Postępowanie podatkowe i kontrola podatkowa to dwa kluczowe pojęcia w relacjach podatników z organami skarbowymi. Ich zrozumienie jest niezwykle istotne dla każdego przedsiębiorcy i osoby zajmującej się rozliczeniami podatkowymi. Pozwoli to lepiej przygotować się na ewentualne działania urzędu skarbowego, świadomie korzystać ze swoich praw i ograniczyć ryzyka związane z postępowaniami podatkowymi. W tym poradniku wyjaśniam, czym się różni kontrola od postępowania, jakie są konsekwencje prawne obu procedur oraz w jakich sytuacjach można spodziewać się ich zastosowania.
Czym jest postępowanie podatkowe według Ordynacji podatkowej?
W polskim systemie podatkowym postępowanie podatkowe jest szczególną procedurą administracyjną, której celem jest wydanie decyzji indywidualnej, rozstrzygającej o prawach i obowiązkach podatnika. Przepisy Ordynacji podatkowej (dział IV) nie definiują wprost tego pojęcia, jednak wskazują szczegółowo, jak przebiega postępowanie i jakie czynności w jego ramach są podejmowane.
W praktyce postępowanie podatkowe można rozumieć na dwa sposoby:
- W znaczeniu szerokim – jako wszystkie czynności organów podatkowych związane z ustaleniem i egzekwowaniem obowiązków podatkowych.
- W znaczeniu wąskim – jako ścisły tryb postępowania uregulowany w dziale IV Ordynacji podatkowej, który prowadzi do wydania decyzji indywidualnej (np. decyzji określającej wysokość podatku).
Pamiętaj:
W tym poradniku skupiamy się na znaczeniu wąskim – czyli na postępowaniu podatkowym jako ciągu czynności zmierzających do wydania decyzji, a nie na wszystkich działaniach organów podatkowych.
Czym jest kontrola podatkowa i jak różni się od postępowania?
Kontrola podatkowa to odrębna procedura uregulowana w dziale VI Ordynacji podatkowej. Jej głównym celem jest sprawdzenie, czy podatnik (lub płatnik) wywiązuje się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Kontrola ma charakter wstępny – jej wyniki mogą stanowić podstawę do wszczęcia postępowania podatkowego, ale sama kontrola nie kończy się wydaniem decyzji podatkowej wobec kontrolowanego.
Najważniejsze różnice – podsumowanie
| Kryterium | Kontrola podatkowa | Postępowanie podatkowe |
|---|---|---|
| Cel procedury | Sprawdzenie prawidłowości działań podatnika | Wydanie decyzji określającej prawa i obowiązki |
| Skutek końcowy | Protokół kontroli, bez decyzji podatkowej | Decyzja podatkowa (np. określająca wysokość podatku) |
| Regulacja prawna | Dział VI Ordynacji podatkowej | Dział IV Ordynacji podatkowej |
| Możliwość wydania decyzji | Nie (organ nie wydaje decyzji podatkowej) | Tak (wydawana decyzja indywidualna) |
| Możliwość wykorzystania materiału | Może być podstawą wszczęcia postępowania | Może korzystać z dowodów zebranych w kontroli |
| Przebieg i uprawnienia stron | Ograniczone prawa strony | Pełne prawa procesowe podatnika |
Czy postępowanie podatkowe musi być poprzedzone kontrolą? – Stanowisko sądów i praktyka
Najczęstsze pytania podatników
- Czy urząd skarbowy może wszcząć postępowanie podatkowe bez kontroli?
- Czy kontrola podatkowa zawsze prowadzi do postępowania podatkowego?
- Jakie są konsekwencje dla podatnika na każdym z tych etapów?
Odpowiedzi – na podstawie przepisów i orzecznictwa
- Postępowanie podatkowe może zostać wszczęte zarówno po kontroli, jak i bez niej. Przepisy Ordynacji podatkowej nie wymagają, by przed postępowaniem podatkowym zawsze przeprowadzić kontrolę podatkową. Zdarza się, że postępowanie jest wszczynane na podstawie innych informacji, np. doniesień organów ścigania czy analizy deklaracji podatkowych.
