Praca zdalna to rozwiązanie, które zyskało ogromną popularność w ostatnich latach – zarówno w czasie pandemii, jak i po jej zakończeniu. Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe, kompleksowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, które regulują zarówno uprawnienia pracowników, jak i obowiązki pracodawców. Ten poradnik wyjaśnia, na jakich zasadach można wprowadzić pracę zdalną, kiedy pracodawca może ją polecić oraz jakie formalności są z tym związane. Dzięki tej lekturze dowiesz się, jak uniknąć błędów i jakie prawa oraz obowiązki mają obie strony stosunku pracy.
Kiedy i jak można wprowadzić pracę zdalną?
Praca zdalna polega na wykonywaniu obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy – najczęściej w domu pracownika lub w innym miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Nowe przepisy dają możliwość ustalenia pracy zdalnej:
- Już przy zawieraniu umowy o pracę – strony mogą od razu określić, że praca będzie wykonywana zdalnie.
- W trakcie zatrudnienia – na wniosek pracownika lub na polecenie pracodawcy.
- Okazjonalnie – na wyraźny wniosek pracownika (na przykład w razie potrzeby kilku dni pracy poza biurem).
Praca zdalna na polecenie pracodawcy – w jakich sytuacjach?
Zasadniczo to pracownik i pracodawca uzgadniają warunki pracy zdalnej, ale są sytuacje, w których to pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej jednostronnie. Dotyczy to wyłącznie określonych przypadków:
1. Sytuacje nadzwyczajne, np. epidemia lub stan nadzwyczajny
Pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w okresie:
- obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
- stanu zagrożenia epidemicznego,
- stanu epidemii,
- oraz w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu.
2. Przyczyny losowe i siła wyższa
Jeśli w miejscu pracy wystąpią przeszkody niezależne od pracodawcy (np. awaria budynku, katastrofa naturalna), przez które nie można zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, pracodawca również może wydać polecenie pracy zdalnej na określony czas.
Definicja siły wyższej (orzecznictwo): za siłę wyższą uznaje się zdarzenie, które jest zewnętrzne, nieprzewidywalne oraz niemożliwe do zapobieżenia jego skutkom (wyrok SA w Lublinie z 19.11.2019 r., III APa 15/19, LEX nr 2750252).
Procedura polecenia pracy zdalnej – krok po kroku
1. Uzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej
Miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik, ale musi być ono zaakceptowane przez pracodawcę. Pracodawca nie musi zgadzać się na każde miejsce – np. kawiarnię czy zagranicę, jeśli uzna, że nie spełnia ono wymogów bezpieczeństwa.
2. Oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych i technicznych
Zanim pracodawca poleci pracę zdalną, musi uzyskać od pracownika pisemne lub elektroniczne oświadczenie, że ten posiada odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do pracy zdalnej (np. stabilny internet, bezpieczne miejsce).
Brak oświadczenia = brak możliwości polecenia pracy zdalnej!
Pracownik, który nie złoży takiego oświadczenia, nie może zostać skierowany do pracy zdalnej przez pracodawcę.
3. Potwierdzenie warunków BHP
Dodatkowo, pracownik musi potwierdzić, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
4. Zmiany w informacji o warunkach zatrudnienia
Pracodawca, który kieruje pracownika do pracy zdalnej, musi uzupełnić informację do umowy o pracę (zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy). Powinna ona zawierać m.in.:
- określenie jednostki organizacyjnej,
- wskazanie osoby odpowiedzialnej za współpracę z pracownikiem,
- informację, kto może przeprowadzać kontrole w miejscu pracy zdalnej.
Te informacje powinny być przekazane pracownikowi najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej – na piśmie lub mailowo.
Praktyczne przykłady zastosowania przepisów
Przykład 1: Praca zdalna z powodu epidemii
Firma informatyczna „NetKom” z Warszawy zatrudnia 50 osób. W czasie ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego w kwietniu 2024 r., pracodawca wydał wszystkim pracownikom polecenie przejścia na pracę zdalną. Każdy musiał podpisać oświadczenie, że posiada odpowiednie warunki do pracy w domu. Jeden z pracowników, pan Damian, poinformował, że jego internet domowy nie jest wystarczająco szybki – nie złożył więc oświadczenia i wykonywał pracę z biura, zgodnie z ustaleniami z przełożonym.
Przykład 2: Praca zdalna z powodu awarii budynku
W czerwcu 2024 r. w biurze rachunkowym „Optymalni” w Gdyni doszło do zalania części budynku. Pracodawca, powołując się na siłę wyższą, wydał polecenie pracy zdalnej wszystkim księgowym na okres tygodnia. Pracownicy musieli zadeklarować, że ich miejsce pracy zdalnej spełnia wymogi BHP. Po tygodniu, gdy biuro zostało osuszone i naprawione, wszyscy wrócili do pracy stacjonarnej.
Wycofanie polecenia pracy zdalnej – obowiązki i prawa
- Pracodawca może w każdej chwili wycofać polecenie pracy zdalnej, jednak z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem.
- Jeśli pracownik zgłosi, że warunki lokalowe/techniczne uniemożliwiają mu dalszą pracę zdalną, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wycofać polecenie i ustalić termin powrotu do pracy stacjonarnej.
Ochrona praw pracownika wykonującego pracę zdalną
Pracownik zdalny nie może być traktowany mniej korzystnie niż osoby pracujące stacjonarnie, zwłaszcza w zakresie:
- nawiązania i rozwiązania stosunku pracy,
- warunków zatrudnienia,
- awansów,
- dostępu do szkoleń.
Nie wolno go dyskryminować z powodu pracy zdalnej ani odmowy jej wykonywania.
Podsumowanie – kluczowe wnioski i wskazówki
- Polecenie pracy zdalnej to nie dowolność pracodawcy, a ściśle określone prawo w sytuacjach nadzwyczajnych lub losowych.
- Oświadczenie pracownika o warunkach pracy i BHP jest konieczne – bez tego nie można legalnie wdrożyć pracy zdalnej.
- Wycofanie polecenia pracy zdalnej musi nastąpić w sposób uporządkowany, z odpowiednim wyprzedzeniem lub niezwłocznie w przypadku utraty warunków przez pracownika.
- Ochrona pracownika – żadnych negatywnych konsekwencji za wykonywanie pracy zdalnej lub odmowę jej przyjęcia.
Podstawa prawna
- art. 29 § 3, art. 67^18, art. 67^19, art. 67^24 – Kodeks pracy
Tematy porad zawartych w poradniku
- polecenie pracy zdalnej 2025
- procedura wdrożenia pracy zdalnej
- prawa i obowiązki pracownika zdalnego
- praca zdalna a bezpieczeństwo BHP
- kiedy pracodawca może polecić pracę zdalną