Prawidłowe przygotowanie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wymaga nie tylko znajomości warunków udziału, ale także odpowiedniego przedstawienia tzw. środków dowodowych. W praktyce wykonawcy często nie odróżniają środków podmiotowych od przedmiotowych, co prowadzi do błędów skutkujących wykluczeniem z postępowania. W tym poradniku wyjaśniamy, czym są oba rodzaje środków dowodowych, kiedy są wymagane i jak skutecznie je przygotować, by uniknąć problemów w trakcie oceny ofert.
📄 Czym są środki dowodowe w zamówieniach publicznych?
Choć ustawa Prawo zamówień publicznych (Pzp) nie zawiera ogólnej definicji „środków dowodowych”, określa dwa ich rodzaje:
- Podmiotowe środki dowodowe – dotyczą wykonawcy,
- Przedmiotowe środki dowodowe – dotyczą przedmiotu zamówienia.
Zgodnie z art. 7 pkt 17 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe to:
„środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1”.
Z kolei art. 7 pkt 20 ustawy Pzp definiuje przedmiotowe środki dowodowe jako:
„środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia”.
🧾 Podmiotowe środki dowodowe – co potwierdzają?
Podmiotowe środki dowodowe odnoszą się do kwalifikacji, sytuacji prawnej i doświadczenia wykonawcy. Mają na celu wykazanie, że wykonawca:
- nie podlega wykluczeniu,
- spełnia warunki udziału w postępowaniu,
- spełnia ewentualne dodatkowe kryteria selekcji (np. w przetargach ograniczonych).
📌 Przykładowe dokumenty podmiotowe:
- wykaz wykonanych usług lub robót budowlanych,
- referencje,
- zaświadczenia z urzędów skarbowych i ZUS,
- odpisy z KRS lub CEIDG,
- dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień (np. licencje, certyfikaty),
- polisy OC.
🔍 Przykład praktyczny:
Firma budowlana Konstrukt-Bud startuje w przetargu na budowę hali sportowej. Zamawiający wymaga, aby wykonawca wykazał się doświadczeniem w budowie co najmniej dwóch obiektów o podobnej funkcji i wartości nie niższej niż 5 mln zł każdy. Podmiotowym środkiem dowodowym będzie wykaz wykonanych robót oraz referencje od inwestorów.
🧪 Przedmiotowe środki dowodowe – co potwierdzają?
Przedmiotowe środki dowodowe dotyczą samej oferty – czyli oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych. Mają na celu wykazanie, że oferowany przedmiot zamówienia:
- spełnia wymagania opisane przez zamawiającego,
- odpowiada wskazanym cechom technicznym,
- jest zgodny z kryteriami oceny ofert.
📌 Przykładowe dokumenty przedmiotowe:
- karty katalogowe produktów,
- certyfikaty zgodności,
- próbki,
- raporty z badań technicznych,
- rysunki techniczne.
📌 W przeciwieństwie do podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowe mogą dotyczyć rzeczy, które jeszcze nie istnieją (np. dopiero mają zostać wyprodukowane lub wykonane po podpisaniu umowy).
🔍 Przykład praktyczny:
Firma TechnoLED bierze udział w przetargu na dostawę oświetlenia ulicznego. Zamawiający wymaga, aby każda lampa LED posiadała certyfikat CE i spełniała określone normy odporności IP. Wykonawca załącza do oferty karty techniczne produktów oraz skany certyfikatów CE – są to przedmiotowe środki dowodowe.
⚖️ Środki dowodowe – funkcja pomocnicza, nie cel sam w sobie
Warto podkreślić, że przedłożenie środków dowodowych nie jest samo w sobie spełnieniem warunku udziału. Są one instrumentem do potwierdzenia, że wykonawca spełnia wymagania określone przez zamawiającego. Ich brak lub nieprawidłowe przygotowanie może jednak skutkować odrzuceniem oferty lub wykluczeniem wykonawcy.
Kiedy i jak zamawiający żąda środków dowodowych?
🔹 Czy środki dowodowe są zawsze wymagane?
Nie. Zarówno podmiotowe, jak i przedmiotowe środki dowodowe są opcjonalne – to zamawiający decyduje, czy, kiedy i w jakim zakresie będzie ich żądał. Musi to jednak wyraźnie określić w dokumentach zamówienia (SWZ).