- Kontrola podatkowa nie zawsze kończy się postępowaniem podatkowym. Jeżeli podczas kontroli nie zostaną stwierdzone nieprawidłowości, organ kończy kontrolę sporządzeniem protokołu i na tym sprawa się kończy.
- Dowody z kontroli mogą być podstawą postępowania podatkowego. Jeśli kontrola wykaże nieprawidłowości (np. zaniżenie przychodów, zawyżenie kosztów, użycie fikcyjnych faktur), jej wyniki zostają wykorzystane w postępowaniu podatkowym, które może skutkować określeniem wyższego podatku lub innymi konsekwencjami.
Przykład 1:
Firma budowlana „MAX-BUD” została poddana kontroli podatkowej w czerwcu 2024 r. W trakcie kontroli wykazano, że w dokumentacji firmy znajdują się faktury zakupu, które budzą poważne wątpliwości (m.in. wystawione przez podmiot nieprowadzący faktycznej działalności). Protokół kontroli został przekazany do wydziału postępowań, który wszczął postępowanie podatkowe. W efekcie, organ wydał decyzję określającą zaległość podatkową wraz z odsetkami.
Przykład 2:
Sklep spożywczy „Dobry Smak” nie był objęty żadną kontrolą, ale urząd skarbowy otrzymał informacje z innego urzędu o podejrzeniu zaniżania obrotów. Na tej podstawie wszczęto postępowanie podatkowe, podczas którego wezwano właściciela do okazania dokumentacji, ksiąg i paragonów fiskalnych. Po przeanalizowaniu materiału dowodowego urząd wydał decyzję podatkową bez wcześniejszej kontroli.
Kiedy urząd skarbowy decyduje się na kontrolę, a kiedy od razu na postępowanie podatkowe?
Zasadą jest, że organ podatkowy powinien korzystać z najprostszych i najmniej uciążliwych środków dla podatnika, zgodnie z zasadą proporcjonalności. Kontrola podatkowa to narzędzie do sprawdzania prawidłowości realizacji obowiązków podatkowych, a jej wyniki mogą być podstawą do dalszych działań, w tym wszczęcia postępowania podatkowego. Jeżeli organ dysponuje już wystarczającym materiałem dowodowym (np. z innych źródeł lub wcześniejszych postępowań), może pominąć etap kontroli i od razu wszcząć postępowanie.
Uwaga:
Z punktu widzenia podatnika ważne jest, że prawa strony (np. możliwość składania wyjaśnień, dostęp do akt) są w pełni realizowane dopiero na etapie postępowania podatkowego.
Podsumowanie: Kluczowe wnioski dla przedsiębiorców
- Postępowanie podatkowe i kontrola podatkowa to dwie odrębne procedury – każda z nich ma inne cele i skutki prawne.
- Nie jest konieczne, by postępowanie podatkowe było poprzedzone kontrolą. Organ może wszcząć postępowanie bez wcześniejszej kontroli, jeśli ma ku temu wystarczające podstawy.
- Dowody zgromadzone w trakcie kontroli podatkowej mogą być wykorzystane w postępowaniu podatkowym.
- Prawa podatnika są szersze w trakcie postępowania podatkowego niż podczas kontroli.
- Protokół kontroli nie jest decyzją podatkową – nie można się od niego odwołać tak, jak od decyzji podatkowej.
Podstawa prawna
- art. 120–271, art. 181, art. 282a § 2 pkt 2, art. 292 – Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- różnice postępowanie podatkowe a kontrola podatkowa
- wszczęcie postępowania podatkowego bez kontroli
- uprawnienia podatnika podczas kontroli i postępowania
- skutki kontroli podatkowej dla firmy
- wykorzystanie dowodów z kontroli podatkowej