Choć koszty uzyskania przychodu z umowy o pracę są zryczałtowane, to w określonych sytuacjach pracownik może skorzystać z wyższej stawki. Nie dzieje się to jednak automatycznie – pracodawca musi otrzymać odpowiednie oświadczenie, a warunki do ich zastosowania muszą być spełnione łącznie. W tej części poradnika wyjaśniam, kto i kiedy ma prawo do podwyższonych kosztów oraz jak w praktyce je rozliczać.
Kiedy przysługują podwyższone koszty?
Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT, podwyższone koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikowi, jeżeli:
- jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
Koszty te wynoszą:
- 300 zł miesięcznie,
- maksymalnie 5400 zł rocznie.
📌 Od 1 stycznia 2023 r. limit ten został zwiększony z wcześniejszych 3600 zł rocznie.
Co to znaczy „poza miejscowością”?
Tu zaczynają się wątpliwości. Ustawa PIT nie definiuje pojęcia „miejsca zamieszkania”. Pomocna okazuje się jednak definicja z Kodeksu cywilnego:
📜 Art. 25 Kodeksu cywilnego:
„Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.”
Oznacza to, że miejsce zamieszkania to faktyczne miejsce życia danej osoby, a nie tylko miejsce zameldowania.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Adrian jest zameldowany w Poznaniu, ale od dwóch lat faktycznie mieszka i pracuje w Gnieźnie. W takim przypadku nie może zastosować podwyższonych kosztów, ponieważ jego miejsce zamieszkania i pracy to ta sama miejscowość – zameldowanie nie ma znaczenia.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby zastosować podwyższone koszty?
- Zamieszkanie poza miejscowością zakładu pracy (nie wystarczy zameldowanie).
- Brak dodatku za rozłąkę.
- Złożenie oświadczenia do pracodawcy.
Pracodawca nie może samowolnie stosować podwyższonych kosztów – musi otrzymać od pracownika oświadczenie, które potwierdza spełnienie warunków.
Jak powinno wyglądać oświadczenie?
Nie ma ustawowego wzoru, ale powinno zawierać:
- dane pracownika,
- miejscowość zamieszkania,
- miejscowość zakładu pracy,
- informację, że nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- datę i podpis.
🧩 Przykład:
Ja, Anna Rudzka, zamieszkała w miejscowości Mińsk Mazowiecki, oświadczam, że dojeżdżam do pracy w Warszawie i nie otrzymuję dodatku za rozłąkę. W związku z tym proszę o zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT.
Czy trzeba składać oświadczenie co roku?
Nie. Jeśli sytuacja się nie zmienia, wystarczy jednorazowe złożenie oświadczenia. Jednak jeżeli:
- pracownik zmieni miejsce zamieszkania,
- zacznie otrzymywać dodatek za rozłąkę,
to musi niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę i zaktualizować swoje dane.
🧩 Przykład praktyczny: Oświadczenie złożone w trakcie roku
🧑🔧 Pan Tomasz przeniósł się w maju 2025 r. z centrum Bydgoszczy do Koronowa. Nadal pracuje w tej samej firmie w Bydgoszczy. W czerwcu złożył oświadczenie o zamieszkaniu poza miejscowością zakładu pracy. Od lipca pracodawca ma obowiązek stosować podwyższone koszty – ale tylko od momentu złożenia oświadczenia. Nie ma możliwości uwzględnienia ich wstecznie (np. od stycznia).
⚠️ Możliwość rezygnacji z podwyższonych kosztów
Zgodnie z przepisami, pracownik może złożyć wniosek o niestosowanie podwyższonych kosztów. Ma to sens np. wtedy, gdy:
- nie chce mieć większej ulgi w trakcie roku, tylko całość rozliczyć w zeznaniu rocznym,
- planuje zmienić miejsce zamieszkania i nie chce aktualizować danych.
🧩 Wniosek taki również musi być złożony na piśmie.
📜 Przepisy prawne
- art. 22 ust. 2 pkt 3 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 25 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
📚 Podstawa prawna
- art. 22 ust. 2 pkt 3 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- art. 25 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- podwyższone koszty uzyskania przychodu
- oświadczenie o miejscu zamieszkania pracownika