W szczególności zamawiający może:
- zażądać złożenia środków dowodowych wraz z ofertą – zwłaszcza przedmiotowych,
- wezwać wykonawcę do ich złożenia po otwarciu ofert, w określonym terminie – dotyczy to głównie środków podmiotowych (na podstawie art. 274 ust. 1 Pzp),
- zażądać uzupełnienia lub wyjaśnienia złożonych dokumentów – zgodnie z art. 128 ust. 1 Pzp.
📌 Uwaga: Środków dowodowych nie można domniemywać – muszą być wskazane w SWZ. Jeśli zamawiający nie przewidział ich obowiązku, nie może później wezwać do ich złożenia.
📤 Obowiązki wykonawcy – co warto wiedzieć?
Wykonawca powinien:
✔ dokładnie przeczytać Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) i sprawdzić, czy oraz jakie środki dowodowe są wymagane,
✔ przygotować dokumenty zgodnie z opisem i w formie wskazanej przez zamawiającego (np. PDF, oryginał/skan),
✔ złożyć je we wskazanym terminie – zwykle razem z ofertą (przedmiotowe) lub po wezwaniu (podmiotowe),
✔ zadbać o czytelność, kompletność i aktualność dokumentów.
⚠️ Najczęstsze błędy wykonawców – tego unikaj!
🚫 Złożenie środków dowodowych niezgodnych z wymaganiami
Przykład: W SWZ wskazano, że karta techniczna ma być w języku polskim – wykonawca załącza oryginalny dokument po niemiecku, bez tłumaczenia. Efekt? Oferta może zostać odrzucona.
🚫 Brak złożenia wymaganych dokumentów w terminie
Nawet jeśli wykonawca spełnia warunek udziału, ale nie złożył środka dowodowego w wyznaczonym terminie – zamawiający może wykluczyć ofertę.
🚫 Mylenie środków przedmiotowych z podmiotowymi
Niektórzy wykonawcy przedstawiają np. referencje (dokument podmiotowy) zamiast karty katalogowej produktu (przedmiotowy). To błąd – nie można ich stosować zamiennie.
🚫 Oparcie się wyłącznie na oświadczeniu
Niektóre informacje mogą być potwierdzone jedynie za pomocą dokumentów zewnętrznych – oświadczenie wykonawcy bywa niewystarczające. Przykład: certyfikat CE wymagany w SWZ nie może zostać zastąpiony oświadczeniem, że produkt „spełnia wymagania CE”.
🔁 Czy można uzupełniać środki dowodowe?
Tak – zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia środków dowodowych, jeżeli:
- nie zostały one złożone,
- są niekompletne,
- zawierają błędy.
Ale uwaga – uzupełnienie nie zawsze będzie skuteczne. Jeżeli np. dokument jest wymagany na dzień składania ofert, a wykonawca nie był w jego posiadaniu w tym terminie, to samo późniejsze jego uzupełnienie może nie wystarczyć (np. w przypadku zaświadczenia o doświadczeniu).
✅ Praktyczne wskazówki dla wykonawcy
🔍 Zawsze czytaj SWZ ze szczególną uwagą na wymagania dowodowe.
📂 Stwórz checklistę dokumentów – osobno dla podmiotowych i przedmiotowych.
🕘 Nie zostawiaj kompletowania dokumentów na ostatnią chwilę.
📞 W razie wątpliwości – pytaj zamawiającego, składaj wnioski o wyjaśnienie treści SWZ.
📌 Pamiętaj: brak lub błąd w środkach dowodowych może przesądzić o Twoim wykluczeniu z postępowania.
🔚 Podsumowanie
✔ Podmiotowe środki dowodowe potwierdzają wiarygodność i zdolność wykonawcy do realizacji zamówienia.
✔ Przedmiotowe środki dowodowe odnoszą się do tego, co oferujesz – produktów, usług lub robót.
✔ O tym, czy musisz je złożyć i kiedy, decyduje zamawiający w SWZ – uważnie czytaj wymagania.
✔ Zadbaj o to, by dokumenty były kompletne, aktualne i odpowiednie do rodzaju środka dowodowego.
✔ Błędy w dokumentacji to częsta przyczyna odrzucenia oferty – lepiej im zapobiegać, niż wyjaśniać po fakcie.
📚 Podstawa prawna
- art. 7 pkt 17 i 20 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.)
- art. 125 ust. 1, art. 128 ust. 1, art. 274 ust. 1 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
🔍 Tematy porad zawartych w poradniku
- środki dowodowe w zamówieniach publicznych
- podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe
- dokumenty wymagane przez zamawiającego
- błędy w ofertach przetargowych
- przygotowanie oferty do przetargu 2025