Wysyłanie pracownika w delegację to codzienność wielu firm – zarówno mikroprzedsiębiorstw, jak i dużych korporacji. Jednak przepisy dotyczące podróży służbowych bywają niejasne, a błędy w rozliczeniach mogą prowadzić do kosztownych konsekwencji – zarówno podatkowych, jak i w relacjach z pracownikiem. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową, jakie świadczenia przysługują pracownikowi i jakie są obowiązki pracodawcy.
📍 Czym jest podróż służbowa pracownika?
Podstawową definicję znajdziemy w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy:
📜 „Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.”
Aby dany wyjazd został uznany za podróż służbową, muszą być spełnione trzy warunki:
- Wyjazd musi być na polecenie pracodawcy,
- Ma się odbywać poza miejscowością siedziby firmy lub stałym miejscem pracy,
- Celem musi być wykonanie konkretnego zadania służbowego.
📄 Uwaga: Sam fakt wykonywania pracy w różnych miejscowościach nie oznacza jeszcze, że mamy do czynienia z delegacją. Potwierdza to uchwała Sądu Najwyższego z 19.11.2008 r. (II PZP 11/08), zgodnie z którą:
⚖️ „Nie jest podróżą służbową wykonywanie pracy w różnych miejscowościach, jeżeli wynika to z charakteru pracy, a miejsce świadczenia pracy obejmuje te miejscowości zgodnie z umową o pracę.”
🧩 Przykład praktyczny
🔹 Przykład 1: Pani Marta jest przedstawicielką handlową. W umowie ma zapis: „Miejscem pracy jest województwo mazowieckie”. Codziennie odwiedza klientów w różnych miastach regionu. Nie przysługuje jej z tego tytułu dieta – nie jest w podróży służbowej, bo pracuje w miejscu wskazanym w umowie.
🔹 Przykład 2: Pan Tomasz pracuje jako specjalista ds. IT w firmie z siedzibą w Katowicach. Pracodawca poleca mu udać się na 3 dni do Warszawy, by wdrożyć nowy system u klienta. Ponieważ Warszawa nie jest miejscem stałej pracy, a Tomasz jedzie tam na polecenie szefa, jest to podróż służbowa i przysługują mu wszystkie należne świadczenia.
💸 Jakie świadczenia przysługują pracownikowi w delegacji?
Pracownikowi w podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, należą się:
- Dieta – rekompensata za zwiększone koszty wyżywienia,
- Zwrot kosztów przejazdu – bilet, paliwo, ryczałt za użycie własnego pojazdu,
- Zwrot kosztów noclegu – rachunek lub ryczałt,
- Zwrot innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków – np. opłaty parkingowe, przejazd autostradą, opłata za bagaż,
- Ryczałt za dojazdy lokalne – np. komunikacją miejską w miejscu docelowym.
🔎 Jeśli firma nie ma własnych zasad w zakresie rozliczania podróży służbowych (np. w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę), automatycznie stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
🧩 Przykład praktyczny
🔹 Przykład 3: Pracownik Jan pojechał do Poznania na 2 dni. Miał zapewniony nocleg i śniadanie w hotelu, dojechał pociągiem i korzystał z tramwaju. Przysługują mu:
- 2 diety po 38 zł = 76 zł, minus 25% za każde śniadanie = 38 zł,
- zwrot kosztów biletu kolejowego (na podstawie faktury),
- ryczałt za dojazdy lokalne: 2 dni × 9 zł = 18 zł.
🚗 Zwrot kosztów przejazdu – kto decyduje o środku transportu?
To pracodawca określa, jakim środkiem transportu pracownik ma odbyć podróż. Może to być:
- komunikacja publiczna (pociąg, autobus),
- samolot,
- samochód służbowy,
- pojazd prywatny pracownika (za zgodą pracodawcy).
Jeśli pracodawca zgodzi się na użycie prywatnego auta lub motocykla, pracownik otrzymuje zwrot kosztów wg stawki kilometrowej:
| Rodzaj pojazdu | Stawka za 1 km |
|---|---|
| Samochód do 900 cm³ | 0,89 zł |
| Samochód powyżej 900 cm³ | 1,15 zł |
| Motocykl | 0,69 zł |
| Motorower | 0,42 zł |
👛 Przykład: Jeśli pracownik pokonał w delegacji 350 km samochodem o pojemności 1200 cm³, przysługuje mu:
350 km × 1,15 zł = 402,50 zł
🏨 Nocleg – zwrot kosztów lub ryczałt
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu w hotelu lub pensjonacie – ale tylko do określonego limitu:
- Maksymalnie 20-krotność diety, czyli 900 zł za noc (jeśli ma rachunek),
- Jeśli nie ma rachunku, ale nie miał zapewnionego noclegu – przysługuje ryczałt 150% diety, czyli 67,50 zł za noc.
🍽 Diety krajowe – ile wynosi i kiedy przysługuje?
