczać się z pracownikiem wykonującym pracę zdalną.
📌 Narzędzia i materiały niezbędne do pracy zdalnej
Zgodnie z art. 6724 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi „narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Ten obowiązek traktuje się jako główny, ponieważ to pracodawca ponosi ekonomiczny ciężar organizacji pracy.
Co może być uznane za narzędzie pracy?
Choć Kodeks pracy nie zawiera definicji „narzędzi pracy”, w kontekście pracy zdalnej będą to najczęściej:
- komputer (stacjonarny lub laptop),
- urządzenia peryferyjne (drukarka, skaner),
- telefon służbowy,
- ewentualnie inne urządzenia zależne od stanowiska.
Pojawia się jednak pytanie: czy biurko i krzesło również należy zaliczyć do narzędzi pracy? W świetle przepisów BHP – tak. Zgodnie z § 2 pkt 8 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów BHP, stanowisko pracy to:
„przestrzeń pracy, wraz z wyposażeniem w środki i przedmioty pracy, w której pracownik wykonuje pracę”.
Mimo to, obowiązek zapewnienia ergonomii stanowiska pracy zdalnej spoczywa bezpośrednio na pracowniku – na podstawie art. 6731 § 8 k.p. Przedmioty takie jak stół czy krzesło są traktowane jako „przedmioty pomocnicze” i mogą być wyłączone z obowiązku zapewnienia przez pracodawcę.
✅ Co warto ustalić?
Aby uniknąć nieporozumień, już na etapie uzgadniania pracy zdalnej należy określić:
- które narzędzia i materiały zapewnia pracodawca,
- jakie elementy organizacji miejsca pracy pozostają po stronie pracownika,
- w jaki sposób rozliczane będą ewentualne koszty używania własnych narzędzi przez pracownika (np. ekwiwalent).
⚙️ Instalacja, serwis i konserwacja sprzętu – kto za to płaci?
Zgodnie z art. 6724 § 1 pkt 2 k.p., to pracodawca musi zapewnić instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy – albo samodzielnie, albo pokrywając koszty takich usług.
Co to oznacza w praktyce?
- Jeśli pracownikowi zepsuje się służbowy laptop, to pracodawca ponosi koszt naprawy lub organizuje serwis.
- Jeżeli pracownik potrzebuje pomocy przy konfiguracji oprogramowania – pracodawca ma obowiązek zapewnić wsparcie.
- Nawet jeśli pracownik używa własnego sprzętu za zgodą pracodawcy, obowiązek serwisowy nadal pozostaje po stronie firmy.
🔌 Zwrot kosztów energii i internetu – kiedy i ile?
Pracodawca ma obowiązek pokrywać koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, ale tylko w zakresie niezbędnym do pracy zdalnej.
Podstawą są:
- art. 6720 § 6 pkt 2 k.p. – porozumienia lub regulamin,
- art. 6720 § 7 k.p. – polecenie pracy zdalnej lub indywidualne uzgodnienie z pracownikiem.
Jak to działa?
- Pracodawca może ustalić np. minimalną przepustowość łącza (np. 50 Mb/s) i zwraca koszty związane tylko z tą wartością.
- Nie musi zwracać pełnej faktury za prąd i internet, jeśli pracownik korzysta z usług ponad normę wymaganą do pracy.
💡 Ważne: zasady rozliczania muszą być jasno określone w dokumentacji (regulamin, porozumienie, polecenie).
🧰 Pomoc techniczna i szkolenia
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca musi zapewnić pracownikowi wsparcie techniczne oraz odpowiednie szkolenia.
Co się na to składa?
- Szkolenie z obsługi oprogramowania wykorzystywanego w pracy zdalnej,
- Pomoc IT w przypadku problemów ze sprzętem lub połączeniem,
- Ułatwienie pracownikowi adaptacji do pracy w trybie zdalnym.
To obowiązek ustawowy, który nie podlega odstępstwom – jego zaniedbanie może prowadzić do utrudnień w realizacji pracy i roszczeń ze strony pracownika.
🧾 Przykład nr 1: Biuro projektowe z Gdańska
Pan Adam, pracownik biura projektowego w Gdańsku, pracuje zdalnie z domu. Firma zapewniła mu laptop, monitor i telefon. Zawarto indywidualne porozumienie, w którym ustalono:
- zwrot kosztów internetu w wysokości 40 zł miesięcznie,
- pokrycie kosztów energii według stawki ryczałtowej – 30 zł miesięcznie,
- serwis sprzętu przez firmowy dział IT,
- brak obowiązku zapewnienia mebli (biurko i fotel zapewnił Adam we własnym zakresie).
Taka forma rozliczenia pozwala obu stronom działać zgodnie z przepisami oraz w sposób przewidywalny.
📍 Podsumowanie – kluczowe obowiązki pracodawcy
✔ Zapewnienie sprzętu i materiałów niezbędnych do pracy – chyba że uzgodniono inaczej z pracownikiem
✔ Pokrycie kosztów serwisu i konserwacji narzędzi
✔ Zwrot (w całości lub w części) kosztów prądu i internetu
✔ Obowiązek organizacji szkoleń i zapewnienia wsparcia technicznego
✔ Ustalenie zasad i wysokości zwrotu kosztów w sposób formalny i jednoznaczny
📜 Podstawa prawna
- art. 6724 § 1–4 – Kodeks pracy
- art. 6720 § 6–7 – Kodeks pracy
- art. 6731 § 8 – Kodeks pracy
- § 2 pkt 8 – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. z 2003 r. Nr 169, poz. 1650 z późn. zm.)
🧩 Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązki pracodawcy praca zdalna 2025
- zwrot kosztów energii i internetu
- narzędzia pracy zdalnej przepisy
- serwis i pomoc IT przy pracy zdalnej
- organizacja pracy zdalnej kodeks pracy