Dieta to forma rekompensaty za zwiększone koszty wyżywienia w czasie delegacji. Dla podróży krajowych obowiązuje obecnie minimalna stawka diety: 38 zł za dobę.
⏰ Wysokość diety zależy od długości podróży:
- 🕐 poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
- 🕑 od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety = 19 zł,
- 🕛 powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta = 38 zł.
Jeśli delegacja trwa więcej niż 1 dobę, obowiązują dodatkowe zasady:
- za pełne doby przysługuje pełna dieta,
- za każdą rozpoczętą dobę:
- do 8 godzin – 50% diety,
- powyżej 8 godzin – pełna dieta.
🧩 Przykład praktyczny
🔹 Przykład 4: Pani Anna wyjechała w delegację w poniedziałek o 6:00 i wróciła we wtorek o 17:00. Spędziła w podróży 35 godzin.
- Poniedziałek (24 godziny) → 1 × 38 zł = 38 zł
- Wtorek (11 godzin) → 50% diety = 19 zł
🔸 Łącznie: 57 zł
🍽 Obniżanie diety, gdy pracownik ma zapewnione wyżywienie
Jeśli pracownik w trakcie delegacji otrzymuje bezpłatne wyżywienie – np. hotel z wyżywieniem lub spotkanie z cateringiem – dieta podlega proporcjonalnemu obniżeniu:
| Posiłek | % odliczany od diety |
|---|---|
| Śniadanie | 25% |
| Obiad | 50% |
| Kolacja | 25% |
📌 Dla standardowej diety 38 zł wygląda to następująco:
- Śniadanie: –9,50 zł
- Obiad: –19 zł
- Kolacja: –9,50 zł
🧩 Przykład praktyczny
🔹 Przykład 5: Pan Krzysztof był w delegacji 2 dni, nocował w hotelu ze śniadaniem i miał zapewniony obiad przez organizatora konferencji. Diety:
- 2 × 38 zł = 76 zł
- Odliczenia: 2 × (śniadanie 9,50 zł + obiad 19 zł) = 57 zł
🔸 Do wypłaty: 76 zł – 57 zł = 19 zł
🚌 Ryczałt za dojazdy lokalne
Jeśli pracownik nie rozlicza się z komunikacji miejskiej rachunkiem (np. biletem), ale korzystał z niej w miejscu delegacji, przysługuje mu ryczałt w wysokości 20% diety, czyli:
💰 9 zł za każdą rozpoczętą dobę delegacji
Dotyczy to sytuacji, gdy miejsce zakwaterowania jest oddalone od miejsca wykonywania zadań służbowych.
🌍 Co z podróżami zagranicznymi?
W delegacjach zagranicznych również przysługują:
- diety (inne stawki niż krajowe – zależne od kraju docelowego),
- zwrot kosztów przejazdu, noclegu, lokalnych przejazdów, opłat granicznych i wizowych,
- dodatkowe świadczenia – np. ryczałt na dojazd z lotniska do hotelu.
Stawki diet zagranicznych określa załącznik do rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190). Przykładowe stawki:
| Kraj | Dieta dzienna (EUR) |
|---|---|
| Niemcy | 49 EUR |
| Francja | 50 EUR |
| Wielka Brytania | 45 GBP |
| USA | 59 USD |
🔁 Podobnie jak w przypadku podróży krajowych, dieta zagraniczna również podlega obniżeniu, gdy zapewniono posiłki. Przeliczanie następuje według odpowiednich procentów diety ustalonych w rozporządzeniu.
📌 Podsumowanie – najważniejsze zasady
✔ Podróż służbowa to nie każda praca poza biurem – musi być zlecona i poza stałym miejscem pracy.
✔ Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów zgodnie z ustawą lub przepisami wewnętrznymi firmy.
✔ W razie braku regulaminu – stosuje się rozporządzenie MPiPS z 2013 r.
✔ Dieta to nie „dodatkowy dochód”, lecz rekompensata – ale podlega obniżeniu przy zapewnionym wyżywieniu.
✔ Bezpieczniej rozliczać się na podstawie faktur, rachunków, biletów – choć są sytuacje, gdzie przysługuje ryczałt.
✔ Pracodawca decyduje o środku transportu, ale może zaakceptować użycie pojazdu prywatnego.
📚 Podstawa prawna
- art. 77⁵ § 1 i § 2 – Kodeks pracy
- § 2 i następne – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190)
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania prywatnych pojazdów do celów służbowych (Dz.U. Nr 27, poz. 271 ze zm.)
- Uchwała SN z 19.11.2008 r., II PZP 11/08, OSNP 2009/13–14, poz. 166
- Wyrok SN z 22.02.2008 r., I PK 208/07, OSNP 2009/11–12, poz. 134
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- delegacja pracownika przepisy 2025
- diety krajowe i zagraniczne
- zwrot kosztów podróży służbowej
- rozliczanie delegacji krok po kroku
- użycie prywatnego auta w delegacji